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Gestione degli inventari: guida post Covid-19, gli errori da evitare, i SW (a pagamento e gratuiti)

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Gestione degli inventari: guida post Covid-19, gli errori da evitare, i SW (a pagamento e gratuiti)

L’effetto Covid-19 ha evidenziato tutte le inefficienze e le criticità associate alla gestione degli inventari. Ecco quattro strategie che i leader possono utilizzare per correggere gli errori ed evitare i problemi

17 Ago 2020

di Laura Zanotti - Fonte TechTarget

Gestione degli inventari come asset strategico di qualsiasi organizzazione. Questo al di là della pandemia che ha portato alla luce tutte le magagne delle filiere, rivelatesi poco agili e resilienti. La trasparenza e la correttezza degli inventari sono due indicatori importanti della qualità delle prestazioni di un magazzino. Se è vero che le giacenze influiscono sulla redditività dell’azienda è anche vero che la correttezza degli inventari non è mai scontata. Quelle differenze inventariali che sono la fonte di continui mal di testa per gli operatori logistici impattano sulla situazione contabile e operativa ma anche sulla relazione con i fornitori e con i clienti.

Gestione della catena di approvvigionamento Pre-Covid-19

Lo scoppio di Covid-19 ha messo in luce la fragilità delle catene di approvvigionamento globali e delle strutture organizzative di molte aziende. Per capirne i motivi è necessario analizzare la filosofia di gestione delle supply chain prima della pandemia.

“Per operare in modo più efficiente, risparmiare denaro ed eliminare i licenziamenti molte aziende si affidavano a sistemi interdipendenti e strettamente collegati – ha spiegato ha affermato Howard Yu, LEGO professor of Management and Innovation presso l’International Institute for Management Development di Losanna, in Svizzera -. In questo tipo di approccio c’è scarsissima ridondanza tra le varie parti. Così, quando qualcosa si mette male seriamente, c’è poco margine di manovra. I problemi li abbiamo visti proprio in questi mesi di pandemia. Le dipendenze coprono vaste distanze geografiche e possono essere particolarmente vulnerabili se una o più parti della catena accumula ritardi”.

Come suggerisce l’esperto, l’unico modo per evitare il rischio di bancarotta è cambiare approccio. La resilienza delle aziende di successo è dovuta a un principio semplicissimo: hanno saputo trasformare rapidamente i loro modelli di business tradizionali e, soprattutto, sono riuscite a farlo dall’oggi al domani.

gestione dei fornitori 1

Esempi di gestione degli inventari nel mondo

Nel settore automobilistico, ad esempio, tutti i produttori facevano affidamento su parti provenienti dalla Cina: da Toyota in Giappone a General Motors negli Stati Uniti. Il focus dell’operatività dava grande enfasi alla puntualità delle consegne, senza prendere in considerazione il fatto di avere un consistente stock come back-up di sicurezza.

“In circostanze normali, questo sistema è estremamente efficiente e produttivo – ha commentato Yu -, ma nessuno può costruire un’auto con solo il 99% delle sue parti. Quando Hyundai ha chiuso per la prima volta i suoi impianti di assemblaggio nella Corea del Sud a febbraio, non è stato a causa della diffusione dilagante di Covid-19 nel Paese, ma perché Hyundai non poteva tenere aperti i suoi impianti senza parti cinesi. In un sistema inflessibile, popolato da aziende che agiscono dall’alto verso il basso e che sono troppo lente per adattarsi, quei canali che si dimostrano così efficienti in periodi di calma oggi sono diventati fonte di grave destabilizzazione”.

Metodologie di controllo inventariale

Le buone pratiche per una gestione dei magazzini ottimale partono dalla periodicità dei controlli ma anche dai metodi utilizzati per l’esecuzione dell’inventario a magazzino. Questo include le metodologie di gestione dei materiali in lavorazione e alcune tecnologie di supporto al management.

Periodicità degli inventari

Oltre al tradizionale inventario annuale è fondamentale programmare una gestione inventariale pianificata in base alla frequenza di rotazione di uno o più articoli. Per alcuni prodotti, addirittura, l’inventario deve essere fatto in modo permanente.

Classificazione delle differenze inventariali

È altrettanto importante analizzare le differenze inventariali a partire dalla loro classificazione. I responsabili della gestione degli inventari devono anche analizzare i dati per capire se le differenze inventariali sono dovute alla buona o alla cattiva fede degli addetti. La valutazione degli errori deve imparare a distinguere tra:

  • errori gestionali
  • scarti
  • danneggiamenti
  • scadenze
  • obsolescenza
  • smarrimenti
  • furti

Auto-diagnosi e verifica di procedure e ruoli

La precisione degli inventari dipende dalla consapevolezza delle anomalie. Ecco perché diventa importante anche attuare processi di autodiagnosi, includendo la verifica delle procedure di relazione con il magazzino e la verifica dei ruoli e delle competenze degli operatori che lì lavorano.

