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Stampa e gestione documentale: è ora di pensare green

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Stampa e gestione documentale: è ora di pensare green

08 Giu 2009

di Riccardo Cervelli

Come possono oggi le aziende disegnare processi di gestione documentale e di stampa efficienti ed eco compatibili? Definendo policy adeguate, consolidando i sistemi, aumentando il controllo. Ecco le nuove frontiere che le aziende devono raggiungere. ZeroUno ha discusso di queste tematiche nel corso di due tavole rotonde, organizzate con la collaborazione di HP, durante le quali gli utenti di aziende e pubbliche amministrazioni di primaria importanza si sono confrontate sulle loro esprienze

Gestione documentale ed Enterprise Printing efficienti e Green” è il titolo di due tavole rotonde che ZeroUno, in collaborazione con Hp (www.hp.com), ha organizzato recentemente a Milano e Roma. L’obiettivo era mettere a confronto esperti e utenti su un tema attuale e caratterizzato da diverse sfaccettature. Parlare di enterprise printing e di gestione documentale, oggi, significa analizzare questioni come l’ecosostenibilità, le organizzazioni, i processi aziendali, i ritorni sugli investimenti.
Per inquadrare l’argomento è stato invitato, a Milano, il professor Eugenio Capra, del Dipartimento di Elettronica e Informazione del Politecnico di Milano (www.polimi.it). Il docente ha tenuto una relazione, basata su dati di diverse fonti dal titolo “Il ruolo dell’It per il risparmio energetico in azienda: il printing e la gestione documentale”. Capra ha esordito rilevando come l’It, nel contesto del discorso Green, abbia due valenze: “Da una parte consuma energia, dall’altra mette a disposizione strumenti per controllare e ridurre i consumi di altre tecnologie e processi. Se è vero che l’It, a livello mondiale, causa immissioni di anidride carbonica nell’atmosfera tanto quanto l’industria aeronautica, ovvero il 2% sul totale, è altresì vero che a fronte di questo 2% l’It può fare molto per tenere sotto controllo, o ridurre, il restante 98% di emissioni”.
Per tornare ai problemi di consumo energetico legati all’It in ambito aziendale, Capra ha presentato altri dati interessanti. “Abbiamo calcolato che un’azienda lombarda di medie dimensioni, con circa 200 addetti, consumi per la sola It circa 1400 Kilowattore di energia elettrica al giorno. Un valore che varia da un minimo del 30 ad un massimo del 70% del totale dei consumi elettrici a seconda del tipo di climatizzazione utilizzata. Nell’ambio delle spese It, secondo una ricerca Idc (www.idc.com), i costi per l’elettricità rappresentano circa il 13% del totale, dietro a quelli di manutenzione e amministrazione, che corrispondono al 67%. Se andiamo ad analizzare come si ripartisce questo 13%, secondo la nostra indagine a generarne la metà (706 KWh) è la sala server, seguita dai Pc (406), dagli Ups (112), dagli switch e dalla sorveglianza (70 ciascuno) per finire con le stampanti (28) e altro (14)”.
Il Dipartimento di Elettronica e Informazione della facoltà di Ingegneria del Politecnico di Milano ha messo a punto un kit di rilevamento dei consumi basato sull’utilizzo di una pinza amperometrica. E qui sono emerse delle sorprese. In stand-by, una stampante di vecchia generazione consuma 210 W contro i 115 W di una stampante nuova (-45%). Per contro, una vecchia stampante richiede 965 W per stampare un foglio su un solo lato, mentre una nuova ne consuma 1772 (+ 96). I due valori non cambiano molto stampando fronte retro: 870 W verso 1704. Bisogna però considerare che una stampante d’annata è più lenta di una recente.
