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Policlinico Gemelli: scelta di outsourcing

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Policlinico Gemelli: scelta di outsourcing

02 Lug 2005

di Paola Parmendola

Il centro ospedaliero romano ha completamente riprogettato il proprio sistema informativo implementando un sistema in grado di superare, senza ridondanze, la divisione tra applicazioni gestionali e cliniche dando in outsourcing la gestione delle infrastrutture tecnologiche

La qualità dei servizi sanitari, erogati dal Policlinico Universitario “Agostino Gemelli” dell’Università Cattolica del Sacro Cuore di Roma (http://webprd.rm.unicatt.it/gemelli/), deriva anche dall’ottimizzazione del sistema informativo. Al cambiamento tecnologico hanno contribuito T-Systems Italia (www.t-systems.it), multinazionale del gruppo Deutsche Telekom, e il Consorzio Edith (www.consorzioedith.it), nato nell’ambito del programma Esprit della Commissione Europea e costituito dai soci: Delta Informatica  (www.deltainfo.it) di Modena, Gesi (www.gesi.it) di Roma, I&T  (www.ietcom.net) di Lecce, Metso (www.metso.it) di Cagliari, Policlinico Universitario “Agostino Gemelli” di Roma.     
Dall’introduzione, nel 1976, dei primi terminali al recente sistema, complementare con altri e technology indipendent, è stata intrapresa dal Policlinico una serie di iniziative, mirate soprattutto a rendere di facile consultazione ogni dato, legale e clinico, relativo al paziente. Mediante un processo di integrazione di molte applicazioni esterne, sono stati automatizzati 85 reparti e 25 sale operatorie; inoltre è stata raggiunta la gestione elettronica di quasi il 100% delle richieste ai laboratori. Cospicui investimenti hanno riguardato anche la formazione del personale oltre l’allestimento, presso la hall del Policlinico, di numerosi infopoint, utili a rendere disponibili, in un unico spazio polifunzionale, i dati agli utenti. 

Un sistema informativo olistico
Il Policlinico (una delle poche organizzazioni sanitarie nazionali con un bilancio finanziario in attivo) comprende, in un’area di 33 ettari, 20 edifici, 11 Dipartimenti, 36 Istituti e 50 Scuole di Specializzazione. In una realtà così complessa, occorreva un “sistema informativo olistico in grado di superare, senza ridondanze, la divisione tra applicazioni gestionali e cliniche”, ha spiegato Fabrizio Massimo Ferrara, Amministratore Delegato di Gesi e Direttore Generale del Consorzio Edith, riferendosi alla soluzione tecnologica adottata dal Policlinico e sviluppata nel rispetto dello standard europeo CEN-ENcv 12967-1 “Healthcare Information System Architecture” (Hisa). Certamente non di tipo “monolitico”, l’architettura dell’organizzazione sanitaria si sviluppa su tre livelli: una piattaforma tecnologica NICE (Network Independent Communication Environment) per i servizi di base, un’interfaccia pubblica Dhe (Distributed Hospital Environment) per i servizi comuni, uno strato applicativo per le varie unità operative.
La soluzione attualmente operativa presso il Policlinico Gemelli copre integralmente tutti i processi caratteristici di una struttura ospedaliera, dai sistemi dell’accesso, alla gestione amministrativa e clinica dei pazienti, alla gestione amministrativa dell’ospedale, al controllo direzionale.
Con simili risorse, estensibili e stabili nel tempo, il Policlinico ha diffuso il proprio patrimonio informativo tra i singoli reparti, razionalizzando e contenendo i costi.
Secondo Giuseppe Mobilia, Direttore della sede di Campobasso dell’Università Cattolica del Sacro Cuore e Presidente del Consorzio Edith, “il sistema informativo realizzato rappresenta un modello ripetibile e riproducibile in altre strutture sanitarie, soprattutto alla luce dei risultati conseguiti in termini di efficienza, flessibilità e organizzazione”.