Gestione degli inventari: 4 linee guida strategiche

Il Covid-19 ha fornito numerose lezioni a tutte le catena di approvvigionamento. Ecco quattro strategie di gestione degli inventari che tutti gli operatori delle supply chain e i responsabili dell’inventario possono utilizzare in futuro.

Prestare maggiore attenzione ai segnali dei consumatori

Oggi più che mai le aziende devono prestare ancora più attenzione alle richieste dei clienti rispetto a quanto non abbiano mai fatto in passato. All’inizio della pandemia, le aziende hanno subito una brusca flessione della domanda ma anche un cambiamento in merito alle preferenze del canale opzionato. Le organizzazioni che non erano preparate a gestire il potenziamento dei servizi in chiave online hanno fallito. La prima cosa che avrebbe potuto evitare il crollo del fatturato era di avere massima visibilità rispetto alla disponibilità degli inventari.

Il problema più grande rispetto a una corretta gestione degli inventari è culturale: il principio guida fino ad oggi si è basato su una predittività basata sulla logica della ricorsività. Il ragionamento è il seguente: quello che è accaduto ieri ha una probabilità piuttosto elevata di accadere anche domani. Quando questa sorta di regola è stata infranta a causa del Covid-19, tutto è andato in tilt. Le aziende che sono riuscite ad andare avanti, dopo il primo shock iniziale, hanno incrementato le relazioni con i clienti. Alcuni rivenditori di e-commerce hanno visto un aumento del 250% della domanda di prodotti come disinfettanti per le mani, sapone e farmaci contro il raffreddore e l’influenza. Quando si tratta di questi bisogni sanitari essenziali, è importante controllare i livelli di inventario, in particolare nelle aree in cui vi sono maggiori casi di coronavirus.

È fondamentale stabilire canali di comunicazione più forti con le loro reti di distribuzione in modo da poter condividere le informazioni in modo più accurato per identificare i modelli della domanda, regione per regione. Come sottolineano gli analisti di McKinsey & Company, i team di pianificazione della domanda, oltre alla loro esperienza, devono utilizzare gli strumenti di analisi che hanno a disposizione. In questo modo possono trovare indicatori affidabili sull’andamento delle richieste in modo da poter predisporre l’offerta necessaria. I risultati di questa indagine e della conseguente valutazione dovrebbero essere discussi e concordati nel processo integrato di pianificazione delle vendite e dell’operatività conseguente.

Focus sui dati

Dal momento che la gestione degli inventari può diventare anche molto complessa, dare la priorità ai dati è una strategia fondamentale per qualsiasi azienda.

Prendiamo l’esempio di Direct Relief, un’organizzazione umanitaria senza scopo di lucro con sede a Santa Barbara, in California, che distribuisce gratuitamente risorse mediche salvavita a medici e infermieri di tutto il mondo.

“All’inizio dell’epidemia di US.Covid-19 – ha spiegato Andrew Schroeder, vicepresidente della BU Reasearch & Analysis di Direct Relief -, Qlik, nostro fornitore di software di business intelligence, ha cercato di capire come avrebbe potuto aiutarci. Avevamo bisogno di dati chiari e puliti in modo da poter fornire assistenza medica dove era maggiormente necessario”.

Direct Relief esegue regolarmente le analisi di core business in QlikView per gestire le operazioni di deposito e distribuzione umanitarie. Tuttavia, a causa della pandemia di Covid-19, era importante per l’organizzazione collegare queste operazioni con le informazioni epidemiologiche in costante cambiamento sulla diffusione del virus, sui fattori di rischio e sul suo impatto sull’infrastruttura medica. A tale fine Qlik ha sviluppato un’applicazione a supporto della catena di approvvigionamento che fornisce all’organizzazione preziose informazioni su regioni, contee e singoli sistemi sanitari che hanno la maggiore necessità di maschere, guanti, abiti, medicine per unità di terapia intensiva e altro ancora. L’app di analisi dei dati, che viene aggiornata in tempo reale, consente a Direct Relief di tenere costantemente traccia delle mutevoli dinamiche di Covid-19.

“Questa app porta dati epidemiologici e informazioni sulla capacità clinica – ha aggiunto Schroeder – in modo da poter fare un’analisi contestuale sulla progressione dell’epidemia ai rischi associati ai vari luoghi in modo da poter collegare insieme la nostra pianificazione delle spedizioni con una visione più ampia di come la malattia si sta muovendo. Dati accurati, opportunamente selezionati e trasformati in informazioni approfondite, sono una delle nostre migliori armi contro la pandemia”.

