Come negoziare un contratto cloud che funzioni

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Come negoziare un contratto cloud che funzioni

Un’iniziativa cloud può essere di successo o deludente, a fare la differenza è la qualità del contratto, è quindi importante conoscere le migliori strategie di negoziazione da mettere in campo.

05 Gen 2022

di Marta Abbà - Fonte TechTarget

Nessuno vuole pagare troppo o non ottenere tutto ciò che si aspetta dal cloud computing, eppure alcuni utenti, nel rapportarsi con i loro fornitori di servizi cloud, si sono trovati di fronte a uno di questi due problemi o addirittura a entrambi. Ciò accade principalmente perché le trattative non vengono condotte in modo efficace e consapevole.

Per raggiungere un accordo adeguato sul cloud, ci sono tre principi da tenere a mente durante la negoziazione:

  • Conoscere i propri obiettivi. Cosa si sta cercando nel contratto? La maggior parte degli utenti si concentra sui costi e sul service-level agreement (SLA) del cloud, che stabilisce l’affidabilità dei servizi forniti.
  • Conoscere l’applicazione. Comprendere il flusso di lavoro che descrive come le informazioni si muovono tra i componenti dentro o fuori dal cloud.
  • Conoscere il fornitore. Per ottenere ciò che si vuole, è necessario sapere come approcciare correttamente il soggetto con cui si sta trattando

Qui di seguito i primi passi da fare per negoziare un contratto cloud, i motivi per cui conta molto avere uno SLA preciso e i consigli su come ottenere costi cloud inferiori.

Contratto cloud: il punto di partenza

Non entrare nelle trattative alla ricerca del miglior contratto cloud, meglio capire di cosa ha bisogno l’applicazione in termini di requisiti specifici del servizio, lo SLA specifico che serve e il costo del servizio che abiliterà il business case. Se ci sono abbastanza specifiche dell’applicazione, si può fare anche una stima approssimativa delle opzioni cloud autonomamente che poi aiuta a guidare le trattative, in seguito. Amazon Web Services, Microsoft Azure e Google Cloud Platform offrono dei sistemi di calcolo proprio per la stima dei costi del cloud ma, prima di arrivare alle trattative sui prezzi, meglio iniziare le discussioni partendo dalle voci non tariffarie, come i servizi e lo SLA.

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Successivamente, sarà necessario disegnare un diagramma che mostra la relazione del flusso di informazioni tra gli elementi che sverranno ospitati nel cloud, così come qualsiasi cosa al di fuori della struttura di un particolare fornitore di cloud. Questo è importante perché nella maggior parte dei casi per gli elementi che si spostano in entrata o in uscita bisogna sostenere dei costi. Si deve poi passare all’identificare l’origine delle informazioni, la dimensione degli elementi di dati e i volumi di dati.

Quando si contattano i fornitori di cloud è consigliabile:

  • Dire di cosa si ha bisogno, in base ai propri obiettivi e alla mappa del flusso di dati.
  • Chiedere di sviluppare una proposta su come i loro servizi potrebbero essere adattati alle proprie esigenze.
  • Sottolineare quando il business case è sensibile ai costi
  • Chiedere una ripartizione completa delle spese mettendo in chiaro che si aspetta che un’offerta accettata dal fornitore sia convertita in un contratto.

Abbinate gli obiettivi e il diagramma di flusso dei dati alle risposte per cercare costi che sono collegati a una caratteristica specifica o a un flusso di informazioni specifico. L’esempio più comune in questo caso è il costo del traffico in entrata o in uscita dal cloud, si può fare riferimento ad esso e chiedere se c’è un modo per ridurlo o per mettere un tetto massimo ed evitare che sia superati in modo imprevedibile.

A questo punto, si potrebbe chiedere al fornitore di suggerire servizi aggiuntivi che potrebbero far aumentare leggermente i costi del cloud ma anche migliorare la user experience oppure ridurre le operazioni e i costi di supporto.

Si possono anche invitare i fornitori a suggerire funzionalità aggiuntive finalizzate alla riduzione ulteriore dei costi per poi selezionare l’opzione migliore da questa seconda serie di offerte. Dopo di ché arriva il momento di negoziare ed è fondamentale capire chi, nell’organizzazione del cloud provider, avrebbe l’autorità di firmare qualsiasi speciale modifica a quanto è stato concordato nelle precedenti discussioni.

Uno SLA per il cloud deve essere preciso

La successiva priorità è quella di ottenere dal cloud provider un contratto pronto ad essere attivato, sulla base della sua offerta, assicurandosi che includa una sezione SLA con i seguenti elementi:

  • come vengono determinate le prestazioni e la disponibilità del servizio;
  • il tempo concesso al fornitore per rimediare ai problemi;
  • dettagli sui termini di cancellazione e rinnovo dell’accordo cloud.

Lo SLA dovrebbe spiegare in modo specifico come vengono misurate le garanzie, come si segnalano i problemi e come procede l’escalation se lo SLA non viene rispettato. Se uno di questi elementi è inaccettabile va fatto modificare prima di procedere alle trattative sui costi.

Figura 1: Componenti che non devono mai mancare in uno SLA per il Cloud

L’esigenza dei costi specifici

È meglio non iniziare con una richiesta generale di sconto ma ammettere il timore che l’attuale proposta del fornitore possa non ottenere l’approvazione dei superiori perché non soddisfa le linee guida aziendali per il ROI del progetto. Un’altra buona opzione è esprimere la preoccupazione che se i costi aumentano in futuro, per qualsiasi motivo, l’approvazione del progetto è in pericolo.

È importante chiedere se c’è un approccio diverso al proprio progetto che abbasserebbe i costi o ridurrebbe il cost creep e, se non si riesce ad ottenere lo sconto desiderato, si può provare a domandare altre concessioni nello SLA, come ad esempio tempi di risposta migliori.

Se le cose vanno male, non serve fare minacce a vuoto: i cloud services provider saranno più ragionevoli se avranno a che fare con una persona ragionevole. C’è chi tenta di minacciare di portare il proprio business altrove, ma è una strategia da ultima spiaggia, efficace solo se le offerte di cui si ha bisogno sono veramente disponibili da un altro fornitore.

Se non si riesce a trovare un accordo cloud soddisfacente si può fare un ultimo tentativo chiedendo al fornitore di suggerire un percorso che soddisfi il più possibile i propri obiettivi. Se il problema riguarda puramente di costo, si può richiedere un approccio più economico, se invece sono le caratteristiche o le prestazioni a creare l’impasse, si può chiedere al fornitore un modello alternativo di applicazione che potrebbe soddisfare l’obiettivo. Se anche questi tentativi non funzionano, meglio rivolgersi ad un provider alternativo o ripensare i propri obiettivi di cloud.

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Marta Abbà - Fonte TechTarget

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