L’hybrid working si può considerare come punto di mediazione e sintesi fra il lavoro totalmente da remoto, sperimentato ai tempi del lockdown, e quello precedente, totalmente in presenza, con l’obiettivo di cogliere i vantaggi di entrambi i modelli, superandone le criticità. Molte organizzazioni si stanno accostando al lavoro ibrido attraverso l’adozione di settimane lavorative frazionate, in cui i dipendenti lavorano in azienda un certo numero di giorni e da casa il resto della settimana.
Tuttavia hybrid working, realizzabile tramite la convergenza di tecnologie, competenze e trasformazioni organizzative, si basa su un modello di smart work che non si limita a concedere di operare da remoto per una frazione definita di tempo, ma prevede flessibilità nella gestione degli orari e il lavoro per obiettivi, realizzando livelli di benessere ed engagement più elevati sia di chi lavora esclusivamente in sede sia di chi lavora a distanza.
Vantaggi e sfide del lavoro ibrido per le aziende e i dipendenti
Il lavoro da remoto permette al dipendente di avere un miglior equilibrio vita-lavoro, con ricadute positive sul suo benessere e, di conseguenza, sui risultati aziendali. Secondo molte analisi, come quella di McKinsey condotta fra i C-level, dopo il periodo più duro della pandemia, il lavoro da remoto ha generato il miglioramento della produttività, della customer satisfaction, del coinvolgimento e del grado di inclusione. Tuttavia, nel lungo periodo, l’attività esclusivamente da remoto può generare una serie di problemi come mancanza di coinvolgimento e sensazione di isolamento, fino al burnout. Questo anche a causa dell’affaticamento e della difficoltà di staccarsi dalle attività on line. Da qui la necessità di integrare periodi di presenza in ufficio per mantenere i rapporti sociali e aumentare il senso di appartenenza, con periodi di lavoro a distanza.
Fra i vantaggi di hybrid working, l’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano indica un possibile risparmio sia per il lavoratore (stimato in circa 600 euro netti l’anno) sia per le organizzazioni (circa 500 euro l’anno a postazione). Per le aziende, la riduzione degli spazi uffici del 30% si tradurrebbe in una ulteriore riduzione dei costi di 2.500 euro l’anno per lavoratore. Secondo lo stesso Osservatorio, il 52% delle grandi imprese, il 30% delle PMI e il 25% della PA ha già modificato gli ambienti di lavoro, per migliorare le motivazioni a recarsi in sede e creare spazi che meglio rispecchino i valori delle organizzazioni. Ai benefici fin qui elencati, si sommano quelli ambientali grazie alla riduzione delle emissioni di CO2 di circa 450Kg annui a persona.
Perchè l’hybrid working sta diventando sempre più importante
Hybrid working è qui per rimanere. Secondo Gartner, ad esempio, il 75% dei knowledge worker che già oggi fanno un lavoro ibrido si aspettano in futuro un aumento della flessibilità, e nel 39% dei casi potrebbero abbandonare l’organizzazione che decidesse di tornare al lavoro totalmente in sede. La flessibilità e l’equilibrio fra vita e lavoro ha un peso sempre più importante per le nuove generazioni di lavoratori ed è fondamentale per attrarre e trattenere i talenti. Secondo un’indagine McKinsey, le persone fra 18 e 34 anni hanno il 59% di probabilità in più di quelle fra 55 e 64 di cambiare lavoro se l’azienda non prevede hybrid working.
Tecnologie, soluzioni e strumenti per l’hybrid working
Per il successo di hybrid working è indispensabile dotare le persone dei dispositivi e delle soluzioni più adatte per favorire l’attività dei team, la gestione e l’efficienza del lavoro, il benessere delle persone, ovunque si trovino. Sono dunque indispensabili strumenti di smart collaboration e piattaforme interconnesse, preferibilmente basati su servizi as a service in cloud per realizzare, in modo facile e in tempi rapidi, un ambiente aziendale integrato ed efficiente.
Le piattaforme di videoconferenza per hybrid working sono indispensabili per gestire i meeting che con sempre maggiore frequenza vedono persone che partecipano in presenza, nella stessa sala riunioni, e altri partecipanti che si collegano a distanza. La maggior parte delle piattaforme, ormai sperimentate e di facile uso, consentono la connessione da qualunque dispositivo, la condivisione degli schermi e file, chat, la programmazione facile di meeting, la loro registrazione e trascrizione. Queste soluzioni hanno democratizzato la videoconferenza liberandola dalla tecnologia delle sale riunioni, spesso costosa e complessa, e facilitano la possibilità di incontrare virtualmente colleghi, ospiti, clienti e partner.
Le app di gestione dei progetti per l’hybrid working sono indispensabili per garantire e mantenere il buon funzionamento dell’organizzazione e tenere sotto controllo il budget e gli obiettivi. Uno strumento ideale dovrebbe consentire di condividere file all’interno del team, tenere traccia degli stati dei progetti, visualizzarne l’andamento in tempo reale, dare a tutti i membri la visibilità delle responsabilità. La disponibilità di una reportistica in tempo reale dovrebbe aiutare anche a individuare potenziali criticità e ostacoli.
