Rendere più efficienti i progetti di back office e accentrare il maggior numero possibile di processi/attività, era il fine di Credem, uno dei primari gruppi bancari italiani. Esaminando i vari processi di questa realtà è stato identificato quello di estinzione conti correnti e servizi accessori che vede una collaborazione tra filiale e back office.
OT Consulting ha dunque proposto a Credem il proprio approccio ai progetti di digital transformation e in particolare di RPA (Robotic process automation) con metodologia, processi e strumenti definiti.
In particolare, nel progetto, vincitore del Premio Speciale Digital Transformation dei Digital360 Awards 2018 e di quello per la Categoria Tecnologica Soluzioni B2B, gli strumenti proposti sono stati:
- myInvenio: soluzione di process mining che è in grado di disegnare il processo in modo completamente in automatico a partire dai dati degli eventi presi dalle varie procedure;
- Automation Anywhere come soluzione di robotizzazione.
Entrando nel dettaglio del progetto, analizzeremo qui di seguito le diverse macro-fasi.
In primo luogo, l’analisi dell’As Is. Grazie a myInvenio, dopo aver scelto il processo da robotizzare o più in generale da rivedere in un’ottica di process digital transformation, è stato possibile semplicemente caricare gli eventi di tale processo tracciati sui sistemi della banca (il periodo di riferimento è andato da aprile 2017 a dicembre 2017) ed effettuare in automatico il process discovery. Sempre con myInvenio, è possibile approfondire il livello di automazione del processo e il numero dei rework.
Al fine di confermare o meno la priorità rispetto alla robotizzazione di una specifica attività è importante identificare i costi e il ritorno di investimento portato dalla robotizzazione stessa. Tramite specifiche dashboard della funzione analytics di myInvenio è stato possibile verificare che in termini di costi l’attività di “richiesta in estinzione servizi Back Office (BO)” in valore assoluto era la più onerosa. Quindi si è deciso di approcciare la robotizzazione del 50% dell’attività di “Richiesta in estinzione servizi competenza BO”.
Nella successiva fase del To Be e calcolo del ROI tramite simulazione, grazie alla funzione specifica è stato possibile analizzare preventivamente gli effetti della robotizzazione in termini di tempi e costi e di conseguenza verificare l’ipotesi di ROI. Gli eventi generati sono stati successivamente caricati su myInvenio e analizzati. Più nello specifico, prendendo in esame il periodo successivo a quello di lavorazione, sono stati prodotti in automatico gli eventi relativi a un trimestre considerando una media di 10.000 pratiche a trimestre e tenendo in considerazione: l’attuale capacità di lavorazione delle attività e delle risorse assegnate a ogni fase. L’aspettativa era che le pratiche post automazione costassero almeno 3 € in meno a pratica e che l’attività oggetto della robotizzazione durasse in media 2 gg in meno.
È stato quindi possibile realizzare un’analisi What if tra il comportamento del processo precedente alla simulazione di robotizzazione e il processo simulato ed è stata attuata la robotizzazione effettiva, procedendo tramite la soluzione Automation Anywhere.
A questo punto, in automatico myInvenio riesce a recepire i log della robotizzazione e derivare il processo completo. Con l’approccio orientato al miglioramento continuo, tramite le viste e le dashboard presenti in myInvenio è possibile monitorare: performance, compliance, Roi e Automation Trends.
In particolare, i risultati ottenuti (costo medio risparmiato pari a 3 euro e riduzione dei costi complessivi di circa 120mila euro all’anno) hanno confermato quanto identificato in fase di simulazione.
