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Gestire gli acquisti nella Sanità per contenere i costi mantenendo la qualità

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Interviste

Gestire gli acquisti nella Sanità per contenere i costi mantenendo la qualità

20 Set 2011

di Redazione Digital4

L’utilizzo di tool specifici, accessibili in modalità Software as a Service, consente agli enti pubblici e privati del settore di rendere più efficienti i processi di acquisto, aumentando la visibilità sulla spesa e la flessibilità. Ne parliamo con Marie Madeleine Gianni, Account Director BravoSolution

Cinque miliardi di tagli nella Sanità, che andranno a ridurre le spese sostenute per personale, farmaci, acquisti di beni e servizi in genere. È quanto prevede la recente manovra economica, che punta così a contenere uno dei capitoli più significativi della spesa pubblica italiana, seppure inferiore – in termini di percentuale sul PIL – a quella di molti Paesi europei quali Francia e Germania.


Tagli fortissimi, dunque, che non possono essere applicati indiscriminatamente, ma in modo mirato e selettivo, nel tentativo di incidere il meno possibile sulla qualità del servizio erogato al paziente. Un equilibrio, quello fra spesa e tutela dei cittadini, sempre più difficile da trovare, che richiede una gestione puntuale e attenta.


In questo scenario, le tecnologie possono rappresentare un prezioso alleato per recuperare l’efficienza e la flessibilità necessarie a far quadrare i bilanci. In particolare, notevoli vantaggi possono derivare dall’impiego di appositi strumenti online per la gestione degli approvvigionamenti – utili nel mondo della sanità pubblica come privata, a livello regionale ma anche locale -, a supporto della governance e per rendere più efficienti i processi di acquisto.


«La spesa per beni e servizi – farmaci e dispositivi medici ma anche servizi sanitari e generali – è la seconda voce per importanza dopo il costo del personale: nel nostro Paese vale circa 30 miliardi di euro all’anno – afferma Marie Madeleine Gianni, manager della multinazionale italiana BravoSolution ed esperta di processi di acquisto in Sanità -. Per migliorare il processo di acquisto è possibile utilizzare una serie di strumenti ad hoc, che, anche guardando alle esperienze che abbiamo condotto con alcuni sistemi sanitari a livello internazionale, appaiono di grande interesse ora che le regioni sono chiamate ad una maggiore responsabilizzazione nel controllare il livello di spesa, dovendo rispondere anche economicamente, degli eventuali scostamenti dai “prezzi di riferimento” ministeriali».


Secondo l’autorità di vigilanza di settore, le criticità sono in particolare nella pianificazione dei fabbisogni e nella “compliance contrattuale”; esiste poi il tema importante delle procedure d’urgenza, utilizzate quando non si è pianificato in tempo il fabbisogno e quindi non c’è il tempo per indire la gara. Per razionalizzare la spesa, la manovra del governo punta sull’aggregazione degli acquisti a livello nazionale e regionale e su un maggiore controllo, attraverso la definizione di prezzi standard che dovrebbero essere forniti dall’Osservatorio dell’Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici all’inizio del 2012.


«La nostra sensazione – continua l’esperta – è che i provveditori che gestiscono gli acquisti negli ospedali siano “affogati” da attività burocratiche. Gli adempimenti richiesti sono già tantissimi, e ora c’è un appesantimento burocratico legato anche alla tracciabilità dei pagamenti per qualsiasi livello di spesa, e a tutte le comunicazioni che devono essere fatte all’autorità. Tutto ciò va di fatto a ridurre il tempo per le attività strategiche quali la razionalizzazione e la raccolta dei fabbisogni, la comprensione dei livelli corretti di aggregazione, la pianificazione delle gare. L’impiego delle tecnologie digitali permette di efficientare il processo poiché sveltisce enormemente le attività operative ma, soprattutto, consente alle stazioni appaltanti di avere le informazioni necessarie per decidere rapidamente e al meglio».


L’esperienza che BravoSolution ha maturato nella Sanità del Regno Unito e nella gestione di diverse centrali di acquisto private negli Stati Uniti suggerisce che l’aggregazione è una leva utile ad ottenere efficienze, ma il tema è delicato e non c’è una ricetta unica. «La definizione del livello di aggregazione è strategica, anche in relazione ai mercati di fornitura. Perimetri molto ampi, ad esempio nazionali, rischiano diriservare le opportunità di business solo a fornitori molto grandi, escludendo di fatto gli operatori locali. Quanto al controllo, bisogna sempre ricordarsi che il risparmio è fatto sì da una riduzione del prezzo ma anche da una riduzione delle quantità. Gestendo a livello aggregato una procedura d’acquisto si possono ottenere prezzi estremamente interessanti, ma senza un monitoraggio attento delle modalità di consumo il rischio è di eccedere nelle quantità acquistata e quindi di vanificare lo sforzo fatto con una gara aggregata», puntualizza l’esperta.