Secondo la ricerca del Politecnico, per una stampata solo fronte la prima richiede 0,43 wattore, la seconda 0,56 Wh (+30%). Nel caso di una stampa fronte/retro di una pagina, il consumo di una vecchia stampante è di 0,40 Wh, mentre quello di una nuova è di 0,51 Wh (+28%). I test evidenziano, quindi, che le nuove stampanti consumano più energia delle vecchie quando stampano, ma decisamente molto meno quando sono in stand by e dato che in media le stampanti vengono tenute in stand by per molto più tempo di quanto non vengano utilizzate, il risparmio è notevole. Prendendo ad esempio una stampante accesa 24 ore su 24 e con una produzione di 3000 fogli al giorno, con un dispositivi di nuova generazione si ottiene un risparmio del 33%.
A questo punto, per Capra è stato facile tirare le prime conclusioni: “Dato che il maggior consumo si verifica quando le stampanti sono in stand by e che le energie richieste per stampare solo fronte e fronte/retro sono equivalenti, le aziende potrebbero optare per queste tre soluzioni: diminuire il numero di stampanti e usarne solo di moderne; spegnere le stampanti di notte, ottenendo un risparmio di energia di circa il 35%; impostare la stampa fronte retro di default”. D’accordo anche Giorgio Mariani consulente della Presidenza del Consiglio (www.governo.it) nell’ambito delle attività di cooperazione all’estero: “Conviene consolidare il parco stampanti e stampare fronte retro”. Ma ha aggiunto: “È vero che le stampanti consumano poca energia, ma bisogna considerare anche altri fattori, non ultimo il consumo della carta”. A proposito di questo, Andrea D’Amico, responsabile area sistemi documentali e workflow del Consip (www.consip.it), ha citato alcune statistiche presentate pochi anni fa dal Cnipa (www.cnipa.gov.it): “Negli uffici italiani – ha detto – risulta che ogni anni si stampino più di 100 miliardi di pagine. Di queste, il 20% sono stampate per errore e vengono subito buttate nel cestino. Un altro 30% ha una durata di vita media di mezz’ora, dopodiché fa la stessa fine. In pratica, dopo mezz’ora sono buttate 50 miliardi di pagine”.
Le tavole rotonde svoltesi sia a Milano, con una presenza maggiore di utenti del mondo industriale, della distribuzione e dei servizi bancari/assicurativi, sia a Roma, con esponenti di enti della Pa in netta maggioranza, hanno seguito quindi un copione abbastanza simile. “Innanzitutto – ha iniziato Patrizia Fabbri, caporedattore di ZeroUno – vorremmo sapere come nelle vostre organizzazioni avete affrontato, o pianificate di farlo, il tema dell’enterprise printing in ottica Green e di efficienza”.
Subito è emerso un aspetto importante, che è quello della differenza dell’impatto dell’attività di stampa a seconda dei settori in cui opera una società o un’istituzione. “In un’azienda che progetta e realizza grandi opere – ha esordito Giuliano Baioccato di Impregilo (www.impregilo.it) – la riduzione dei costi It è un problema che viene molto dopo rispetto al rischio di perdere una gara. In aziende come la nostra, i costi It possono valere l’uno per cento del fatturato e i costi energetici dell’It, così come quello dell’acquisto di spazi disco, non sono nemmeno nel budget dell’area di It. Detto questo, qualcosa, noi del dipartimento It, abbiamo sempre cercato di fare per ridurre i consumi. Per esempio usiamo il più possibile dispositivi multifunzione e li installiamo nei corridoi. Così gli utenti, non fosse altro per una questione di minore comodità, stanno più attenti a stampare”.
“Le abitudini degli utenti – concorda Luigi Pignatelli, country It manager di Sara Lee (www.saralee.com) – sono quelle più difficili da sradicare. Noi abbiamo investito più a livello culturale. Da una parte abbiamo deciso di creare dei datacenter regionali in modo da compattare i processi, dall’altra abbiamo spinto le persone a usare sistemi di visualizzazione a video. Con la maggior parte dei fornitori usiamo la fatturazione elettronica, che ci permette di automatizzare le transazioni e abitua le persone a un approccio diverso con i documenti. Anche noi abbiamo eliminato molte stampanti di prossimità e installato più stampanti di rete nei corridoi. Se gli utenti devono alzarsi e fare un po’ di strada per prelevare le stampate, tendono a prendere più appunti da diversi documenti visualizzati su un unico foglio di Word”.