Diversificare la rete di fornitori

Le organizzazioni che si trovano in una posizione migliore per resistere allo scoppio della Covid-19 o a qualsiasi pandemia sono quelle che sono in grado di trovare rapidamente fornitori alternativi per far funzionare l’operatività.

Sebbene la velocità e il costo per ogni servizio restino importanti, la flessibilità e la resilienza della catena di approvvigionamento si sono dimostrate fattori di differenziazione fondamentali.

La pandemia di Covid-19 ha indotto le organizzazioni a ripensare le proprie catene di approvvigionamento in un’ottica di flessibilità e resilienza. L’obiettivo? Non solo resistere alle possibili interruzioni impreviste ma neanche ripristinare le capacità operative dopo le interruzioni, aggiungendo ulteriori fonti di approvvigionamento per gli asset più critici in modo da riuscire sempre a soddisfare la mutevole domanda del mercato.

Classificazione fornitori 1

La lezione appresa nel 2020 è che le aziende devono orchestrare nuovi livelli di ridondanza, diversificati su più regioni e su più continenti, avendo una gestione degli inventari adamantina e con scorte adeguate. Se i fornitori di un’organizzazione si trovano in Asia orientale e Cina, è importante avere la capacità di esaminare altri mercati, come il Vietnam, Singapore o la Malesia, per consentire all’azienda di adattarsi nel caso di una pandemia globale, così come di un rischio politico, finanziario o di una qualche calamità naturale.

Le aziende devono guadagnare flessibilità in termini di capacità di riposizionamento e avere una rete agile tale da consentire di poter rispondere in modo adeguato al mercato. Come sottolineano gli osservatori, sebbene la velocità e i costi di servizio restino importanti, la flessibilità e la resilienza della catena di approvvigionamento si confermano fattori di differenziazione fondamentali.

Concentrarsi sull’accuratezza dell’inventario

Un’altra importante strategia per ottimizzare la gestione degli inventari è capire quali prodotti siano effettivamente disponibili e quali no. Durante la pandemia, l’accuratezza e l’affidabilità dei livelli di inventario di un’organizzazione hanno fatto la differenza nel business Conoscere con precisione le scorte che si hanno in casa è fondamentale quanto sapere con esattezza dove si trovano tutti gli articoli. Per chi ha diversi magazzini è fondamentale sapere:

  • cosa è stoccato in ogni silos
  • quanto sono accurati i registri
  • se le persone aggiornano l’inventario ogni volta che inseriscono o prelevano qualsiasi articolo

Gestione degli inventari processo 1

Le organizzazioni che non hanno dei buoni processi di gestione degli inventari e un accesso a numeri precisi soprattutto per alcune categorie si troveranno sicuramente in difficoltà a tenere il passo con la domanda, ritrovandosi ad avere un’offerta eccessiva di articoli a cui i clienti possono diventare improvvisamente meno interessati.

Quante volte capita che un’azienda è convinta di avere scorte in magazzino per 10 settimane e poi si rende conto che non arriva a sei settimane? Al di là del Covid-19, perdere la capacità di consegnare ai propri clienti significa perdere settimane di nuove entrate.

Software a pagamento per la gestione degli inventari

Per ottimizzare la gestione esistono una serie di soluzioni software per il monitoraggio di inventario livelli, gli ordini, le vendite e le consegne. Possono essere sistemi proprietari a pagamento come:

  • Click Reply Warehouse Management
  • Infor Supply Chain Management
  • Fishbowl Inventory
  • JDA WMS
  • Oracle Warehouse Management System
  • Sap Warehouse Management
  • TeamSystem Enterprise Power-I
  • Tecsys WMS
  • Tesisquare Warehouse Efficiency
  • Zucchetti Erp

Software gratuiti per la gestione degli inventari

Esistono anche versioni software gratuite in modalità open source come:

  • Apache OFBiz
  • InvenTree
  • Odoo
  • OpenBoxes
  • Openbravo
  • OpenLMIS
  • PartKeepr
  • SmartStock360
  • Snipe-IT
  • xTuple
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Laura Zanotti - Fonte TechTarget

Giornalista

Ha iniziato a lavorare come technical writer e giornalista negli anni '80, collaborando con tutte le nascenti riviste di informatica e Telco. In oltre 30 anni di attività ha intervistato centinaia di Cio, Ceo e manager, raccontando le innovazioni, i problemi e le strategie vincenti delle imprese nazionali e multinazionali alle prese con la progressiva convergenza tra mondo analogico e digitale. E ancora oggi continua a farlo...

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