L’anno del Covid-19 è stato vissuto per molte aziende all’insegna di un’attuazione di una digitalizzazione dei processi finora auspicata, ma mai davvero messa in pratica. In situazioni lavorative in cui parte del team non era fisicamente presente in azienda, molte organizzazioni hanno scoperto l’efficienza di trasmettere informazioni non su pezzi di carta, ma in formato digitale dall’origine alla destinazione. I software di videoconferenza hanno fatto irruzione nel nostro vissuto quotidiano, e molti processi che ricevevano la svolta decisiva davanti alla macchinetta del caffè (spesso all’oscuro di buona parte dell’azienda) sono stati schedulati su planner digitali e discussi in riunioni ufficialmente messe a calendario.
Se questo “nuovo” modo di lavorare ha portato ottimizzazioni e trasparenza all’interno dei processi aziendali, ha anche messo in luce dei requisiti chiave affinché il modo digitale di fare azienda possa stare in piedi: le videoconferenze devono essere fluide e con una buona qualità dell’audio, i collegamenti da remoto devono essere sicuri e funzionali, le VPN devono riuscire a fare girare i software con buone prestazioni.
Tante aziende legate a una gestione esclusivamente On Premise, davanti a questi requisiti, si sono dovute arrendere all’evidenza della limitatezza funzionale e prestazionale delle loro infrastrutture IT: software VPN obsoleti e poco performanti, mancanza di una soluzione per la condivisione di file e task, lacune nella gestione della sicurezza e dell’organizzazione aziendale a livello di permessi e condivisione.
Il prezzo pagato dalle aziende travolte dal Covid senza una struttura IT funzionale è stato molto alto, e solo le organizzazioni che si sono velocemente adeguate sono riuscite a contenere i danni a livello di ROI e di supply chain.
Cloud sì… ma con controllo
Strano a dirsi, ma nell’era di Azure, Google e AWS, molte PMI hanno inizialmente abbracciato una soluzione cloud ibrida, ospitando cioè servizi e file su dei proprio server On Premise, per poi esporli agli operatori aziendali attraverso un’interfaccia web.
Si è assistito a un proliferare di sviluppo di APP custom, portali per gestioni di agenti e magazzini logistiche, CRM e quant’altro. Alcune PMI nostrane non sono riuscite a vincere una quasi atavica diffidenza verso la dimensione SaaS (Software As A Service) e si sono affidate a infrastrutture fondate su Macchine Virtuali e API REST sviluppate su misura per fornire l’accesso a dati e processi aziendali. Inutile dire quanto questa soluzione si sia rivelata dispendiosa e abbia sofferto di ritardi nella messa in produzione, dovuta ai tempi di test, formazione del personale, e modifiche in corso d’opera causate dal poco tempo a disposizione da dedicare a un’attenta analisi ai bisogni dell’azienda.
Inoltre, questo genere di soluzione si è spesso dovuta scontrare con il bisogno di alcuni operatori di continuare a utilizzare sistemi di VPN per accedere ad alcuni file o processi aziendali. Non tutte le aziende che hanno scelto questa opzione possono dirsi pienamente soddisfatte dei risultati ottenuti e, anzi, hanno dovuto subire rallentamenti se non veri o propri blocchi dell’operatività a causa dei numerosi interventi del supporto tecnico IT necessari a garantire i corretti funzionamenti dei collegamenti e delle applicazioni.
Cloud: mi fido e delego
Sorte sicuramente migliore hanno avuto le aziende che hanno abbracciato soluzioni pienamente cloud di tipo SaaS per gestire le proprie esigenze di smartworking. Chi ha delegato la gestione dell’infrastruttura a soluzioni chiavi in mano, come ad esempio Office 365, sicuramente ha risparmiato settimane di frustrante setup, ritrovandosi con dati e applicazioni immediatamente disponibili e funzionali.
Rispetto alle difficoltà di lavorare con collegamenti VPN, la scelta di ambienti come Office 365 si è rivelata ottimale per la maggior parte delle PMI, che si sono ritrovate in grado di scambiare documenti, comunicare e utilizzare APP in un ambiente comune senza necessità di particolari configurazioni.
Anche a livello di GDPR, la scelta di queste soluzioni si è rivelata una scelta migliore, perché l’azienda si è ritrovata scaricata da gran parte dei processi di Audit, in quanto già soddisfatti nativamente dalle caratteristiche della piattaforma cloud.
La soluzione SaaS si è rivelata l’arma vincente per fronteggiare l’emergenza Covid, anche grazie alla completezza dei tool di analisi dati disponibili, sia nativamente sulla piattaforma, oppure integrabili velocemente. In questo modo l’azienda non solo non ha dovuto rinunciare a nulla delle informazioni necessarie per la conduzione del suo business, ma spesso ha addirittura beneficiato di un arricchimento degli strumenti di Business Intelligence, grazie ai tool più potenti integrati nativamente negli ambienti cloud.
Cloud, ma non troppo: un po’ in cielo e un po’ a casa
L’unico caso particolare in cui una soluzione del tutto SaaS non si è rivelata applicabile, è stato quello di aziende caratterizzate da complesse strutture produttive, in cui gli strumenti nativamente messi a disposizione dalla piattaforma cloud non erano in grado di gestire la filiera delle linee di produzione. In questi casi, per rendere disponibile la consuntivazione del sistema MES collegato alle macchine produttive, o per poter inviare in tempo reale istruzioni ai PLC a bordo macchina, si è dovuto ricorrere ancora a soluzioni di cloud ibride, delle volte anche con delle appendici Edge, ove la resilienza del dato fosse messa troppo a rischio da un’interfaccia esclusivamente remota.
