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Cambiare l’Erp a tempo di record

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Cambiare l’Erp a tempo di record

26 Mag 2014

di Arianna Leonardi, Arianna Leonardi

In meno di un anno, il produttore mondiale di pompe idrauliche ha implementato in 15 siti worldwide la suite Infor per sostituire il vecchio gestionale e allineare l’It alle esigenze di business, internazionalizzazione e collaboration in primis. A monte vi è stato un forte lavoro di ridisegno dei processi e razionalizzazione del data management; all’orizzonte il cloud e il social.

Un progetto Erp di portata internazionale sviluppato a tempo di record: è l’esperienza di Dab Group, società padovana tra i maggiori produttori mondiali nel campo delle elettropompe idrauliche (tre milioni di  pompe motorizzate costruite all’anno), che in soli 11 mesi ha completato l’implementazione della suite applicativa Infor 10x a livello globale. Avviata nel 2012, l’iniziativa ha riguardato dapprima l’introduzione del gestionale Infor Ln in cinque stabilimenti produttivi (quattro in Italia e uno in Cina), in sostituzione dei vecchi sistemi basati su As/400; da qui, il roll out in altre nove country nel corso del 2013 (attualmente la soluzione è operativa in quindici sedi e utilizzata da 750 utenti). Insieme al gestionale, sono state introdotte anche la soluzione Infor Pm per il consolidamento finanziario e la nuova interfaccia utente Infor Workspace, mentre l’interoperabilità applicativa è stata assicurata dal middleware Infor Ion, che ‘funge da collante’ tra i diversi software sia Infor sia di terze parti (ad esempio, il Crm aziendale).
“Stiamo ampliando l’attività in molti nuovi mercati – sottolinea Enrico Pana, Group It Manager di Dab Group, ricordando il forte processo di internazionalizzazione che sta affrontando l’azienda e che porterà a breve all’apertura di una filiale anche in Messico – e ciò significa dover soddisfare le esigenze individuali di un insieme diversificato di clienti. Il grado di complessità delle attività di vendita e produzione va aumentando considerevolmente, cosicché è nata l’esigenza di sostituire il gestionale esistente con una soluzione in grado di supportare le strategie di crescita del Gruppo, razionalizzando i processi e il flusso di dati su scala globale”.
La nuova suite applicativa ha permesso al Gruppo di istituire best practice aziendali standardizzate e automatizzate per tutte le attività operative globali e di avere una piattaforma Erp comune per supportare la pianificazione della produzione a livello internazionale, che si articola in più paesi, valute e lingue. La compatibilità del sistema, implementato con un’ampia gamma di formati Edi, consentirà a Dab Group di ottimizzare le comunicazioni all’interno della supply chain con partner e clienti, a tutto vantaggio della customer satisfaction.

Enrico Pana, Group It Manager di Dab Group

Tra i presupposti per la buona riuscita del progetto, oltre a un accurato lavoro di project management e alla scelta di una soluzione flessibile, adatta a contesti diversi con modifiche minime, vi è stato senz’altro il ridisegno dei processi a monte, fondamentale per soddisfare le necessità aziendali in divenire mantenendo il costante allineamento tra It e business. “L’introduzione di un nuovo sistema Erp – argomenta Pana – richiede un significativo effort interno, sia in termini di risorse occupate sia di investimenti economici. Per questo accade frequentemente che l’azienda veda l’implementazione del gestionale come un punto di arrivo e non come parte di un progetto It di più ampio respiro. La nostra visione è diversa: siamo partiti dal ridisegno dei processi aziendali per arrivare a costruire un flusso logico e strutturato di scambio dati tra dipartimenti e filiali, lavorando prima per rendere univoche le informazioni in tutto il Gruppo e ragionando in base alle esigenze attuali e future di comunicazione e collaboration”.
Anche in quest’ottica Dab ha optato per la piattaforma Infor, proprio perché integra funzionalità di workflow e social: focus per il 2014 (nell’ambito della piattaforma Gate 14, ovvero la fase 2 del progetto lanciata il 29 gennaio scorso) sarà infatti l’introduzione di Infor Ming.le, una soluzione per l’enterprise collaboration in grado di fornire report analitici nell’opportuno contesto applicativo, che permetterà agli utenti di condividere e gestire più rapidamente le problematiche, senza ricorrere a e-mail e telefonate.

