Workhera: così è possibile il giusto mix tra ufficio e smart working  

Oggi lo smart working ha generato un contesto completamente differente, uno spaziotempo antitetico rispetto al precedente; i muri dell’ufficio sono stati abbattuti e ci troviamo in una free area costituita da ogni luogo. Il concetto di tempo limitato a una particolare fascia oraria ha lasciato spazio a una organizzazione più fluida, che tiene conto di commistioni derivanti dalla vita privata.

Questo nuovo spaziotempo ha paradigmi di misurazione completamente differenti; non è più la quantità del tempo passato in sede un fattore sufficiente per sentirsi parte di una realtà più grande, ma sono le prestazioni che si erogano che rappresentano il vero valore che l’azienda deve tendere a esaltare. L’employee diventa in parte imprenditore di sé stesso, eroga un servizio determinato da metriche che ha precedentemente condiviso con la sua azienda. Questo è il contesto in cui si sono cimentati gli sviluppatori di Workhera.

La storia di Workhera

fabbricadigitale, la società che realizza prodotti e servizi per il Digital out of home, le Smart Cities e la Collaboration, aveva lanciato Workhera già nel 2018. All’epoca le aziende erano alle prese con una rivisitazione degli spazi, nell’ottica di nuovi paradigmi di digital transformation e di sostenibilità. “Soprattutto le imprese più grandi – spiega Aldo Sartori, VP di fabbricadigitale – avevano bisogno di innovare e ottimizzare l’impiego degli spazi e, d’altra parte, semplificare la distanza dei dipendenti negli uffici in un’ottica di contaminazione e di condivisione.

Naturalmente, nel momento della pandemia, la soluzione è risultata utilissima per verificare lo stato delle presenze e quanto si era compliance alle normative sull’occupazione degli spazi per rispettare il distanziamento indicato dai decreti governativi emanati per ridurre le possibilità di contagio.

Attualmente fabbricadigitale, che impiega circa un’ottantina di persone di cui 50 tra sviluppatori e tecnici, è al lavoro su Workhera per rispondere a tutte le sfide che stanno nascendo con l’affermarsi di modelli di lavoro ibrido.

Smart working e lavoro ibrido

“In questi anni di emergenza sanitaria – sottolinea Sartori – il mondo si è inizialmente accorto che è possibile lavorare senza recarsi in ufficio e, successivamente, che non è la stessa cosa che farlo in ufficio.

In questo nuovo spaziotempo, l’isolamento e la solitudine sono i due più grandi rischi.

Il cambio di paradigma porta a doversi occupare del benessere dell’employee coinvolgendolo in una rete costante di relazioni con i colleghi, con il proprio team e con tutta l’azienda. Il continuous feedback, la definizione e il relativo conseguimento di obiettivi precisi compreso il riconoscimento per averli raggiunti, rappresentano metodologie per creare identità”.

Se da un lato, dunque, non si tornerà più indietro al livello di diffusione dello smart working pre pandemia, dall’altro si vuole salvaguardare il contatto fisico. Dipendenti e collaboratori saranno sempre più imprenditori di sé stessi, capaci di lavorare per obiettivi e senza dover sottostare a vincoli di presenza e di orario, ma devono anche riuscire a vedersi fisicamente con i colleghi per promuovere collaborazioni costruttive. Parallelamente, il management deve avere degli strumenti per monitorare la situazione e innalzare i livelli di engagement.

Cosa fa Workhera

Le funzionalità di Workhera (erogata in SaaS e fruibile principalmente mediante una comoda app mobile) si distinguono in due grandi temi: la gestione degli spazi e la gestione dell’employee. Per quanto riguarda la possibilità di prenotare spazi, Workhera permette di riservare scrivanie, meeting room, parcheggi, turni in mensa oltre che gestire l’accoglienza in reception anche in modalità unattended. Per quanto riguarda l’employee, invece, le funzionalità permettono la pianificazione del tempo, l’engagement, l’interazione tra i team e la definizione di obiettivi qualitativi ed eventualmente quantitativi.

“La soluzione – ricorda Sartori – è nata dalla necessità di predisporre modalità di lavoro più efficienti e, oggi quindi, in linea con il medesimo obiettivo, assecondare la voglia e il bisogno di re-incontrarsi, contrastando, possibili tentativi volontari o involontari di isolamento”. Ma Workhera può diventare, con il modulo ad hoc, anche una soluzione per il performance management, dando l’opportunità all’area risorse umane e/o al top management di definire gli obiettivi e valutare le azioni realizzate per raggiungerli. Così come può rappresentare un elaboratore di report relativi all’uso di ogni singolo asset aziendale.

In sintesi, Workhera è una applicazione disegnata per aumentare la produttività fuori e dentro i confini aziendali, aiutando a pianificare i compiti dei singoli e mettendo a disposizione del management strumenti per mantenere il contatto tra le persone e analizzarne lo stato di benessere psicofisico. Il sistema è basato sul principio del continuous feedback (che include la possibilità di creare survey oltre alla rilevazione automatica delle informazioni) per arricchire dinamicamente il patrimonio informativo complessivo e portare in azienda la filosofia data driven.

Personalizzazione e arricchimento della soluzione

“Clienti importanti come Eni (che dopo un anno di sperimentazione prima in ambito prenotazione degli spazi e poi, sempre più, in ambito Time Management) richiedono integrazioni in grado di rispondere a esigenze specifiche. Ugualmente Net Insurance ha commissionato a fabbricadigitale funzionalità utili al monitoraggio quantitativo/qualitativo delle prestazioni affinché ciascun addetto possa sempre avere obiettivi raggiungibili (ricalibrandoli ove questo non fosse possibile) o, al contrario, si intercettino difficoltà da superare. In pratica, Workhera supporta nella gestione degli indicatori KPI – Key performance indicatori e OKR – Objectives key results di business. Questo progetto ha vinto il contest Smart Working Award 2021, organizzato dagli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano.

“Noi sviluppiamo totalmente la nostra tecnologia – spiega Sartori – quindi non abbiamo nessun problema a soddisfare bisogni puntuali. Più di un cliente, ad esempio, ha integrato la propria struttura gerarchica in modo che ciascun responsabile di team avesse la vista sulle proprie persone. Altri clienti hanno richiesto l’integrazione con il loro BMS – Building Management System – perché Workhera fornisca online le mappe sempre aggiornate degli edifici ma soprattutto perché grazie all’integrazione il BMS è in grado di sapere quali zone del building sono in procinto di essere vissute e quindi da attivare. Gli algoritmi di Workhera possono infatti cercare di risparmiare spazi e quindi evitare consumi in linea con la linea green della transizione ecologica”.

“Workhera – conclude Sartori – è integrata con Microsoft365 e Google Workspace e abbiamo tutte le certificazioni Microsoft per soddisfare le richieste dei nostri utenti. Con il lancio di Microsoft Viva, il ruolo di Workhera sarà sempre più complementare a quello della casa di Redmond nel creare ambienti di lavoro moderni e innovativi”.