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Da sapere


I tool innovativi a supporto del Procurement

Di seguito sono illustrati alcuni fra i più significativi strumenti a supporto dei processi di approvvigionamento, particolarmente utili per l’acquisto di beni e servizi nel settore della Sanità pubblica e privata, per la pianificazione, il controllo e l’efficientamento del processo. Sono strumenti disponibili sul Web, in modalitàcloud, personalizzabili e attivabili nell’arco di poche settimane.


Cruscotto di monitoraggio
Il cruscotto di monitoraggio è uno strumento molto flessibile per la pianificazione delle gare, che consente di ridurre le procedure di urgenza e supportare l’intero processo di spesa. Permette di pianificare le tempistiche di gara, con un meccanismo di retro planning, e viene alimentato con una serie di altri dati, come le scadenze contrattuali e le date di svolgimento e chiusura di gara.

Raccolta dei fabbisogni
Questi strumenti permettono di strutturare l’analisi del fabbisogno da parte dei singoli enti, in modo da aggregare i dati e indire un’unica gara. Rispetto a processi manuali o supportati da strumenti non specifici (ad esempio excel), il tool consente di evitare errori e dimenticanze, di ottenere allineamenti automatici, e avere anche un monitoraggio dell’intero processo.
L’Ente che fa da hub per l’aggregazione, ad esempio la Regione, fissa uno schema di raccolta dei fabbisogni. Ogni Ente locale si collega al portale web per inserire, all’interno della schermata, le quantità e tutte le informazioni che vengono richieste. Tutto quanto viene tracciato: l’ente locale ha uno scandenzario delle attività e l’ente centrale ha visibilità su tutte le informazioni che raccoglie e sullo stato delle risposte: ad esempio, sui 150 enti coinvolti, al momento soltanto 50 hanno risposto, 50 stanno completando e 50 devono essere sollecitati con dei messaggi, attività svolta direttamente dal sistema.


Analisi della spesa
Nell’ambito della pianificazione e controllo, molto utili a livello regionale sono gli strumenti di analisi, che permettono la riclassificazione automatica e aggregazione dei dati – anche se provenienti da fonti disomogenee – in modo che siano utili alle persone che si occupano degli approvvigionamenti per prendere le decisioni su come e quando acquistare: tipicamente i codici di contabilità analitica utilizzati nell’ambito pubblico non hanno una granularità adeguata. Con l’entrata dei prezzi standard, che saranno forniti da inizio 2012 dall’osservatorio dell’autorità di vigilanza su tutte le voci della spesa sanitaria, sarà compito delle regioni verificare che i prezzi praticati all’interno della regione stessa siano coerenti con quelli forniti dall’osservatorio.

Compliance contrattuale
Sempre per la governance e il controllo sono utili gli strumenti per la verifica della compliance contrattuale: permettono di verificare, a fronte di una convenzione o di un accordo quadro che viene stipulato a livello di hub, quanto i singoli punti ordinanti attingono al contratto. Esistono poi strumenti di gestione dei singoli contratti che permettono di seguire il fornitore, la qualità della sua prestazione, la sua performance durante tutto l’arco del contratto e di gestire tutte le tematiche di compliance rispetto ai contratti stabiliti a livello regionale.

Sistema dinamico di acquisizione (SDA)
Il sistema dinamico di acquisizione è uno strumento – per sua natura esclusivamente telematico – previsto dal codice dei contratti pubblici per rendere più flessibile la negoziazione di beni e servizi “tipizzati e standardizzati”. Dopo una fase iniziale di qualificazione del mercato di fornitura e di raccolta delle offerte dette “indicative”, lo SDA permette di lanciare dei “confronti competitivi periodici” nel tempo massimo di quattro anni: si tratta di “minigare”, con bandi semplificati e una gestione molto snella, che possono riguardare anche solo una parte dei prodotti oggetto dello SDA, in particolari ambiti caratterizzati da forti variazioni nel mercato di fornitura (pensiamo ai farmaci “generici”), e che, dunque, conviene rinegoziare più di frequente.

Redazione Digital4

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