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Selda Informatica-Fasi: la digitalizzazione si ripaga in tre mesi

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Caso Utente

Selda Informatica-Fasi: la digitalizzazione si ripaga in tre mesi

05 Mag 2014

di Valentina Bucci, Valentina Bucci

Per gestire le centinaia di documenti attraverso cui si svolge l’attivita del Fasi (Fondo Assistenza Sanitaria Integrativa), Selda informatica collabora con Consoft e ridisegna il document management dell’ente: vantaggi in termini di risparmio di tempo, sul piano dell’immagine, ma soprattutto economici, con un Roi che in tre mesi arriva a coprire abbondantemente i costi sostenuti per il progetto.

Selda Informatica è una società consortile a responsabilità limitata gestita pariteticamente dai rappresentanti di Confindustria e Federmanager; costituita nel 1983 per la realizzazione dei sistemi informatici del Fasi (Fondo Assistenza Sanitaria Integrativa) e del Previndai (Fondo di Previdenza a Capitalizzazione per i Dirigenti di Aziende Industriali) attualmente, oltre a gestire le diverse componenti dei sistemi informativi dei due Fondi, svolge anche attività esterne per Federmanager e Fondirigenti, enti anch’essi operanti nell’ambito della dirigenza industriale.

Donato Staffieri,
Direttore di Selda Informatica

Abbiamo intervistato il direttore di Selda Informatica, Donato Staffieri, per farci raccontare i dettagli del progetto che la società sta portando avanti in collaborazione con Consoft Sistemi (azienda che opera nell’ambito dell’It proponendo servizi di consulenza, progettazione e system integration) per rispondere alle necessità di uno degli enti soci, il Fasi, rispetto alla sua attività, che consiste appunto nell’erogazione di servizi che integrano l’assistenza fornita dal servizio sanitario nazionale: “Era nata l’esigenza di gestire il flusso delle centinaia di documenti che nella quotidianità vengono inoltrati dal Fasi ai dirigenti, suoi clienti, per le più svariate necessità. Una ‘marea documentale’ che non poteva più essere trattata con la gamma disomogenea di strumenti che avevamo a disposizione”, spiega il direttore, che quindi prosegue focalizzandosi in particolare sulle modalità di spedizione adottate: dopo essere stati creati, le fatture, i moduli e le varie comunicazioni erano tutti regolarmente spediti ai destinatari in versione cartacea tramite posta ordinaria o raccomandata, un’operazione che gravava in modo sostanzioso sulle casse dell’ente. “Oltre alla volontà di razionalizzare i processi aziendali legati alla gestione del ciclo di vita dei documenti, il fondo aveva quindi come obiettivo quello di una riduzione drastica dei costi di postalizzazione”. Staffieri aggiunge una precisazione tecnica, sempre nell’ambito delle riflessioni fatte come premessa al progetto: “Volevamo che i documenti fossero generati tutti in un formato standard trasversale, evitando linguaggi troppo ‘client dipendenti’; per questo abbiamo stabilito a priori di adottare il formato pdf”.

Selda Informatica individua in Adobe Livecycle la soluzione più calzante per rispondere alle necessità emerse: riuscire, in sintesi, a semplificare e ridurre i costi di creazione, gestione e distribuzione dei documenti del Fondo. Decide quindi di collaborare con Consoft Sistemi, che proponeva la piattaforma Adobe, per alfabetizzarsi rispetto al funzionamento del prodotto e integrarlo nei propri sistemi. “Abbiamo subito puntato alla realizzazione di un primo obiettivo, quello di poter spedire in maniera automatica, dinamica, tramite posta elettronica, un documento che raggiungeva settimanalmente circa 7000 dirigenti”; si tratta, spiega Staffieri, delle fatture emesse a seguito delle richieste di rimborso inoltrate dai dirigenti e dei relativi bonifici effettuati dal Fasi. Il 1° Ottobre 2013, previo un puntuale censimento di 130mila indirizzi di posta elettronica, si procede al primo invio. Il tutto avviene senza che si verifichino imprevisti: “Prima dell’acquisto avevamo già fatto un periodo di prova per testare il prodotto. Il passaggio a questa fase realizzativa è quindi stato molto rapido perché c’era già familiarità con il funzionamento della piattaforma”, spiega il direttore, che ricorda come Consoft abbia agevolato ulteriormente la migrazione attraverso, prima, un periodo di formazione rivolto al personale di Selda Informatica, volutamente concentrato in 15 giorni per velocizzare lo start-up del progetto, dopo, un “training on the job” durante il quale è stato possibile affrontare le specificità del prodotto in maniera più puntuale, misurandosi con la concretezza dei problemi che possono emergere in fase di implementazione.