Giovanni Scavino, responsabile tecnico-amministrativo dei sistemi informatici dell’Università Cattolica del Sacro Cuore, della quale fa parte il Policlinico Gemelli, spiega: “L’integrazione del patrimonio informativo costituisce un elemento imprescindibile sia per una corretta gestione organizzativa dell’azienda sia per assicurare la qualità del servizio sanitario erogato al paziente. In quest’ottica, quella di implementare un Erp è stata la scelta strategica fondamentale che ha guidato e guida l’evoluzione del sistema informativo. Tengo, peraltro, a sottolineare come le strutture sanitarie abbiano molteplici peculiarità e quindi l’Erp cui ci riferiamo non può essere considerato un semplice adattamento di soluzioni utilizzabili in altri settori di business, ma debba essere specifico ed ottimizzato per le realtà sanitarie. In questo senso lo standard europeo Hisa e la piattaforma Dhe rappresentano il cuore e il tessuto connettivo dell’intero sistema informativo sanitario. A differenza di altri standard ed altre soluzioni, questa scelta garantisce la reale apertura del sistema, con l’enorme beneficio di poter evolvere ed estendere il sistema secondo i nostri tempi e le nostre esigenze. Tutto ciò ovviamente, in collaborazione con i partner-fornitori, ma senza dover necessariamente dipendere da questi”.
Ma Scavino non intende fermarsi qui: raggiunto l’obiettivo dell’integrazione delle informazioni, la prossima “scommessa” è infatti la capitalizzazione del patrimonio informativo clinico che si accumula giornalmente, usandolo non soltanto per fini operativi quotidiani, ma anche come base delle attività di ricerca e di miglioramento del processo, arrivando a un vero e proprio datawarehousing.
“Anche in questo caso, però, con un approccio e con prodotti non clonati da altri settori, ma specifici per la realtà sanitaria”, precisa Scavino.

L’infrastruttura di rete
“La tecnologia di rete va considerata come uno dei fattori abilitanti dell’evoluzione  delle soluzioni Ict, poiché deve saper rispondere in termini di throughput all’esigenza di distribuire un volume di informazioni in crescita costante. Un’infrastruttura trasmissiva di alto profilo è stata quindi uno degli elementi essenziali del buon funzionamento e dell’evoluzione del sistema informativo del Policlinico Gemelli”, continua Scavino. I numerosi edifici ripartiti tra Università e Policlinico, distribuiti in un’area abbastanza vasta, hanno richiesto infatti un’attenta progettazione della soluzione, per garantire un flusso informativo privo di rallentamenti, inefficienze e colli di bottiglia.
È stata così realizzata una rete di campus “magliata” e con collegamenti ridondati, con dorsale in fibra ottica, che collegando gli edifici (tutti interamente cablati) garantisce la massima efficienza ed affidabilità delle connessioni. “In tal modo – precisa Scavino – è stato garantito un flusso informativo di elevata qualità e stabilità nel tempo, che a costi assolutamente competitivi ha consentito al Policlinico di soddisfare al meglio le proprie esigenze di distribuzione interna delle informazioni. Peraltro tali esigenze si rivelano in costante crescita (posta elettronica, immagini video, Pacs, architetture web e client-server, ecc.), e richiedono da parte del Policlinico un’altrettanto costante attenzione all’evoluzione tecnologica. Le soluzioni tecnologiche adottate, accompagnate dai meccanismi contrattuali di outsourcing con partner tecnologici qualificati come T-Systems, hanno consentito di ottimizzare i processi di gestione del sistema e ridurre i costi complessivi.”

Garanzie di sicurezza
Quello della sicurezza è naturalmente uno dei temi più importanti nella progettazione e nell’implementazione di un sistema di questo tipo. Del resto, la garanzia della privacy è un elemento attentamente salvaguardato nel settore sanitario.
Per quanto riguarda più in generale l’organizzazione della gestione dei dati sensibili, l’Università Cattolica del Sacro Cuore,  si è data un regolamento interno, conforme alla Legge 196, che disciplina tutta la materia, ovvero dal consenso informato fino alle procedure del trattamento dei dati, dalla conservazione delle informazioni all’accesso autorizzato, dalla loro raccolta alla loro archiviazione sicura. In particolare, come è avvenuto in altre realtà, è stata costituita una unità organizzativa (Ufficio Privacy e Sicurezza) che opera all’interno del Sistema Informativo, pur riportando gerarchicamente al “Titolare del trattamento dei dati”, che ha il compito di proporre procedure organizzative per la tutela, a tutti i livelli, dei dati (sicurezza fisica e logica), fare formazione agli incaricati ed ai responsabili del trattamento, effettuare verifiche affinchè vengano rispettate le procedure, proporre all’alta Direzione il Documento Programmatico per la Sicurezza, valutare il rischio ecc.
L’unità organizzativa, il cui background è al tempo stesso tecnico e giuridico, si occupa, in armonia con le altre funzioni del Sistema Informativo, anche degli aspetti tecnici per migliorare, nell’ambito dell’incremento dei livelli di sicurezza, gli accessi autorizzati alle informazioni sensibili.

