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Razionalizzare i flussi di lavoro, puntare all’“One patient one record”

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Razionalizzare i flussi di lavoro, puntare all’“One patient one record”

07 Gen 2015

di Valentina Bucci, Valentina Bucci

ZeroUno ha intervistato il Direttore dell’unità operativa Radiologia-Diagnostica per Immagini dell’Azienda ospedaliera di Legnano per capire come la tecnologia, e in particolare l’evoluzione degli strumenti Ris e Pacs, abbiano contribuito a migliorare la gestione del dipartimento attraverso l’analisi delle sue dinamiche logistiche ed economiche. Molto è stato fatto e si sta facendo, ma il percorso verso il “One patient one record”, il prossimo grande obiettivo a cui gli ospedali stanno puntando, è ancora irto di ostacoli, soprattutto di carattere politico e culturale

Nel contesto ospedaliero, e in quello radiologico in particolare, la tecnologia ha supportato con sistemi sempre più sofisticati i direttori di dipartimento nell’analizzare ed efficientare i flussi di informazione e la gestione delle immagini diagnostiche, nel migliorare i processi lavorativi e nel controllare tutti gli aspetti logistici legati al dipartimento stesso: fino a che punto ci si può spingere in questo processo di ottimizzazione dei tempi e dei costi di lavoro? Abbiamo cercato di rispondere a questa domanda calandoci nella realtà del Dipartimento di Diagnostica per Immagini dell’Ospedale Civile di Legnano ascoltando la voce di Ivo Andrea Bergamo-Andreis Cesarini-Sforza, Direttore della U.O. Radiologia-Diagnostica per Immagini dell’Azienda ospedaliera di Legnano (che comprende, oltre allo stesso ospedale di Legnano, quelli di Cuggiono, Magenta e Abbiategrasso).

Ivo Andrea Bergamo-Andreis Cesarini-Sforza – Direttore della U.O. Radiologia-Diagnostica per Immagini, Azienda Ospedaliera Ospedale Civile di Legnano

Tra pochi mesi, nella sede di Legnano, verrà installato il nuovo sistema Ris (Radiology Information System), tecnologia che, insieme al Pacs (Picture Archiving and Communication System, sistema deputato all’archiviazione, trasmissione e gestione delle immagini diagnostiche digitali), rappresenta il cuore della radiologia stessa; è utilizzato per orchestrare tutti i flussi di dati legati ai pazienti e grazie al quale è possibile gestire il cosiddetto “processo di refertazione”, ovvero quella serie di azioni che vengono svolte dal momento in cui viene prenotato un esame a quello in cui, una volta effettuato lo stesso e congedato il paziente, il referto viene reso disponibile. Le funzionalità del nuovo Ris (Phoenix di Elco, società di consulenza e di servizi informatici specializzata in ambito sanitario) daranno un’ulteriore spinta a quel percorso di digitalizzazione e dunque di ottimizzazione di risorse, tempi e costi di lavoro che la combinazione Ris-Pacs permette di ottenere.

Filmless and paperless per abbattere costi e tempi di lavoro

“Qui a Legnano siamo stati i primi, nel ‘97, ad avere un sistema integrato Ris-pacs a livello nazionale”, dice Bergamo-Andreis, nel ripercorrere le tappe che hanno portato il reparto all’attuale livello di efficientamento. L’obiettivo con cui sono nati Ris e Pacs, spiega il Direttore, è stato quello del “Filmless and Paperless”: “Si trattava di gestire gli esami non più stampandoli sulle lastre radiografiche, operazione molto dispendiosa, ma archiviandoli su supporto digitale con una serie di vantaggi immediati: semplificazione della logistica (si pensi anche solo al risparmio in termini di personale impegnato nel trasporto fisico delle stesse lastre radiografiche), annullamento costi di stampa e di archiviazione, possibilità di condivisione delle immagini; è stato ridotto al minimo il back office e si è ridefinito completamente il ruolo del front office. A livello amministrativo interno c’è stato un impatto importante: non solo un risparmio sul piano economico, ma anche ottimizzazione dei processi in termini temporali, di produttività (numero di esami effettuati), e dunque di fatturato”.

Le funzionalità che negli anni successivi sono state progressivamente introdotte hanno portato il processo a un ulteriore grado di efficienza: il sistema di refertazione vocale (Speech-Magic, realizzato da Philips) è in grado di trascrivere i referti che il medico detta; a quest’ultimo basterà quindi controllare il risultato della dettatura prima della spedizione, eseguendo direttamente tutte le operazioni necessarie: “I segretari, che prima erano incaricati di mettere per iscritto i referti, sono stati spostati a lavorare laddove in ospedale vi erano zone di sofferenza e scarseggiava il personale, personale che altrimenti si sarebbe dovuto acquisire”, precisa il Direttore. La refertazione si chiude con un sistema di firma digitale. È un altro aspetto che ha diverse ripercussioni sul piano della gestione dei flussi di lavoro, dal momento che grazie a questa facility, il documento rimane digitale non solo quando viene redatto, ma anche una volta validato: “In questo modo è possibile inviarlo direttamente al sistema regionale, grazie al quale il paziente esterno può sempre accedere via Internet ai propri esami”, spiega il Direttore. Il Ris permette anche di effettuare dei controlli: il numero di referti firmati digitalmente è visibile alla direzione; se un medico continua a usare il sistema di refertazione analogica per un numero eccessivo di esami – la prassi è ancora consentita ma solo in momenti di disfunzione del sistema – è quindi possibile effettuare dei richiami per mantenere attiva la prassi corretta.

