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Gestione documentale, strategie e percorsi

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Gestione documentale, strategie e percorsi

14 Lug 2009

di Gian Carlo Laghi

Fino a qualche tempo fa era opinione diffusa che l’uso di pc e di Internet avrebbe favorito una riduzione del consumo di carta. È successo il contrario. Dal conseguente aumento dei costi e dei problemi di gestione dei processi correlati si è quindi sviluppata l’esigenza di riuscire in qualche modo a ridurre i documenti stampati e a snellire i processi interni alle aziende.

Ci sono statistiche che dimostrano che l’85% dei documenti in azienda non viene mai riutilizzato; il 50% dei documenti viene copiato fino a sei volte e circa il 7% viene smarrito. Un recente studio realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato i numeri, spesso nascosti, di una gestione documentale ‘tradizionale’. Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione, un documento su 20 viene perduto. Il 3% è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stimato in ben 120 euro.

Dati e considerazioni di mercato
I dati e le considerazioni del paragrafo che segue sono di fonte Idc. Si riferiscono al mercato delle applicazioni, anche quelle tradizionali, di Document management, utilizzate per creare, organizzare, archiviare, rendere accessibili e distribuire documenti e informazioni in formati diversi. Non fanno parte di queste soluzioni gli Authoring tool e gli strumenti per il delivery dei singoli documenti come per esempio i sistemi per l’invio di fax tramite Internet.
All’interno del mercato complessivo si distinguono due macrosegmenti: il Content management e il Search & delivery. Il primo comprende moduli e funzionalità tipiche delle gestione di contenuti e documenti come workflow, imaging and document archiving, web content management, etc. Il secondo comprende i cosiddetti strumenti di search e retrieval, tool di accesso, tool di visualizzazione.

Mercato Software* di "Document-Content Management" e "Search and Discovery" in Italia (M€)
*comprende licenze+maintenance revenue
(Cliccare sull'immagine per ingrandirla)

La domanda per questo tipo di soluzioni è andata aumentando mano a mano che le imprese hanno percepito l’opportunità di far evolvere i processi documentali secondo una logica più moderna e rispondente ai nuovi requisiti di business e normativi. La fase congiunturale attuale ha portato a un rallentamento della spesa It complessiva e le previsioni 2009 mostrano una flessione rispetto al mercato It 2008. Anche il mercato delle applicazioni di Document-Content Management risente di questo rallentamento, sebbene le previsioni Idc confermino un trend 2009 ancora di segno positivo rispetto all’anno precedente, seppur molto contenuto: infatti, il valore di mercato delle applicazioni di Document-Content Management in Italia è stato pari a circa 62 milioni di Euro nel 2008 e la crescita 2009 (sulla base delle stime più aggiornate) dovrebbe attestarsi a poco meno del +2% rispetto al 2008; crescita molto contenuta ma comunque superiore rispetto alla media dell’intero comparto “applicazioni” in Italia.
Di segno positivo anche la crescita stimata per il 2009 per le applicazioni di “search and discovery”: un mercato che sfiora i 29 milioni di euro nel 2008 e si stima in crescita del 3,5% quest’anno. Un anno, il 2009, particolarmente delicato per l’economia nel suo complesso e per gli investimenti Ict; tuttavia i segnali positivi, seppur non entusiasmanti, del mercato oggetto di analisi confermano che le imprese non stanno agendo con tagli indiscriminati.
“Si tratta – osserva Fabio Rizzotto (nella foto), direttore ricerca Idc Italia – di soluzioni molto legate ai processi di business in quanto insistono sulla modalità con cui le ‘persone in azienda lavorano’. Le Lob (lines of business) si ritrovano una grande responsabilità: devono mettere in atto azioni, decisioni e comportamenti in linea con le priorità aziendali. Ciascuno per la propria area di business, i responsabili funzionali hanno bisogno di automatizzare processi, organizzare documenti/contenuti, rendere efficiente la propria area per soddisfare un ecosistema di stakeholder sempre più vasto – all’esterno e all’interno dell’impresa – nell’ambito di linee guida e percorsi coerenti che chiamano in gioco il ruolo dell’It”.
Il problema principale per i Cio è quindi in che modo rispondere alle esigenze di business tenuto conto che le priorità sono molteplici e i budget limitati.
E’ interessante osservare come ad esempio “l’accesso alle informazioni aziendali” (a cui le soluzioni di “search and discovery”, tra le altre, possono dare risposta) si colloca tra le principali esigenze delle Lob: questo deve richiamare l’attenzione sulla strategicità della gestione delle informazioni (dati, documenti, contenuti) ai fini della competitività aziendale (le informazioni possono essere disseminate nella Intranet, nelle cartelle di Windows, nei file di posta elettronica, sui siti Web dell’azienda, nelle basi dati etc..).

