Westpole ha realizzato il progetto PEC Manager | Automazione del processo di gestione dei messaggi di Posta Elettronica Certificata (risultato finalista ai Digital360 Awards per la categoria Machine Learning e Intelligenza Artificiale) per rispondere ai seguenti obiettivi espressi da un proprio cliente: ridurre i costi di gestione attraverso l’implementazione di una piattaforma applicativa di Workflow e Document Management; rendere le informazioni facilmente accessibili e fruibili dall’intera organizzazione in modalità sicura e nel rispetto della normativa; aumentare la sicurezza e la leggibilità di lungo periodo dei messaggi attraverso un processo di conservazione digitale automatica in modo trasparente rispetto ai vari provider.
La teconologia utilizzata: focus sulla piattaforma WebRainbow
Westpole ha proposto la soluzione di PEC Manager, modulo costruito sulla piattaforma WebRainbow (orchestratore di processi e servizi che offre le funzionalità tipiche di un sistema EIM – Enterprise information management) e integrabile via web services con tutte le applicazioni aziendali interessate. Si tratta di una soluzione completamente web based che si integra con oltre 70 caselle PEC di diversi provider accreditati AgID.
Il modulo permette la gestione, lo scarico, l’archiviazione e la protocollazione di un messaggio di posta elettronica, dei suoi allegati e delle ricevute oltre ad avere la possibilità di gestire lo smistamento automatico e i processi interni scatenati dalle comunicazioni in ingresso, utilizzando strumenti di analisi semantica e intelligenza artificiale. Tali strumenti lavorano sulla base di conoscenze già presenti all’interno dell’azienda (e-mail, documenti, eccetera) aiutando a recuperare e correlare informazioni utili alle varie funzioni aziendali.
La Digital enterprise platform di Westpole è pensata per la gestione dei processi, oltre la pianificazione e il controllo delle attività, perché l’intera gestione del business diventi digitale, connessa e misurabile. Basata sul modello del Dynamic case management, è pensata per evolvere e integrarsi con quelli che sono gli ultimi trend tecnologici (AI, blockchain).
Ecco come è stato strutturato il progetto
Gli utenti del cliente finale per cui è stato pensato il progetto sono stati suddivisi in tre macro-categorie di appartenenza e, a ognuno di esse, è stata affidata una fase del ciclo di vita dei processi (Plan, Do, Check, Adapt).
Nello specifico, la macro categoria Business line pianifica le attività e le assegna agli operatori; Workforce svolge le attività assegnate dalla Business line; Top management monitora i risultati e identifica le strategie seguenti.
Il progetto ha previsto una fase iniziale di studio dell’organizzazione interna e un’analisi dei processi coinvolti. Una volta identificati gli scenari e i casi d’uso, è partita la configurazione della piattaforma e del modulo PEC Manager seguendo le priorità definite del cliente sulla base di requisiti di aree organizzative omogenee, mappate e integrate nell’organigramma aziendale gestito dalla piattaforma WebRainbow e tenuto sincronizzato.
La flessibilità di WebRainbow ha permesso un’implementazione rapida e progressiva sulle varie filiali con approccio agile. Grazie all’introduzione del modulo PEC Manager e della piattaforma di BPM WebRainbow, il cliente ha potuto digitalizzare i processi connessi all’interscambio di PEC, riducendo sensibilmente il lavoro manuale.
Automazione e piattaforma integrata hanno permesso altresì un accesso univoco a tutte le informazioni scambiate tramite posta certificata garantendo, allo stesso tempo, il massimo livello di compliance in termini di segregazione delle informazioni.
Infine, va sottolineata la flessibilità ottenuta in termini di scelta del provider dei servizi, che garantiscono all’azienda di evitare situazioni di lock-in, permettendo nel tempo di ottimizzare i costi in base alle dinamiche di prezzo dei diversi provider.
L’approccio PDCA (Plan, Do, Check, Adapt) e una visione unificata Business e Workforce all’interno della piattaforma permettono di utilizzare un unico strumento per pianificare e gestire processi e workflow; l’utente non si deve preoccupare di quale mezzo, fornitore o tecnologia stia comunicando ma è la piattaforma che, in base al ruolo, alla posizione in organigramma e al processo, gestisce la complessità tecnologica.