Verso un controllo migliore: i moduli statistici

Tra le funzionalità del nuovo Ris, una in particolare contribuirà in modo importante all’efficientamento del reparto e alla riduzione dei costi sul piano finanziario: “Grazie a nuovi moduli statistici – spiega Bergamo-Andreis – sarà infatti possibile monitorare in tempo reale l’utilizzo dei materiali ospedalieri, verificando rifornimento e utilizzo dei materiali stessi, in modo da avere un alto controllo sul nostro magazzino”. Riuscire a ridurre quest’ultimo il più possibile, tenendo in casa solo il materiale necessario, ha vantaggi sul piano del risparmio dello spazio fisico, ma soprattutto in termini di riduzione dei costi.

Sempre in riferimento al processo di refertazione, un’altra funzione che il Direttore ritiene interessante, e che potrebbe essere in un prossimo futuro implementata, è un sistema di controllo automatico capace di individuare la non pertinenza semantica delle espressioni utilizzate dal medico durante la dettatura, suggerendo le opportune correzioni.

One patient one record: realtà o chimera?

Quali sono i prossimi passi? Come abbattere ulteriormente costi e tempi di lavoro, mantenendo o meglio ancora aumentando il livello di qualità dei servizi erogati? Come spiega il Direttore, l’obiettivo è quello di “One patient one record”: pensando al singolo ospedale di Legnano, si tratterebbe di riuscire a far confluire in un unico luogo virtuale non solo le immagini radiologiche, ma qualsiasi esame svolto all’interno del presidio ospedaliero. “Un’endoscopia, gli spezzoni di filmato di una artroscopia, il pdf di un elettrocardiogramma, tutti i dati che concernono il paziente dovrebbero essere integrati in un unico sistema”, in modo tale da poter essere richiamati da ogni medico da qualsiasi reparto con un singolo “click”. Il freno a una tale razionalizzazione non è di carattere tecnologico: “È necessario che il Top management scelga di imporlo a tutti dall’alto e che vengano superati i freni culturali legati al timore del singolo reparto di perdere il controllo dei propri dati. Spesso il problema è proprio attivare questa apertura; si fatica ad accettare di condividere le proprie informazioni”.

Se si va oltre, e si parla invece di “One patient one record” su scala più ampia, anche solo regionale, la sfida si sposta anche su un piano tecnologico: si apre il problema della gestione delle immagini diagnostiche, notoriamente molto “pesanti”, anche se compresse. Ma il cloud potrebbe essere una soluzione: “Sono convinto che il cloud possa aiutare molto in questo senso, ma ci sono ancora forti timori, il più delle volte infondati, legati al tema della sicurezza”. Secondo Bergamo-Andreis, nel momento in cui si riuscirà a dimostrare e a far assimilare il concetto che il cloud non è più rischioso delle soluzioni on-premise, sarà la tecnologia chiave per progredire in questa direzione.

Ma restano comunque problemi di natura diversa: come nella piccola realtà dell’ospedale serve un intervento decisionale esplicito del Top management, su scala più ampia un simile progetto è realizzabile solo se la regione – o ampliando ulteriormente la scala, il Governo italiano o la Comunità europea – decidesse di imporre delle regole valide per tutti: “In realtà come quella italiana dove esiste un panorama variegato di privato puro, privato convenzionato e realtà pubbliche, un simile passo diventa difficile da immaginare”. Non solo: se si pensa che ora il quadro di riferimento dovrebbe ormai essere la comunità europea, dal momento che c’è libertà di movimento – e di ricovero – dei pazienti all’interno di questo territorio, si dovrebbe puntare a far sì che i dati potessero seguire ovunque in Europa il paziente stesso, ma Bergamo-Andreis definisce un simile scenario “una chimera”. Se però almeno a livello regionale questo fosse attuabile, il vantaggio sarebbe notevole: ciascun medico potrebbe richiamare tutti gli esami svolti da un certo paziente in tutti i presidi ospedalieri del territorio, evitando di farli ripetere inutilmente e di lasciare che il paziente debba essere l’unico custode della propria storia clinica.

 

Valentina Bucci
Giornalista

Giornalista pubblicista, per ZeroUno scrive dei cambiamenti che la digitalizzazione sta imponendo alle imprese sul piano tecnologico, organizzativo, culturale e segue in particolare i temi: Sicurezza Informatica, Smart Working, Collaboration, Big data, Iot. Master in Giornalismo e comunicazione istituzionale della scienza (Università di Ferrara), laurea specialistica in Culture Moderne Comparate (Università di Bergamo).

Valentina Bucci
Giornalista

Giornalista pubblicista, per ZeroUno scrive dei cambiamenti che la digitalizzazione sta imponendo alle imprese sul piano tecnologico, organizzativo, culturale e segue in particolare i temi: Sicurezza Informatica, Smart Working, Collaboration, Big data, Iot. Master in Giornalismo e comunicazione istituzionale della scienza (Università di Ferrara), laurea specialistica in Culture Moderne Comparate (Università di Bergamo).

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