CON L’OUTSOURCING SI CAPISCONO MEGLIO I COSTI
A questo punto, Patrizia Fabbri ha fatto notare che, “anche se siamo tutti d’accordo che ecologico è bello, per far approvare un progetto Green occorre soprattutto che garantisca un ritorno economico”. Emblematica, in questo senso, l’esperienza della Banca Popolare di Sondrio (www.popso.it). “Diversi anni fa – ha raccontato Fiorenzo Moschetti – ci siamo focalizzati sulla riduzione dei tabulati prodotti presso la sede e le nostri filiali. Dopo qualche tempo abbiamo lanciato anche una campagna per ridurre l’invio di estratti conto cartacei agli utenti, attraendoli anche con la prospettiva del risparmio dei costi di stampa e spedizione. Quando abbiamo deciso di spostare in outsourcing questa attività, abbiamo potuto finalmente verificare quali fossero le spese associate all’attività di enterprise printing e, di conseguenza, quanto sia possibile risparmiare con la sua ottimizzazione. Spesso non c’è di meglio che provare a esternalizzare un’attività per comprenderne i costi reali”.
Un problema che ostacola molto l’adozione di iniziative di electronic document management è la difficoltà ad adattarvi i processi organizzativi e la cultura aziendale. Su questo punto è intervenuto Renzo Passera di Zurich Insurance (www.zurich.com): “A ben vedere l’Italia è stato il primo Paese a introdurre il documento originale digitale. Ormai ognuno di noi consulta più la rubrica del cellulare che quella cartacea. Pochi leggono la bolletta se non come una riga sull’estratto conto online. Dobbiamo ripensare al nostro modo di lavorare, non è solo una questione di non stampare o non non virtualizzare. Le aziende che utilizzano e si scambiano informazioni digitali lo fanno perché hanno cambiato una logica di processo”.
“Non si può pensare al Green printing senza associarlo alla gestione documentale”, ha esordito il colonnello Vincenzo Galli, Capo Ufficio Informatica e Telecomunicazioni del Comando Generale dell’Arma dei Carabinieri (www.carabinieri.it). “Il problema maggiore per noi è più di natura normativa. Occorrerebbe ridefinire in quali formati e per quanto tempo devono essere conservati certi documenti, quante firme sono necessarie e come devono essere apposte, e così via. Se non vengono rivisti i processi per intero, ma solo a “macchia di leopardo”, non si possono raggiungere i risultati sperati”. “Anche noi – ha aggiunto Massimo Pieragostini, della Direzione Tecnologie e Infrastutture Servizio Sistemi Informativi e Telematici dell’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù di Roma (www.ospedalebambinogesu.it) – ci troviamo nella condizione in cui la normativa non sempre ci aiuta. In ospedale abbiamo installato scanner, thin client, la posta elettronica e consolidato i server per gestire tutto a sistema. Per legge, però, le cartelle cliniche devono essere cartacee. Un referto possiamo trattarlo elettronicamente, ma se poi lo si deve inserire in cartella, alla fine lo si deve stampare”.
Il Maggiore Giuseppe Marra, dell’Ufficio Pianificazione, Programmazione e Controllo di Gestione presso il Comando Generale della Guardia di Finanza (www.gdf.it) ha introdotto quindi un’altra problematica: quella del change management. “Nel nostro caso, abbiamo creato dei cantieri in cui sono state affiancate risorse con maggiore anzianità e giovani. Siamo partiti con il protocollo informatico, poi abbiamo iniziato a pensare alla migrazione, in modalità informatica, anche della gestione matricolare, che nel nostro caso riguarda 65 mila persone, tra quelle in servizio e quelle in congedo. Questo ci ha portato anche a richiedere cambiamenti normativi interni ed esterni. Un aspetto fondamentale in una forza di polizia è il tracciamento dei documenti e di chi li ha trattati. Grazie all’utilizzo della marca temporale ora possiamo certificare che chi ha firmato digitalmente un certo atto, in quel momento aveva la potestà di farlo”.
