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La problematica
Il Gruppo Lavazza aveva l’esigenza di una gestione centralizzata e armonizzata delle proprie attività operative di business in continua espansione in Italia e all’estero, utilizzando una piattaforma documentale che potesse reggere un volume molto elevato di documenti di ogni tipo e fosse in grado di integrarsi direttamente con il sistema gestionale aziendale Sap.
Il progetto e la soluzione tecnologica
La piattaforma documentale enterprise TopMedia Social Ned di Top ConsultLa scelta è ricaduta sulla piattaforma documentale enterprise TopMedia Social Ned di Top Consult che, dotata di alta affidabilità assicurata da funzionalità native di load balancing e fault tolerance, presenta un’interfaccia intuitiva con funzionalità social, orientata allo smart working e alla collaboration, fruibile ovunque su pc, notebook, smartphone o tablet.
L’impegnativo progetto, di respiro pluriennale iniziato nel 2014 e la cui conclusione è prevista entro la fine del 2016, prevede il collegamento diretto di tutte le principali consociate (Lavazza France a Parigi, Lavazza Coffee a Londra, Lavazza Germania a Francoforte, Lavazza USA a New York, Lavazza Australia a Melbourne) con il sistema centrale Sap per la gestione di tutti i documenti dei flussi gestionali e contabili, grazie al connettore Connect per Sap, realizzato dalla software house.
I benefici
Con l’implementazione della nuova piattaforma, il noto brand del caffè è in grado di archiviare in piena sicurezza e flessibilità l’enorme volume di oltre 16 milioni di documenti che ne concretizzano l’attività gestionale e operativa, rendendoli disponibili per le varie applicazioni. Attraverso la soluzione, un migliaio di utenti aziendali italiani e stranieri possono accedere contemporaneamente alle applicazioni documentali per il proprio lavoro.
Grazie all’integrazione diretta con Sap, i documenti archiviati relativi a ciclo passivo, ciclo attivo e ai grandi contratti per l’acquisto delle partite di caffè vengono resi disponibili agli utenti (Sap e non), che possono reperirli e consultarli in pochi secondi e navigare fra quelli correlati.
Il collegamento diretto centro-periferia su base internazionale consente, inoltre, la centralizzazione delle informazioni e l’integrazione dei processi gestionali e contabili, che diventano più snelli, veloci ed efficienti, senza necessità di ricercare documenti in archivio o effettuare duplicazioni. Si evitano, così, perdite di tempo ed è possibile eliminare elevate quantità di carta in circolazione.
Gli elementi innovativi distintivi
Caratteristica innovativa della piattaforma è la capacità di applicare i concetti e le modalità operative dei social network e della social collaboration alla gestione elettronica dei documenti, a livello enterprise e in conformità con le leggi italiane.
L’interfaccia utente è dotata di funzioni social mutuate dall’uso degli smartphone e dei social network e fruibili su tuti i client.
Le sue soluzioni collaborative consentono di lavorare senza e-mail mediante gruppi di lavoro, notifiche e bacheca, anche per quanto riguarda i processi non strutturati, superando le rigidità dei workflow aziendali.
Presentato da Top Consult
Implementato presso Gruppo Lavazza
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