Il bilancio redatto dagli analisti della School of management del Politecnico di Milano per l’Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B indica che il nuovo modello di gestione dei documenti fiscali funziona: si stima infatti che, tra il primo gennaio e il primo giugno 2019 siano state scambiate circa 850 milioni e-fatture, entro fine anno saranno 2 miliardi i file di questo tipo inviati tramite il Sistema di Interscambio-SdI, di cui cui 30 milioni verso la PA, circa 880 milioni B2C e oltre 1 miliardo B2B. Eppure nell’adozione della fatturazione elettronica sono emerse alcune criticità pratiche che tendono a rallentare i processi aziendali.
Il sistema funziona ma vi sono alcuni problemi pratici
L’adozione del processo di fatturazione elettronica ha determinato nelle aziende italiane indubbi vantaggi: si sono verificati miglioramenti nel processo di ricezione, velocizzazione della registrazione dei documenti (per il 33% delle grandi aziende censite dall’Osservatorio e per il 31% delle piccole); sono state inoltre snellite le procedure di verifica (per il 21% delle aziende) e di approvazione (per il 30% delle grandi realtà e per il 14% delle Pmi). D’altra parte, per quanto riguarda il ciclo attivo i vantaggi derivano dalla riduzione dei tempi di pagamento (sperimentata dal 19% delle grandi imprese e dal 14% delle piccole e medie) e dalla maggior rapidità di riconciliazione dei pagamenti (per il 25% delle grandi e per il 19% delle PMI).
Se come suddetto in linea generale le aziende stanno dunque utilizzando senza particolari difficoltà il processo di fatturazione elettronica conforme alla nuova normativa entrata in vigore da quest’anno gli analisti dell’Osservatorio hanno rilevati alcuni problemi pratici quali, in generale, il numero limitato di campi da riempire che non soddisfa le effettive esigenze informative delle aziende, la dimensione del file fattura gestito dal Sistema di Interscambio, l’impossibilità di inserire in fattura caratteri speciali, il disallineamento tra le fatture ricevute dal SdI (direttamente o tramite un intermediario) e quelle presenti nell’area “Fatture e corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate.
Tali difficoltà hanno avuto un effetto negativo, come vedremo, da punto di vista dell’aumento dei tempi di pagamento, nell’appesantimmento del processo e nella lentezza della riconciliazione dei pagamenti, il che ha significato annullare o comunque diminuire l’impatto positivo di cui si è detto. In generale, pongono ostacoli alle aziende che non possono sfruttare appieno le opportunità offerte dal digitale in questo ambito, prima di tutto in termini di incremento di efficienza dei processi lavorativi che nascono, tra l’altro, dalla possibilità di lavorare su dati strutturati il che favorisce, per fare un solo esempio, il miglioramento della gestione del capitale circolante.
3 aree di criticità del processo di fatturazione elettronica
Entrando più nel dettaglio delle problematiche, sono stati identificate 3 aree principali in cui si sono riscontrate criticità.
In primo luogo, si fa riferimento alle questioni relative alle caratteristiche intrinseche al formato XmlPA della fattura elettronica, che complicano il processo di fatturazione sia attivo, sia passivo. Uno dei limiti principali è quello dimensionale (5 megabyte) che per molte aziende è esiguo, dato che esse hanno necessità di aggiungere al file fattura degli allegati più o meno pesanti.
In secondo luogo, un problema ricorrente è relativo specificamente al formato XmlPA che spesso non rispetta le esigenze delle aziende e soprattutto è stato pensato soprattutto per raccogliere i dati fiscali utili a monitorare il comportamento tributario dei contribuenti, più che per snellire le attività gestionali di ricezione ed elaborazione dei dati. Per esempio sono state segnalate:
- la discrezionalità nella compilazione di alcuni campi che invece è ritenuto si debbano rendere obbligatori (quali quello “ImportoTotaleDocumento”);
- l’accettazione di un set limitato di caratteri speciali (per esempio quelli del dollaro o dell’euro) anche se inseriti in campi come “AltriDatiGestionali”;
- l’assenza di campi gestionali, per esempio, il luogo di destinazione della merce, che se riportati nel campo note o addirittura non riportati non possono essere acquisiti automaticamente dai sistemi e ciò costringe le aziende a mantenere un doppio flusso.
Inoltre, nell’area “Fatture e Corrispettivi” l’Agenzia delle Entrate, gestore dello SdI, mette a disposizione tutte le fatture inviate e ricevute e anche quelle che il destinatario non ha avute. Nello specifico, diverse aziende hanno sottolineato la presenza in questa area di documenti compilati correttamente, e di cui non sono stati diagnosticati problemi dal canale di ricezione, ma mai arrivate: ciò ho comportato costi per l’importazione manuale dei file nella piattaforma utilizzata per ricevere le fatture oppure direttamente nei sistemi contabili.
In questa area sono anche presenti fatture di acquisto con la partita IVA nel solo campo “CodiceFiscale” pur essendo il cessionario/committente un soggetto IVA, fatture di acquisto per merce o servizi mai acquistati (per esempio in seguito a errori nell’inserimento della partita IVA nel macro-blocco “CessionarioCommittente”), fatture di vendita mai emesse (generate per errori nell’inserimento della partita IVA nel macro-blocco “CedentePrestatore”). Queste situazioni potrebbero essere evitate se il SdI verificasse la presenza della partita IVA nel blocco “CessionarioCommittente”, in caso di fatture emesse a soggetti IVA censiti in anagrafe tributaria, e la sua corrispondenza nell’anagrafe stessa.
Infine, sul fronte del SdI, inizialmente sono stati segnalati ritardi, addirittura di settimane, nella fase di prelievo delle fatture dal canale Sftp (SSH File Transfer Protocol). Tali ritardi, causati principalmente dall’adeguamento del canale Ftp alle specifiche Sftp per una maggiore sicurezza, hanno determinato lunghe code nella trasmissione delle fatture da parte dei provider tecnologici, con impatti anche finanziari per le aziende, soprattutto quelle in cui il pagamento è per legge legato alla data di ricezione delle fatture. Ancora, si deve rilevare che non vi è stata una chiara informazione sulla corretta compilazione di specifici campi del file Xml e questo ha determinato inefficienze.
