Con il progetto Automatizzazione e Ottimizzazione dell’Accounts Payable grazie alle tecnologie RPA e AI (risultato finalista ai Digital360 Awards 2020 per la categoria Machine Learning e Intelligenza Artificiale) Esker ha risposto alle necessità di un proprio cliente che doveva affrontare le seguenti problematiche: utilizzo di 2 ERP differenti (MMS e Navision); un’organizzazione territoriale dislocata e decentrata con difficoltà di comunicazione interna fra i diversi reparti e nei processi di verifica e approvazione; scarsa interazione fra i collaboratori dell’azienda e rallentamento dei processi gestionali; assenza di coinvolgimento dei collaboratori nei processi aziendali oltre alla necessità di raddoppiare il personale dedicato al data-entry (da 25 a 50 dipendenti) in una situazione già critica.
La soluzione elaborata da Esker
L’obiettivo della soluzione di Esker era la dematerializzazione del processo di Accounts Payable – AP con personalizzazioni legate alla struttura del cliente, alla tipologia del business e alle richieste specifiche dovute all’infrastruttura tecnologica preesistente.
Il dialogo con i sistemi ERP del cliente ha richiesto l’utilizzo di una soluzione di RPA per poter trasferire i dati delle fatture ai sistemi ERP (posting).
Il processo che è stato delineato inizia con una estrazione dati OCR sui documenti PDF e si basa su tre diversi metodi per il riconoscimento, la validazione e l’inoltro dei dati: Deep Learning, Machine Learning e Teaching.
I primi due funzionano con un motore di intelligenza artificiale che provvede a riconoscere il tipo documento ed estrarre i dati rilevanti ai fini della registrazione in modo automatico. Il terzo metodo permette di ottenere un riconoscimento preciso sui documenti più complessi attraverso una descrizione esatta del layout documento.
Nel caso di fatture con ordine di acquisto e entrata merce, il sistema effettua una riconciliazione a tre vie inviando i dati estratti all’ERP attraverso il bot.
L’RPA utilizza una coda di lavoro che permette la registrazione di fatture senza interruzione anche in notturna.
La soluzione implementata viene erogata in modalità cloud, garantendo facile fruibilità e accessibilità al sistema anche da remoto.
Lo svolgimento del progetto e i vantaggi ottenuti
La soluzione è stata implementata in 6 mesi e ha determinato diversi benefici, dalla sensibilizzazione dei collaboratori all’utilizzo di nuovi strumenti tecnologici al permettere la comunicazione corretta fra tutti i sistemi presenti.
Per quanto riguarda lo svolgimento del progetto si è partiti dalla definizione dei ruoli e delle tempistiche di intervento di ogni attore coinvolto nel progetto; è stato sfruttato l’approccio Agile con una sessione di Incremental process workshop successiva al kick-off per definire i gap presenti fra la versione Foundation della soluzione e le aspettative del cliente e il fine-tuning per perfezionare il trasferimento dei dati attraverso il motore RPA ai due sistemi ERP del cliente.
I principali benefici raggiunti dal cliente sono stati i seguenti: riduzione del tempo necessario alla gestione del ciclo di fatturazione passiva; aumento della governance sul processo di acquisto; riduzione del lavoro operativo liberando il team dalle attività ripetitive; monitoraggio della produttività e dell’efficienza del team per correggere ove necessario i processi; gestione delle approvazioni da qualsiasi dispositivo grazie ad interfacce e applicazioni disponibili anche per mobile con accesso alla cronologia delle stesse; individuazione e risoluzione in anticipo dei problemi con i fornitori; controllo delle performance finanziare.
Tutto ciò ha permesso al cliente di riallocare le risorse interne ottimizzando tempi e costi, velocizzando i processi e snellendo il lavoro. Esker, nello specifico, riassume così gli elementi distintivi della soluzione: estrema flessibilità dello strumento nel dialogare con diversi applicativi (grazie all’AI è stata resa possibile la comunicazione anche con sistemi obsoleti) e la disponibilità di indicatori di performance (KPI) sempre allineati, di dashboard aggiornate e strumenti di reportistica dettagliati per poter avere tutti i dati necessari a rivoluzionare l’approccio al business.
