Meeting Today, ovvero come fare delle riunioni virtuali un vero strumento di business | ZeroUno

Meeting Today, ovvero come fare delle riunioni virtuali un vero strumento di business

pittogramma Zerouno

Digital360 Awards 2021

Meeting Today, ovvero come fare delle riunioni virtuali un vero strumento di business

Dalla ricerca di Bit4id arriva la soluzione di “videoconferenza certificata” per la gestione in remoto della governance di aziende e istituzioni, con enfasi riposta sulla sicurezza delle operazioni, la gestione delle identità digitali e la validità legale di documenti e firme elettroniche.

01 Set 2021

di Redazione

In seguito all’emergenza Covid-19, l’utilizzo esponenziale delle piattaforme di online meeting anche da parte delle aziende ha svelato quanto risultino cruciali gli aspetti legati alla sicurezza affinché qualsiasi piattaforma possa essere promossa tra gli strumenti di governance e di business a pieno titolo.

Un’esigenza a cui risponde Meeting Today, la soluzione ideata da Bit4id ammessa tra i finalisti ai Digital360 Awards 2021 per la categoria Smart Working e Collaboration. 

La soluzione implementa la possibilità di condurre una videoconferenza certificata, per rispondere alle esigenze di enti e aziende che necessitano di svolgere riunioni e assemblee a distanza, mettendo insieme aspetti quali

  • Verifica delle identità dei partecipanti
  • Rilascio certificati di firma elettronica
  • Audit delle operazioni svolte e efficacia probatoria verso terzi

Meeting Today, inoltre, si distingue dalle piattaforme di online meeting più diffuse per la capacità di offrire l’integrazione completa della parte di video conferenza abbinata alla possibilità di sottoscrizione con firma elettronica online dei documenti a valore legale. 

Le funzionalità di Meeting Today per realizzare assemblee societarie online

Meeting Today è stata sviluppata con l’impiego di un’architettura microservices-based per assicurarne la scalabilità ed è erogata sotto forma di servizio 100% cloud. La soluzione è modulare e scalabile, per cui l’organizzazione cliente acquisisce solo le funzionalità che ritiene opportuno per (ri)strutturare i propri flussi di governance.

Nello specifico, l’efficacia probatoria è garantita dalla validità delle firme elettroniche riconosciuta in tutti i Paesi UE, in ottemperanza al Regolamento eIDAS n. 910/2014.

Inoltre, firma elettronica e marcatura temporale rendono le evidenze raccolte durante l’atto a distanza opponibili a terzi. A completare la specifica dotazione di sicurezza della piattaforma vi è un apposito audit-engine, che assicura la completa tracciabilità delle operazioni memorizzate in maniera protetta. 

In particolare, le videoconferenze condotte con Meeting Today assicurano:

  • check-in all’ingresso con certificazione delle identità dei partecipanti
  • operazioni condivise e registrate su uno o più documenti oggetto del meeting
  • fruizione multipiattaforma e uniformità di user experience da qualsiasi dispositivo, senza limiti di contemporaneità 
  • possibilità di diffondere il meeting in modalità webcasting (real time) o “on demand”;
  • partecipazione via browser senza l’installazione di software (WebRTC)
  • il sistema garantisce inoltre la riservatezza delle sessioni di videoconferenza, in quantoil traffico multimediale è opportunamente criptato per evitare intercettazioni. 

Come si svolge una videoconferenza certificata?

Entrando nello specifico, come avviene processo di videoconferenza? Possiamo articolarlo in quattro fasi distinte.

Fase 1: Registrazione partecipanti e rilascio firma, che si realizza attraverso:

  • Verifica dati anagrafici e documenti d’identità
  • Identificazione partecipanti ed emissione di firma digitale

Fase 2: Svolgimento del meeting, realizzabile attraverso queste azioni:

  • Creazione riunione tramite Smart Calendar
  • Inviti alla videoconferenza tramite email, con link di accesso
  • Identificazione delle parti coinvolte

Fase 3: Firma contestuale dei Documenti, che annovera le seguenti funzionalità:

  • Editing avanzato su file multipli
  • Invito alla firma digitale ai partecipanti
  • Monitoraggio in tempo reale delle operazioni di firma
  • Notifiche e alert automatici

Fase 4: Conservazione Certificata dei Documenti, fase in cui è possibile:

  • Visualizzare e reperire 24/7/365 i documenti sottoscritti digitalmente
  • Inviare la registrazione di meeting e documentazione a tutti i partecipanti
  • Archiviare le evidenze informatiche della sessione svolta
  • Provvedere alla Conservazione a norma dei file

R

Redazione

Nel corso degli anni ZeroUno ha esteso la sua originaria focalizzazione editoriale, sviluppata attraverso la rivista storica, in un più ampio sistema di comunicazione oggi strutturato in un portale, www.zerounoweb.it, una linea di incontri con gli utenti e numerose altre iniziative orientate a creare un proficuo matching tra domanda e offerta.

Argomenti trattati

Approfondimenti

Digital360 Awards

Articolo 1 di 4