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Gli ingredienti per un sistema HR evoluto? Un portale e un sistema di business intelligence

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Gli ingredienti per un sistema HR evoluto? Un portale e un sistema di business intelligence

20 Giu 2011

di Daniele Lazzarin

In quest’intervista con Dino Ruta, docente e direttore del Master Organizzazione e Personale dell’Università Bocconi, approfondiamo l’importanza odierna dell’HR Management nelle strategie aziendali in Italia, e il livello di utilizzo dell’It per supportare queste attività.

“Le persone rappresentano in media il 60-70% dei costi aziendali necessari al funzionamento d’impresa. Governare queste risorse per avere una maggiore produttività è il punto di partenza di ogni processo strategico”. Così Dino Ruta, professore di Organizzazione e Human Resource Management nonché direttore del Master in Organizzazione & Personale dell’Università Bocconi di Milano, inizia un’intervista con ZeroUno per approfondire l’importanza odierna dell’HR Management nelle strategie aziendali, e il livello di utilizzo dell’It per supportare queste attività. Attività che, lo ricordiamo, comprendono tra l’altro selezione, gestione degli skill e valutazione delle performance, e cioè tutta la parte di gestione del personale che va oltre paghe e amministrazione. L’intervista è divisa in due parti: la seconda sarà online il mese prossimo.

Per l’HR misurare è fondamentale
“Oggi in un’azienda i principali obiettivi della funzione HR e le priorità d’azione sono definite dalla strategia di business – ci spiega Ruta -. La funzione HR deve analizzare le capacità strategiche, adottare metodologie di differenziazione delle posizioni, individuare competenze e comportamenti chiave, definire Kpi in grado di monitorare il capitale intellettuale delle imprese. La misurazione è alla base del processo di legittimazione e reputazione della funzione HR all’interno e all’esterno dell’azienda”. Molte imprese, continua il docente, stanno investendo sempre più in questa direzione strategica e di misurazione, in particolare nel settore del largo consumo e nel settore bancario dove la concorrenza è alta e investimenti mirati sulle persone riescono a fare la differenza sui risultati aziendali.
“La strategia di business generale dell’azienda permette alla funzione HR di capire su quali aspetti investire: una strategia di minimizzazione dei costi, tipica per esempio di compagnie di volo low cost, hard discount, marketplace online, suggerisce una maggiore attenzione ai processi e alle posizioni di operations e approvvigionamento”. Se invece la strategia è di differenziazione sul prodotto (imprese di design, moda), “occorre individuare quali processi, più di altri, determinano il valore percepito dal cliente: innovazione tecnologica, qualità del materiale, disegno”. Infine una strategia di differenziazione che implichi una forte attenzione al cliente (servizi bancari personalizzati, retail) suggerisce un orientamento alle competenze e al personale di contatto con i clienti, per esempio di call center: “In questa prospettiva si abbandona una logica universalistica delle risorse umane che devono essere in grado di accontentare tutti: la funzione HR, conoscendo il business, investe sulle persone in modo discriminante”.

Portale sì, ma interattivo
Una volta definiti obiettivi e priorità della funzione HR, prosegue Ruta, “occorre un sistema informativo evoluto del personale che, in base alle nostre ricerche, nelle aziende più avanzate comprende soprattutto due strumenti: un portale e un sistema di business intelligence”. Adottare queste soluzioni però non basta, bisogna anche implementarle e bene: “Ci sono molti portali che sono utilizzati solo come bacheche, senza sfruttarne il principale vantaggio, che è l’interattività, e quindi anche la possibilità di avere dei feedback, con il dipendente che contribuisce ad aggiornare la base dati”. E qui il portale si collega alla business intelligence, “perché tanto più è intenso ed evoluto l’utilizzo del portale, in chiave di interattività, tanto più la base dati del personale sarà aggiornata e di alta qualità: un tipico problema della BI è che se anche ho un applicativo evoluto, non serve a nulla se la base dati è di cattiva qualità o non aggiornata”.
Spesso – osserva il docente – i sistemi HR, come altre applicazioni evolute, funzionano come ‘cavalli di Troia’: sono adottati per ridurre i costi, e quindi con un primo obiettivo di efficienza. “In questo caso, per ridurre il costo di transazione, si fanno svolgere al dipendente delle attività prima in carico all’ufficio personale”. Poi però se l’azienda riesce attraverso questi sistemi a creare una banca dati di alta qualità, e ad analizzarli con strumenti idonei, “essi possono diventare strumenti per prendere decisioni migliori, cioè di miglioramento dell’efficacia”.

Conoscere tutti gli skill: usati e non
Tornando al portale e all’opportunità di utilizzarlo in modo avanzato e interattivo, questo strumento deve dare la possibilità alle persone di inserire tutti i dati rilevanti rispetto al proprio profilo e attività in azienda: “Per esempio può funzionare da sistema di self-assessment delle competenze, ovviamente certificato dall’ufficio personale, o che permetta di evidenziare elementi esterni al contesto aziendale: interessi personali, precedenti esperienze. L’ideale è creare una situazione per cui la persona possa segnalare tutto ciò che sa e fa, attraverso anche la costituzione di community ‘di pratica’”. Se il portale permette tutto questo, sottolinea Ruta, poi si potranno fare analisi sia a livello del singolo profilo, in modo molto più oggettivo e completo di quanto permetta la conoscenza personale, sia trasversali: “per capire chi lavora con chi, chi ha interessi in comune, chi ha competenze che potrebbero servire per un nuovo business, e così via”.
Il portale in quest’ottica diventa quindi uno strumento fondamentale per una strategia evoluta di gestione delle competenze: “Il concetto generale è che più la direzione del personale conosce le proprie persone in termini di competenze (utilizzate e non), attitudini e prestazioni, e più è in grado di implementare strategie innovative di gestione delle competenze. Ma è un approccio ancora poco diffuso; oggi, se va bene, si tiene traccia solo delle competenze che servono immediatamente all’azienda, in una visione orientata al breve termine. Le tecnologie di oggi invece, come abbiamo detto, supportano l’interattività che è un meccanismo anche bottom-up”.

Daniele Lazzarin

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