Gestione contratti e documenti nelle PMI: è tempo di processi digitali ​

pittogramma Zerouno

Archiva Point Of View

Gestione contratti e documenti nelle PMI: è tempo di processi digitali ​

Adottare una piattaforma per lo sviluppo no code di servizi mirati all’ottimizzazione dei processi rappresenta la soluzione ideale per digitalizzare le PMI: è il caso della proposta di Honu, parte del Gruppo Archiva, pensata per essere utilizzata anche da parte di chi non possiede skill tecniche di alto livello.

12 Mag 2022

di Redazione

Le piattaforme BPM (Business Process Management) sono strumenti trasversali, utili a qualsiasi azienda che si renda conto di avere inefficienze e voglia aumentare la propria produttività. Sfruttando soluzioni in cloud, tali tool possono essere implementati in qualsiasi impresa, anche nelle più piccole, che, per esempio, hanno l’occasione di optare per un approccio incrementale alla digital transformation.

Perché alle PMI serve uno strumento BPM

“Quando veniamo interpellati – racconta Federico Pozzato, Direttore Tecnico di Honu part of Archiva Group – i nostri interlocutori manifestano un problema relativo a un processo, oppure si rendono conto di non raccogliere e utilizzare tutti i dati loro necessari, oppure ancora hanno difficoltà nella condivisione della conoscenza o di trasparenza delle attività. Grazie ai sistemi BPM è possibile creare workflow ripetitivi, standardizzati, che coinvolgono solo le persone che si occupano di un certo lavoro permettendo di prevenire errori e colli di bottiglia. Impostando specifiche regole di validazione, si può essere certi di contare su documenti completi e correttamente impostati, così come su processi che rispondono a predefiniti livelli di qualità”.

Per portare qualche esempio concreto, basti pensare alla digitalizzazione del processo di approvazione delle fatture, così come alle verifiche di conformità di prodotto o anche, guardando al dipartimento IT o del customer care, alla gestione dei ticket, all’onboarding delle persone da parte dell’ufficio risorse umane.

“Tutti questi – specifica Loris Marchiori, Corporate Communications Director di Archiva Group – sono processi in carico a un determinato ufficio ma che coinvolgono diverse persone le cui responsabilità sono fondamentali perché il processo stesso venga portato a termine. Essere veloci e precisi nello scambio di informazioni e nel passaggio di documenti permette di essere più produttivi”. “Oltre a questo – aggiunge Federico Pozzato, Direttore Tecnico di Honu – è importante ricordare che uno strumento BPM consente di guidare gli utilizzatori, fa si che siano più precisi e tempestivi e li pone al riparo da imprecisioni e errori di distrazione”. “Infine – dice Marchiori – l’adozione di piattaforme BPM comporta l’ulteriore vantaggio di aumentare la collaborazione tra gli addetti evitando di ricorrere a mezzi (e-mail, telefono o, peggio, passaparola) che rischiano di rallentare o bloccare le attività”.

Il valore di una piattaforma di BPM no code evoluta

In questo contesto, l’offerta sul mercato di prodotti no code promette un processo di digitalizzazione decisamente più facile, anche per le realtà, come spesso capita nelle PMI, che non possono contare su grande numero di figure tecniche. A fronte di una transizione verso il digitale che necessariamente deve avvenire in tutte le aziende, il no code favorisce la velocità nel rilasciare nuove applicazioni. Tanti processi aziendali devono infatti essere modificati e sostituiti con modalità aggiornate di lavoro. L’obiettivo è la competitività, la soddisfazione di clienti sempre più esigenti, ed è fondamentale riuscirci in fretta, senza sottostare ai tempi del dipartimento IT.

Grazie al no code, ciascuna business unit può operare in autonomia nella realizzazione di servizi (per esempio, il flusso di approvazione di un contratto) ed eventualmente nell’allinearli rispetto agli obiettivi di business, nell’ottica di un miglioramento continuo, senza sottrarre tempo al CIO che potrà dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto. Se la piattaforma di sviluppo no code include tecnologie d’automazione, le imprese poi avranno la preziosa opportunità di delegare alle macchine le attività a basso valore aggiunto. Grazie a tecniche di RPA (Robotic Process Automation) i software possono, infatti, occuparsi di task ripetitivi dal data entry in poi per far lavorare bene le persone.

Effettuata, dunque, la scelta di usare una piattaforma di sviluppo no code evoluta, fanno notare da Archiva, la difficoltà maggiore non è tecnologica, ma è solo quella legata alle persone e alla loro volontà di mettersi attorno a un tavolo con i colleghi per osservare nel dettaglio i processi e capire come condurli nel modo migliore. “Lato IT – prosegue Pozzato – non resterà poi che verificare le opportune integrazioni di dati, in base all’ambiente applicativo esistente, e le misure di sicurezza”.

La risposta di Archiva Group e Honu

Una squadra di specialisti multidisciplinare che include esperti ingegneri gestionali focalizzati su tecnologie e best practice per rendere più efficienti i processi delle aziende: forte di queste competenze Archiva Group presenta la propria proposta di piattaforma no code, Kissflow, con Honu. Tale soluzione permette alle imprese, qualsiasi siano le loro dimensioni e skill interne, di rinnovare le proprie procedure all’insegna dell’efficienza. “I pilastri su cui poggia la mission di Archiva Group – sottolinea Marchiori – sono tre. Digital, Digitalize e Trasformation. Sul primo fronte l’impegno è quello di liberare il dato dalla sua forma analogica, per quanto riguarda il secondo, il fine è la digitalizzazione dei processi (e proprio in tale contesto si inserisce Honu) infine facciamo tutto il lavoro di consulenza in ambito change management, perché tuuti devono essere parte del cambiamento.

Tra gli obiettivi fondamentali che stanno alla base della mission di Honu vi è quello di abilitare un moderno digital workspace che risponda ai concreti bisogni delle aziende, accrescendo l’engagement delle persone. Alla luce di questa premessa si intende l’acronimo Kiss (Keep It Simple & Smart) che caratterizza il nome della piattaforma no code proposta dall’azienda. Si tratta di una soluzione che consente una gestione digitale e automatizzata dei processi, che agevola il project management e anche uno scambio più efficace e tracciabile delle comunicazioni.

Più nello specifico, Kissflow consente di gestire dati con facilità e di snellire e automatizzare i processi; aumenta la trasparenza dei flussi di lavoro anche mediante app personalizzate; inoltre, genera report customizzati in base ai dati raccolti. Secondo stime compiute da Archiva Group, l’adozione di Kissflow determina un incremento della produttività (sul singolo processo) fino al 52% e un 46% medio nell’apprezzamento dell’esperienza d’uso da parte dell’utente.

R

Redazione

Nel corso degli anni ZeroUno ha esteso la sua originaria focalizzazione editoriale, sviluppata attraverso la rivista storica, in un più ampio sistema di comunicazione oggi strutturato in un portale, www.zerounoweb.it, una linea di incontri con gli utenti e numerose altre iniziative orientate a creare un proficuo matching tra domanda e offerta.

Argomenti trattati

Aziende

A
Archiva

Articolo 1 di 5