Obiettivi chiari, percorsi complessi
Se gli obiettivi It sono molto chiari, meno facile risulta la ricerca del “percorso ideale” da seguire per creare sistemi It snelli, flessibili e orientati ai processi documentali.
“Noi stimiamo, dice Rizzotto, che fatto 100 il volume totale delle informazioni aziendali circa l’80% sia costituito da “informazioni non strutturate”: documenti e contenuti sotto forma di testo, fogli di calcolo, email, presentazioni, immagini, video etc; il resto è rappresentato da dati, ovvero informazione “strutturata” in database (sotto forma di tabelle, colonne, ovvero informazione che rispetta determinate “strutture”)”.
Con il passare del tempo si è riconosciuta l’opportunità che queste due “anime” storicamente distinte vengano viste sempre più in un’ottica integrata, attraverso soluzioni in grado di gestire (o di accedere) a tipologie di informazioni sempre più eterogenee. E’ impensabile descrivere tutte le sfide e le criticità che aziende incontrano nella gestione di contenuti e documenti: la natura trasversale dell’informazione rende il quadro ampio ed eterogeneo. Alcune sfide emergono tuttavia in maniera più decisa: tra questi spicca un problema di aderenza, conformità a processi, policy e normative.
Queste sfide non devono sorprendere: se è vero che contenuti e documenti sono trasversali e parte integrante dei processi, non è pensabile parlare di “processi” senza affrontare la “questione documentale”. Come se non bastasse, Internet e l’era digitale hanno imposto un ritmo sostenuto alla crescita delle informazioni sotto forma di spazio fisico necessario alla conservazione e gestione. Negli ultimi anni il legislatore ha aperto la strada alla legalizzazione del documento informatico determinando la nascita di “nuovi” mercati quali la Conservazione Sostitutiva e la Fatturazione elettronica.
“La gestione documentale — osserva ancora l’esponente di Idc — per quanto trasversale a comparti e processi, assume connotati diversi in funzione delle specificità settoriali: soluzioni “cross” dovranno pertanto affiancarsi a soluzioni “verticali” capaci di portare valore in processi industry-specific”.
Questo conferma che nella gestione documentale la componente informatica è solo una della parti in causa. E’ un gioco di squadra che partendo da prospettive differenti chiama in causa sfere diverse che vedono ciascuna una o alcuni degli aspetti di un mosaico molto ampio. Al Cio spetta il compito di costruire sistemi It adeguati, ragionando sulle scelte di sourcing e/o di servizio documentale, non essendo la problematica risolvibile solo con strumenti software e infrastruttura.

La banca paperless
Un accenno particolare meritano le banche. La banca paperless è un obiettivo verso cui si comincia a tendere, non senza resistenze e problematiche di vario genere.
Se persino la Banca l’Italia ha avvertito il bisogno di un progetto di dematerializzazione, ben si può comprendere come questa esigenza sia forte nelle banche commerciali, esposte alla concorrenza e quindi alla disperata ricerca, soprattutto in questo periodo, di competitività.
Si stima che ogni anno vengano prodotti in media 120mila documenti per ogni singolo sportello per un totale, estrapolato a livello di sistema, di circa 6,1 miliardi di fogli da conservare. Di tale quantità solo il 6,6% fa riferimento a documenti nativi informatici, vale adire generati esclusivamente in formato elettronico, stampati solo in caso di necessità. Il resto sono fogli cartacei. A tali ingenti volumi si associano inevitabilmente elevati costi per la gestione logistica, il deposito, la conservazione, la ricerca e la spedizione della carta. E’ quanto emerge da uno studio condotto nello scorso anno da Abi Lab nell’ambito del Gruppo di Lavoro Documento elettronico, tavolo costituito da banche e partner Ict interessati al tema della gestione documentale nelle imprese finanziarie, con l’obiettivo di condividere esperienze e best practice ma, soprattutto, di definire nuovi spunti per una diffusione di nuove modalità operative e per una razionalizzazione dei processi in ottica paperless.
Questo stesso studio, tuttavia, non manca di sottolineare che non sempre la digitalizzazione del cartaceo può essere la soluzione più indicata per la riduzione dei costi e il miglioramento dell’efficienza dei processi operativi: per alcune categorie caratterizzate da elevati volumi e grande eterogeneità, come incassi e pagamenti, può essere più conveniente puntare sulla eliminazione del cartaceo all’origine, accompagnata dall’adozione su larga scale di modalità alternative di autorizzazione delle operazioni.

Conclusioni
Si può dire che ci sono molti elementi che depongono a favore di uno sviluppo corposo della domanda di prodotti per il Document management. Si può ricitare il caso della conservazione sostitutiva dei documenti che è finalmente possibile anche in Italia grazie ad una serie di normative che regolano la smaterializzazione dei documenti ed il processo per la loro trasformazione in digitale. In questo modo i documenti aziendali, quelli che dovevano essere archiviati per 5/10 anni a seconda della tipologia, oggi possono essere digitalizzati e archiviati su supporto ottico e mantenere la stessa validità legale del supporto cartaceo. I vantaggi evidenti sono quelli della velocità di ricerca, riduzione dell’ingombro e sicurezza. Poi ci sono i rimedi agli svantaggi ricordati all’inizio: l’85% dei documenti non viene mai più riutilizzato; il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte; circa il 7% viene smarrito.

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Gian Carlo Laghi

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