Le resistenze al cambiamento sono tornate più volte come uno dei problemi principali da affrontare. E non si tratta sempre di manager che preferiscono il libro firma o il tabulato al posto della posta elettronica certificata o del cruscotto aziendale. “Spesso le maggiori difficoltà – ha dichiarato Concezio Berardinelli, responsabile del personale e della formazione di un reparto del Ministero della Difesa (www.difesa.it) con circa 1500 addetti – ce le pongono gli utenti alla base della piramide. Per fortuna noi non siamo dispersi geograficamente e questo ci facilita nell’organizzare corsi di formazione”. Sul tema della sensibilizzazione dell’utente finale, è intervenuta anche Elena Cometti, Manager IS Customer Services & Tech Infrastructure, Philip Morris Italia (www.philipmorrisinternational.com/IT): “Come multinazionale abbiamo già iniziato a lavorare su tutti i temi It innovativi, dalla virtualizzazione al Green. In teoria non abbiamo problemi a proporre ai manager dei business case per effettuare dei cambiamenti nell’enterprise printing. Più difficile è convincere certi utenti a rinunciare alla stampante sulla scrivania e a utilizzare quella che sta nel corridoio”.
Alla Roche (www.roche.it) i cambiamenti spesso avvengono con un modello top-down e tutti si devono adeguare. “La casa madre – racconta Alberto Bersani – è intervenuta con una global policy in base alla quale, entro il 2009, tutti gli utenti dovranno utilizzare stampanti in comune, purché si trovino nel raggio di 50 metri. Questa decisione ha posto ovviamente un problema di privacy. Per questo motivo abbiamo adottato il private printing. L’utente lancia una stampa, va alla stampante e inserisce un codice per ottenere il documento”. Questa innovazione si accompagna anche a quella di non consegnare più le buste paga in formato cartaceo ma di renderle disponibili sulla Intranet.
Che sia possibile realizzare dei “business case” capaci di convincere i responsabili di business ad approvare progetti di Green It lo hanno confermato anche i casi di Anas e Ford. “Questo progetti – ha detto Pierluigi De Marinis, Coordinatore Sistemi Informativi Anas (www.stradeanas.it) – devono prima di tutto portare valore ai processi di business. Quello di fare risparmiare l’azienda è sempre stato il nostro lavoro. Il nostro vero valore aggiunto è la proposta di innovazioni tecnologiche non fini a se stesse ma in grado di migliorare i processi. Con la dematerializzazione, per esempio, possiamo ottenere disegni che durano di più nel tempo e che possono essere immediatamente visualizzati sui pc portatili dal responsabili di cantiere”. Ha aggiunto Valter Ferraro, Information Technology Manager Ford Italia (www.ford.it): “Dal 2005 inviamo a tutte le nostre concessionarie fatture con la firma digitale e la marca temporale. Con i fax e la carta si verificavano dei gap temporali in cui non si poteva sapere esattamente chi fosse il proprietario del veicolo. Questo poteva tradursi in problemi con le assicurazioni qualora un auto si danneggiasse durante il trasporto in bisarca. Questo progetto è partito per il vantaggio economico che generava e non per la salvaguardia degli alberi”.
Che questa sia la realtà lo ha confermato anche Enrico Toson, Enterprise Printing Solutions & Services Sales Manager di Hp Italia: “Fino a qualche mese fa mi sono occupato di rapporti con grandi organizzazioni e pubbliche amministrazioni a livello europeo. È vero che c’è attenzione verso le problematiche Green, soprattutto nel Nord Europa, ma in genere tutti i business case di document management ed enterprise printing sono legati in primis a obiettivi economici. E devo dire che sempre di più sono i dipartimenti It a guidare cambiamenti nei processi, non solo in ottica di risparmi ma anche di efficienza. Resta comunque il problema di capire quali tecnologie e infrastrutture possono essere utilizzate per ottenere vantaggi in chiave di business”.
O, nel caso degli enti pubblici, per erogare servizi di qualità all’utenza. “Il nostro obiettivo più importante – ha raccontato Alberto Donis, direttore centrale dell’organizzazione sistemi informativi dell’Agenzia del Territorio (www.agenziaterritorio.it) – è quello di permettere agli utenti, soprattutto professionisti, di ottenere documenti come mappe catastali, planimetrie, atti di compravendita, visure, senza dover compiere decine di chilometri. Questo progetto, però, non darà tutti i risultati sperati finché non si otterranno vantaggi nell’interscambio dei documenti con altri enti”.
I progetti Green, insomma, sono sempre utili, ma possono rendere al massimo solo se inseriti in strategie condivise e di medio-lungo periodo.

Riccardo Cervelli
Giornalista

57 anni, giornalista freelance divulgatore tecnico-scientifico, nell’ambito dell’Ict tratta soprattutto di temi legati alle infrastrutture (server, storage, networking), ai sistemi operativi commerciali e open source, alla cybersecurity e alla Unified Communications and Collaboration e all’Internet of Things.

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