Outsourcing dell’infrastruttura
La direzione del Policlinico ha condotto la difficile integrazione tra i sistemi informativi esistenti assumendo una visione unitaria dei processi. Consapevole di non poter conseguire da sola un servizio adeguato alle aspettative ha delegato a T-Systems la gestione delle infrastrutture tecnologiche. L’accordo di outsourcing, avviato solamente nel 2000 dopo aver effettuato, a livello internazionale, uno screening dei fornitori, è amministrato da tre comitati: di gestione operativa, strategico evolutivo e di coordinamento. Nel contratto, di durata decennale in modo da coprire gli ingenti investimenti iniziali in hardware e software, sono previste verifiche periodiche e la possibilità di acquistare beni e servizi anche da terzi, qualora il fornitore preferenziale non sia competitivo.
 

 


Non fornitori, ma davvero partnerCon Fabio Blasi, business consultant public & Healthcare Division di T-Systems, abbiamo approfondito alcuni aspetti del servizio di outsourcing fornito al Policlinico Gemelli

ZeroUno: Su quale modello si basa il servizio offerto al Policlinico Gemelli ?
Blasi: L’offerta di T-Systems si caratterizza per una profonda integrazione interna, associata a un’altrettanto profonda integrabilità verso tecnologie ed applicazioni esterne, grazie all’utilizzo dei principali standard internazionali in materia. L’assenza di dati duplicati, oltre che consentire al personale di immettere le informazioni una sola volta all’interno del sistema, ne garantisce anche la massima efficienza in termini di performance. Peraltro, il modello di servizio che si va affermando in questo periodo, e che misura gli Sla, lascia ampia libertà ai fornitori di soluzioni sulle scelte da effettuare, purché queste soddisfino i livelli di servizio concordati. Diventa allora critico disporre di un sistema informativo che consenta tale controllo in modo semplice, efficace e completo. Al Policlinico Gemelli il sistema fornisce automaticamente tutte le informazioni necessarie affinché il committente possa controllarne agevolmente il funzionamento, non solo per le componenti tecnologiche (disponibilità della rete, dell’hardware, ecc.), ma anche e soprattutto per le performance delle applicazioni.

 

 

 

ZeroUno: La strategia dell’outsourcing riguarda anche la condivisione degli obiettivi? Come superare le resistenze alla delega e favorire un ambiente dove prevalga la partnership tra i vari componenti del team ?
Blasi: Il tema della resistenza alla delega è uno degli elementi maggiormente contrari all’affermazione dell’outsourcing nel mondo della sanità. La cosa è assolutamente comprensibile, e il problema va affrontato chiarendo in modo inequivocabile
che la delega su parte o tutti i processi Ict non va a toccare minimamente il “core business” aziendale, ed anzi consente di focalizzarsi meglio su di esso. Va inoltre sottolineato che in una corretta gestione della strategia di outsourcing, al committente spettano sempre i due aspetti fondamentali: la decisione sulle strategie da perseguire e il monitoraggio e controllo delle soluzioni operative. Al Policlinico Gemelli sono stati di fondamentale importanza il Comitato di Gestione Operativa e il Comitato Strategico-Evolutivo, paritetici e a presidenza del Policlinico. In tutta la fase di start-up, la più delicata quando si sceglie l’outsourcing, i Comitati sono stati fondamentali per definire, ma soprattutto condividere, le scelte strategiche e le linee di indirizzo. Un importante contributo alla creazione di un clima di vera partnership, e un vero elemento innovativo da un punto di vista contrattuale, è stato dato anche dalla scelta di inserire nel canone di outsourcing una componente variabile, funzione del numero di pazienti trattati.

 

ZeroUno: Come si concilia la durata decennale del contratto consulenziale, stipulato con il Policlinico Gemelli, con gli elementi di flessibilità che caratterizzano l’approccio T-Systems ?
Blasi: Un approccio strategico all’outsourcing richiede necessariamente un lungo periodo per gestire al meglio da un lato le evoluzioni, dall’altro il contenimento dei costi. È proprio nel lungo periodo che, se l’outsourcer ha una sua strategia e non è solo un puro fornitore di servizi, si possono ottimizzare gli  investimenti e ottenere le economie di scala necessarie. Ma una gestione di lungo periodo deve sempre sposarsi con tutti gli elementi di flessibilità necessari al miglior funzionamento di una realtà in costante evoluzione come quella dei sistemi informativi ospedalieri; non a caso T-Systems ha costruito sulla “business flexibility” il proprio approccio al mercato dell’outsourcing. A tale proposito, già in fase di definizione contrattuale fu concordato con il Policlinico Gemelli un piano di sviluppo il cui costo fu incluso nel canone di servizio. Da allora il Policlinico, attraverso la propria struttura di monitoraggio e controllo, ha operato un “tuning” costante sul servizio, provvedendo a indirizzare le evoluzioni tecnologiche e applicative del sistema in accordo con la propria strategia di sviluppo. (P.P.)

Paola Parmendola

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