Università di Bologna: gestione a 360° delle spese di telecomunicazioni in tempo reale

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La problematica

Per avere una maggiore consapevolezza dell’utilizzo della propria rete telefonica e gestire la complessità in un’ottica di razionalizzazione delle risorse e di risparmio su base pluriennale, l’Università di Bologna ha deciso di dotarsi di un’applicazione multifunzionale che le permetta di tenere sotto controllo la rete telefonica interna, formata da 16 centralini e 72 ripiani remoti sparsi su un vasto territorio, nonché quella mobile, che prevede 2.000 dispositivi, e quella esterna, con 480 numeri attivi, per una spesa totale di circa 1 milione di euro.

L’ateneo intendeva, inoltre, dare visibilità al proprio personale delle spese di telefonia per centro di costo, nonché tenere sotto controllo il livello di servizio al pubblico di alcune specifiche linee.

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Il progetto e la soluzione tecnologica

Habble è una piattaforma web cloud per il controllo e la gestione in tempo reale del traffico di rete, compatibile con tutti gli operatori telefonici, caratterizzata da un data center centrale e quattro moduli: fisso, mobile, dati e Tem che serve per automatizzare i processi di gestione delle fatture elettroniche.

Il progetto, che fino a ora ha previsto il modulo fisso e il Tem, ha richiesto una fase di set up di circa 40 giorni/uomo, e ha reso possibile l’importazione, ogni due ore circa, dai centralini dei record dei dettagli di Call della rete interna e delle anagrafiche aggiornate giornalmente in modo automatico, attraverso l’utilizzo di un connettore. L’autenticazione dei dipendenti integrata con il Dsa (Directory Service di Ateneo) si somma al caricamento delle fatture Tem nonché al controllo del budget, allo storico delle utenze per la valorizzazione dei canoni, alla modifica e alla correzione dei canoni di utenza fissa e alla customizzazione dei report secondo specifiche esigenze di visualizzazione.

I benefici

Prima dell’adozione della soluzione, l’Università di Bologna riusciva semplicemente a riallocare le spese fatturate dai vari operatori telefonici per centro di costo, impiegando circa 40 ore uomo al mese, con un limitato livello di dettaglio. In seguito all’attivazione dei moduli prescelti e all’integrazione seamless con il gestionale, è riuscita a concretizzare tutti gli obiettivi prefissati, automatizzando inoltre il processo di ripartizione delle fatture per centro di costo e rendendo possibile l’analisi dell’effettivo carico, con l’ottimizzazione del numero di linee in base agli Sla desiderati e l’eliminazione di quelle inutilizzate. A livello collaterale, infine, l’ateneo ha potuto centralizzare tutti i dati di traffico, anche delle centrali periferiche, e verificare la precisione delle fatture con la corretta applicazione dei piani tariffari.

Gli elementi innovativi distintivi

Oltra alla possibilità di godere di un elevato livello di customizzazione, che le consente di raggiungere interessanti risultati in termini di risparmio e di livello di servizio garantito alla propria utenza, l’Università di Bologna ha particolarmente apprezzato la possibilità di fruire di un unico cruscotto di controllo e dell’analisi dei trend dei costi delle comunicazioni.

Tangibile anche il ritorno a livello economico che, a fronte di un investimento di poche decine di migliaia di euro, genera opportunità di risparmio sostanziale, con un payback time di pochi mesi.

Presentato da Habble

Implementato presso Università di Bologna

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