Digitalizzare i processi aziendali conviene. Ormai su questo assunto non dovrebbero esserci più dubbi. L’emergenza pandemica e la necessità di garantire la salute dei collaboratori con il lavoro remoto hanno dato la spallata finale al muro di diffidenza e inazione che ancora frenava alcune imprese, dimostrando come la dematerializzazione e l’integrazione profonda dei processi non generi solo efficienza e risparmi, ma anche flessibilità organizzativa.
E sull’onda di questa nuova consapevolezza gli obiettivi delle aziende rispetto alla digital transformation diventano sempre più ambiziosi. D’altra parte, la vera digitalizzazione può dirsi compiuta solo nel momento in cui i dati riescono a muoversi in maniera trasparente sull’intera catena del valore, e ciò diventa possibile a patto che anche l’ERP, il centro nevralgico del business, funga da collettore e orchestratore dei vari flussi di lavoro.
Tanti approcci, un solo modello vincente: l’as-a-service
Digitalizzare i processi e integrarli all’interno dell’ERP può però dare luogo a una serie di criticità: se la piattaforma, in seguito a qualche disservizio, non funziona anche per periodi brevi, l’intera attività aziendale può essere compromessa. “Quando si introduce il tema dell’ERP, del resto, si parla di una suite mission-critical e in continua evoluzione. Occorrono competenze e infrastrutture all’altezza della situazione per governarla in modo sicuro”, avverte Alessandro Savasini, Sales Manager di WIIT, tech company specializzata nell’erogazione di servizi di Hosted Private e Hybrid Cloud, di Cybersecurity, oltre che nella gestione di ambienti complessi e critici. “Ecco perché l’outsourcing si rivela una strategia particolarmente efficace, soprattutto per le aziende meno strutturate o più complesse sul piano dell’IT management”.
Non si tratta in effetti solo di garantire la continuità operativa, prevedendo soluzioni di gestione che minimizzino le inefficienze e individuino potenziali minacce, ma anche di ottimizzare il funzionamento ordinario degli applicativi che convergono sull’ERP, accedendo a skill certificate anche per le operazioni di manutenzione, aggiornamento e upgrade delle piattaforme.
Nel momento in cui un’impresa si trova in una situazione di discontinuità, ad esempio per l’adozione di un nuovo ERP, un upgrade o per un refresh tecnologico, le alternative, tipicamente, sono due: si può acquisire l’infrastruttura e affidare la gestione dell’ERP in outsourcing a uno o più provider, dividendo la gestione del sostrato tecnologico da quella applicativa/middleware, oppure è possibile rivolgersi a un unico partner in grado di prendere in carico l’intero stack con un approccio end-to-end. “I CIO prediligono in tali contesti il Buy piuttosto che il Make” spiega Savasini, secondo cui a prescindere da questi fattori, la logica vincente oggi è senza ombra di dubbio quella dell’as-a-service. Eliminando tutte le problematiche relative alla gestione dei sistemi IT, il modello su cui si basa il cloud aiuta infatti le imprese a focalizzarsi sui processi di business e libera risorse da utilizzare per attività strategiche e core.
I quattro vantaggi dell’ERP in outsourcing
Secondo Savasini, più nello specifico, sono quattro i vantaggi che le aziende possono riscontrare esternalizzando la gestione dell’ERP e affidandone la gestione in cloud a un partner specializzato.
C’è prima di ogni altra cosa il tema della resilienza: “Un cloud provider garantisce per definizione maggiore affidabilità nel data center management rispetto a quello che può fare anche il privato più strutturato. È naturale, del resto: se gruppi come WIIT, facendo questo di mestiere, investono enormi risorse nel potenziamento di hardware e software, per le aziende che hanno altri core business, l’IT è visto spesso più come un costo che come un’opportunità. WIIT, per esempio, mette a disposizione dei propri clienti i Data Center proprietari certificati Tier IV, che offrono la massima resilienza grazie a tecnologie state-of-the-art non solo per quanto riguarda la componente informatica, ma anche rispetto alle facility. Le performance dei nostri processi, infatti, devono soddisfare SLA stringenti, con una gestione H24 (compresi gli ambienti replicati, essenziali in caso di fault e di disaster recovery) dei sistemi di aziende che hanno presenze in tutto il mondo oppure hanno produzioni attive H24”.