Gli strumenti di automazione che incrementano l’efficienza del lavoro ibrido, spesso collegati a tecnologie evolute come l’AI e sistemi per l’interpretazione del linguaggio, come nel caso della Robotic Process Automation (RPA), gestendo attività standardizzate di routine, aiutano i lavoratori ad ottimizzare lo svolgimento dei compiti, migliorare le prestazioni e snellire il workflow. I dipendenti possono così mettere a frutto le loro competenze distintive, con maggior soddisfazione per loro stessi e creazione di valore per l’organizzazione. Sono infine utili strumenti di analisi dei dati per ottimizzare le prestazioni del lavoro ibrido e di gestione delle attività utili all’hybrid working.
Sicurezza informatica e lavoro ibrido
Una forza lavoro dispersa, costantemente connessa e un impiego intenso di servizi in cloud possono esporre le organizzazioni a crescenti minacce alla sicurezza, come l’incremento degli attacchi cyber nel periodo pandemico ha evidenziato. Fuori dell’ufficio, i dipendenti potrebbero utilizzare accessi alla rete non protetti, archiviare dati sensibili sui propri dispositivi personali, scaricare e installare prodotti e servizi non sicuri. Per proteggersi le organizzazioni dovranno garantire accesso ad applicativi, dati e informazioni in sicurezza, attraverso un canale sicuro anche da remoto con strumenti come le VPN (Virtual Private Network) soluzioni di virtualizzazione basate sul cloud, soluzioni per la gestione delle identità e degli accessi.
Come implementare il lavoro ibrido in azienda: consigli pratici
La disponibilità di strumenti tecnologici per i dipendenti e la ridefinizione degli spazi aziendali vanno accompagnate dal cambiamento culturale e organizzativo. Le policy HR vanno cambiate per consentire alle persone di lavorare a distanza per alcuni giorni la settimana e ai diversi team di costruire il proprio modello di hybrid working, con un ruolo rinnovato per i manager.
La flessibilità dovrebbe essere l’impostazione predefinita nell’organizzazione, nello sviluppare linee guida per supportare i dipendenti nella creazione dei loro modelli di lavoro più efficaci. Un ruolo centrale è destinato alla definizione di strumenti di misurazione delle performance, non più legati alla presenza delle persone in azienda. Progettare un modello di lavoro centrato sulle persone e non sul posto di lavoro, secondo Gartner, riduce l’affaticamento del 44%, aumenta la retention del 45% e incrementa la performance del 28%.
Prima di introdurre l’hybrid working in azienda si dovranno analizzare:
- le figure candidate per l’Hybrid working;
- la dotazione tecnologica disponibile per comprendere la fattibilità concreta del progetto e pianificare l’eventuale introduzione di nuovi strumenti;
- l’impatto dei nuovi strumenti sui comportamenti delle persone, valutandone la capacità di aumentare le opportunità di relazione e collaborazione;
- gli eventuali gap di competenze per mettere in atto le azioni per colmarli.
Esempi di aziende che hanno adottato con successo il lavoro ibrido
Le organizzazioni che avevano adottato, se pur a livello sperimentale, lo smart working in era pre-Covid sono riuscite a estenderlo in fase di lock-down per poi aderire con successo all’hybrid working. È il caso dei big del mondo informatico come Microsoft che consente ai dipendenti di lavorare a distanza per il 50% del tempo, Cisco Systems che lascia ai team il compito di determinare il modo migliore di lavorare, IBM che prevede il lavoro ibrido per l’80% dei suoi dipendenti e la riduzione significativa degli spazi ufficio.
In Italia, fin dal 2022, hanno siglato accordi per lo smart working Wind Tre, Fastweb, Bayer, Gruppo Generali e Snam. Altri esempi virtuosi sono il gruppo assicurativo AXA Italia e il gruppo di progettazione ingegneristica Marie Tecnimont, che avevano adottato lo smart working in via sperimentale fin dal 2017, l’hanno esteso in fase di lockdown, per passare poi a hybrid working mettendo a punto, nel percorso, strumenti efficaci per monitorare produttività e performance.
Un ragionamento a parte riguarda il lavoro ibrido (o agile) nella PA il cui sviluppo è strettamente connesso alle politiche e ai contratti pubbliche. Anche in questo caso non mancano esempi virtuosi: due fra tutti ISTAT e INPS.
Le lezioni imparate per il futuro dell’hybrid working
Dalle esperienze italiane e internazionali emergono alcune indicazioni utili per il futuro:
- L’evoluzione verso lo smart working, premessa per il lavoro ibrido, è stata accelerata dalla pandemia e facilitata dalla presenza di esperienze già avviate.
- È fondamentale, per il successo, la capacità di monitorare i cambiamenti che le nuove modalità di lavoro inducono, misurarne l’efficienza e la produttività, innovare gli stessi strumenti di monitoraggio, differenti per ogni realtà.
- Premessa indispensabile per un lavoro ibrido efficace è un cambio di mentalità, a partire dal management, per legare le modalità di lavoro agli obiettivi da raggiungere e non al luogo dove viene svolto.
- La digitalizzazione dell’organizzazione è la precondizione per realizzare il lavoro ibrido.