Un unico repository, un nuovo design e risparmi consistenti

Visto il successo di questa prima fase, acquisito il know how necessario per gestire la soluzione Adobe con più dimestichezza, Selda Informatica ripete la stessa operazione su altre tipologie di documenti, procedendo per step: tocca prima alle cosiddette “Proroghe degli assistiti” (nel gergo del Fasi sono i documenti con cui viene richiesto di anno in anno il mantenimento dell’assistenza per i figli dei dirigenti che, superati i diciott’anni, proseguono gli studi e dunque continuano a godere dei privilegi che avevano precedentemente): un ammontare di 13.000 lettere l’anno; quindi inizia ad aggredire tutte le altre tipologie di documenti che riguardano lo svolgimento delle pratiche di rimborso, per lo più richieste di inoltro di informazioni mancanti o scorrettamente inviate: dalle 400 alle 500 lettere giornaliere. “Sono 500 testi diversi, con contenuti differenti, che abbiamo censito, revisionato e razionalizzato, anche per verificare che non si fossero create negli anni delle duplicazioni”, dice Staffieri, che prosegue elencando i vantaggi della nuova gestione: “Adobe ci consente di avere centrali, in un unico repository, tutti i documenti che sono in gestione nel mondo del Fasi, documenti che possono essere ora redatti e generati molto più velocemente rispetto a prima”.

Sul piano tecnologico, aggiunge il direttore, la soluzione si interfaccia direttamente con il database aziendale: “In collaborazione con Consoft abbiamo fatto un lavoro di integrazione con i sistemi preesistenti grazie al quale riusciamo a colloquiare direttamente con le nostre applicazioni e leggere diversi formati di testo”. L’operazione ha infine permesso un miglioramento dell’aspetto grafico dei documenti, con ovvi vantaggi sul piano dell’immagine: essendo gestiti dallo stesso programma fatture, moduli e informative appaiono all’occhio del cliente più omogenei tra loro e il design risulta più piacevole e accattivante.

Ma il dato che rende il successo dell’operazione evidente e misurabile è quello relativo al Roi: “Il Fasi, oltre a rendere il servizio più efficiente e tempestivo ha ottenuto solo nell’ultimo trimestre 2013 un risparmio di circa 70.000 euro derivato dall’abbattimento delle spese di postalizzazione”, una somma che ha permesso di  recuperare abbondantemente tutti i costi di licenza. Un risparmio notevole, se oltretutto si considera che nel periodo citato solo una parte dei documenti del Fasi era stata digitalizzata e molte spedizioni avvenivano ancora tramite posta ordinaria.

Progetti per il futuro

A proposito delle modalità di collaborazione con cui i lavori attualmente procedono, dice Staffieri: “Le nostre risorse interne sono diventate autonome nella gestione dei template e nella redazione delle procedure che servono per alimentare i testi e gestire i campi variabili; Consoft ci sta invece ancora supportando da un punto di vista architetturale e stiamo approfondendo con loro altri temi che nella prima fase abbiamo accantonato”; si tratta in particolare, precisa il direttore, di due possibilità che lo strumento di Adobe offre e che potrebbero avere nel contesto del Fasi sviluppi interessanti: primo, la possibilità di cifrare i documenti che vengono inoltrati, proteggendoli in modo tale da renderli leggibili solo dal legittimo destinatario tramite delle chiavi d’accesso, magari le stesse per l’accesso all’area personale del sito del Fasi: “Ci permetterebbe di virtualizzare documenti con dati di sensibilità maggiore, per esempio contenenti informazioni sanitarie del cliente, che al momento non spediamo in formato digitale proprio per motivi di privacy e sicurezza”; seconda possibilità, l’invio di documenti pdf compilabili, che possono essere rispediti dall’utente alla fonte ricchi di dati strutturati, gestibili e archiviabili; una soluzione che, spiega il direttore di Selda Informatica, potrebbe essere utile per esempio per fare questionari sul sentiment dei clienti e rilevare il loro grado di soddisfazione rispetto al servizio erogato dal Fasi.

Valentina Bucci
Giornalista

Giornalista pubblicista, per ZeroUno scrive dei cambiamenti che la digitalizzazione sta imponendo alle imprese sul piano tecnologico, organizzativo, culturale e segue in particolare i temi: Sicurezza Informatica, Smart Working, Collaboration, Big data, Iot. Master in Giornalismo e comunicazione istituzionale della scienza (Università di Ferrara), laurea specialistica in Culture Moderne Comparate (Università di Bergamo).

Valentina Bucci
Giornalista

Giornalista pubblicista, per ZeroUno scrive dei cambiamenti che la digitalizzazione sta imponendo alle imprese sul piano tecnologico, organizzativo, culturale e segue in particolare i temi: Sicurezza Informatica, Smart Working, Collaboration, Big data, Iot. Master in Giornalismo e comunicazione istituzionale della scienza (Università di Ferrara), laurea specialistica in Culture Moderne Comparate (Università di Bergamo).

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