Il secondo elemento è quello della sicurezza. “Non è più un mistero per nessuno che negli ultimi anni gli attacchi informatici siano aumentati in maniera esponenziale. Anche da questo punto di vista”, rilancia Savasini, “la gestione in outsourcing dell’ERP in cloud aiuta a generare efficienza ed efficacia sui sistemi e sui servizi di cybersecurity. Nel SOC (Security Operations Center, ndr) di WIIT viene orchestrata una quantità impressionante di soluzioni di sicurezza: parliamo sia di tool interni sia di software utilizzati dai clienti e direttamente collegati con gli ERP, la cui protezione può così evolversi man mano che cambiano gli scenari di rischio, in modo completamente scalabile”.
Ed è proprio la scalabilità il terzo vantaggio dell’esternalizzazione. “Quando un’azienda acquisisce un nuovo ERP, specie on premise, deve necessariamente ipotizzare architetture in grado di traguardare un periodo di quattro-cinque anni per ammortizzarne gli investimenti”, spiega Savasini. “Ma la previsione potrebbe rivelarsi sbagliata. Oggi più che mai, in ambito informatico nessuno ha la sfera di cristallo: i dati stanno esplodendo, e la flessibilità è un requisito fondamentale per i sistemi IT che hanno l’ambizione di sostenere il business nella partita dell’economia digitale. Come se non bastasse, da strumento di lavoro riservato agli uffici amministrativi, l’ERP sta diventando una soluzione sempre più trasversale, e proprio in virtù della crescente integrazione di processi e applicativi eterogenei offre interfacce specifiche a utenti che appartengono a diversi team funzionali, i cui ruoli e le cui responsabilità continueranno a evolversi in maniera interdisciplinare. Il cloud in questo senso offre un’agilità straordinaria, consentendo alle aziende – e ai loro utenti – di avere esattamente ciò di cui hanno bisogno nel momento in cui ne hanno bisogno. Se le esigenze dell’organizzazione crescono o cambiano nel tempo, l’ERP in cloud è in grado di tenere il passo, preservando la struttura di costo del pay-per-use”.
Ultimo, ma non per importanza, il tema delle competenze. Secondo Savasini, chiunque oggi decida di implementare in autonomia e on premise un nuovo ERP deve mettere in conto il dispiegamento di una serie di figure professionali disponibili H24. “Dal sistemista al tecnico specializzato sui network fino agli esperti di prodotto, le professionalità devono essere ad ampio spettro, certificate e ridondate. Ed è esattamente ciò che offre un provider di servizi di gestione in outsourcing. In aggiunta a questo, noi abbiamo sviluppato un modello specifico di relazione con il cliente, a cui viene riservato un Service Delivery Manager. Si tratta di una figura fondamentale che di fatto si comporta come il braccio destro dell’azienda all’interno di WIIT, e che verifica l’effettiva prestazione del servizio da un punto di vista tecnico delle esigenze espresse dal cliente”.
I benefici in termini di risparmio economico e compliance normativa
Ma la domanda che forse interessa di più a chi sta valutando questa scelta è: si risparmia davvero con l’outsourcing? “La risposta in realtà è semplice, ma ci vuole un approccio evoluto alla questione per coglierla”, dice Savasini. “Se per esempio ci si limita a verificare i costi contrattuali delle sole gestioni, non si sta analizzando bene la situazione. Ci sono infatti investimenti alla luce del sole, come quelli relativi all’acquisto dell’architettura, e voci di spesa invisibili, che valutate correttamente, mettono però in evidenza come, nell’IT management, uno più uno spesso fa tre. Continuando a preferire il capex all’opex, in effetti, servono frequenti refresh tecnologici, non solo sul piano dei sistemi, ma anche rispetto alle facility. E poi, come detto prima, occorrono risorse umane impegnate per la governance e, a tempo pieno, su attività di basso livello. Senza contare la mancanza di flessibilità e i rischi di lock-in tecnologico insiti nel modello tradizionale. Ma non dimentichiamo”, chiosa Savasini, “il vantaggio dell’outsourcing anche in materia di correttezza del trattamento dei dati. Un provider come WIIT – che ha la possibilità di mantenere il 100% dei sistemi di clienti all’interno del territorio europeo e, su richiesta, direttamente sul suolo italiano – offre un servizio completamente GDPR-compliant”.