Determinante l’appoggio della direzione generale
Ma quali sono state le vere chiavi di successo che hanno permesso un deployment così rapido in fase 1? Pana non ha dubbi: l’appoggio di una direzione generale che ha fortemente voluto e sostenuto il progetto e “un team snello composto da 12 persone che ha lavorato in metodologia Agile per replicare in ogni country il modello definito con le prime implementazioni nelle sedi italiane” (il go live in ogni sito è avvenuto nell’arco di un solo mese). “La tecnologia – afferma l’It manager – cambia in tempi rapidissimi e non possiamo permetterci di investire in knowledge interno su competenze specifiche che in breve risulterebbero inadeguate. Per questo occorre rimanere ‘leggeri’ a livello di sviluppo centrale, puntando molto sulla cooperazione nelle aree periferiche e coinvolgendo in maniera importante i key user”.
Ovviamente anche la scelta dei partner tecnologici è stata fondamentale: Pana ha elogiato la competenza, la flessibilità e l’attitudine al problem solving dei consulenti italiani (“competitivi anche sotto il profilo economico e punto di eccellenza nel panorama internazionale”), menzionando però anche l’India come serbatoio di professionalità di alto valore.
La ricetta vincente si può quindi riassumere in un mix di efficienza, rapidità esecutiva, elasticità: ma per sostenere un progetto di questo tipo, “l’It aziendale ha dovuto cambiare pelle. Abbiamo dovuto affinare gli skill di comunicazione – spiega Pana – facendoci promotori e divulgatori dell’innovazione verso gli utenti aziendali. Non è stato semplice fare digerire all’interno dell’azienda il cambiamento in atto, soprattutto durante le prime implementazioni che sono servite da banco di prova e hanno richiesto molte atttività di testing. Nel corso dei vari roll out abbiamo fatto leva anche sulle nostra sensibilità psicologica per individuare i key user, scegliendoli tra le persone che si sono dimostrate più propositive e aperte al nuovo”.

Arricchirsi di nuove professionalità
Allo stesso modo, la squadra ‘itinerante’ di Pana, che si è spostata di paese in paese per il deployment, si è arricchita via via di professionalità ‘di spicco’, in grado di dare un decisivo contributo al progetto, secondo un approccio che intende ‘cogliere il meglio’ da ogni country, non solo a livello di persone, ma anche di processi e tecnologie. Lo scopo è creare un circolo virtuoso per il trasferimento all’interno del gruppo di competenze e best practice. “Per esempio in Benelux – esemplifica l’It manager – il Crm ha raggiunto un livello di maturità molto avanzato che vogliamo replicare anche nelle altre sedi: dopotutto, l’evidenza di un caso concreto offre più garanzie di funzionamento rispetto a uno studio a tavolino”.
E su questo binario continua il viaggio dell’It: “Oltre all’estensione dei processi di workflow e social collaboration – conclude Pana -, per il 2014 abbiamo in cantiere l’abilitazione dei sistemi Edi per tutti i grandi clienti a livello worldwide, nonché l’adozione di soluzioni per la gestione di note spese, consolidato, budget e forecast”.
Ma all’orizzonte c’è anche la nuvola: in cloud sarà effettuato il backup a scopo di disaster recovery di tutti i dati Erp (che oggi risiedono in singola istanza on-premise nell’ufficio centrale di Padova) e saranno trasferite le attività di gestione e condivisione dei documenti.

Arianna Leonardi

Arianna Leonardi

Giornalista

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