Fondata a Casalbuttano (CR) oltre settant’anni fa, Trasmec è un’eccellenza italiana storica del settore metalmeccanico. Negli anni, l’azienda ha saputo evolversi fino a diventare una realtà multinazionale con quattro sedi produttive distribuite tra Italia, Romania, Cina e India. Una crescita costante, che ha portato questa realtà a conduzione familiare a rafforzare la propria presenza globale e ad aprirsi con determinazione all’innovazione.
Oggi Trasmec è protagonista di un’importante fase di trasformazione organizzativa e digitale, per affrontare le nuove sfide del mercato con strumenti più moderni, agili e interconnessi.
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Chi è Trasmec
Il core business dell’azienda non è legato alla semplice produzione di macchinari, ma alla capacità di offrire soluzioni meccaniche complesse realizzate su misura. Ecco perché la gestione di ogni singola commessa si traduce in un flusso documentale molto articolato, da presidiare con attenzione in ogni sua fase.
“Fino a poco tempo fa – racconta in questo video Stefano Ferrari, Technical Sales di Trasmec – utilizzavamo semplici cartelle Windows che non permettevano la ricerca rapida dei file relativi a una commessa, aumentando la possibilità di errore”. Un Document Management poco efficiente, quindi, che rendeva praticamente impossibile garantire la dovuta tracciabilità.
Traccibilità completa dei workflow
Per risolvere queste criticità, Trasmec ha avviato un processo di software selection durato diversi mesi, al termine del quale ha individuato in Konica Minolta il partner tecnologico a cui affidare la transizione dell’azienda verso un sistema di gestione documentale più automatizzato e smart.
“Ci è stata presentata una soluzione estremamente innovativa, semplice da usare e molto veloce nella ricerca dei documenti tra i vari reparti aziendali”, evidenzia il manager.
La tecnologia adottata è M-Files, una piattaforma di gestione documentale che integra funzionalità di intelligenza artificiale e riconoscimento ottico dei caratteri. M-Files consente di organizzare e ricercare i file non in base alla loro posizione nei sistemi informativi aziendali ma attraverso l’analisi del loro contenuto e dei metadati associati. Oltre ad abilitare la ricerca intelligente dei documenti, M-Files, utilizzato in abbinamento al motore di Robotic Process Automation di Konica Minolta, consente a Trasmec di modellare e riprogettare i workflow operativi rendendo tracciabili tutte le fasi del processo di gestione della commessa per garantire maggiore efficienza, precisione e qualità.
“Oltre alla ricerca rapida, il software consente anche la creazione di flussi di lavoro e sistemi di notifica per tutti gli utenti coinvolti, così da garantire l’esecuzione tempestiva delle attività assegnate e migliorare l’iter di approvazione”, sottolinea Ferrari.
I vantaggi ottenuti da Trasmec: efficienza, semplificazione e precisione
La prima fase del progetto ha coinvolto il reparto vendite, dove la gestione dei documenti è un’attività particolarmente complessa. Trasmec ha potuto toccare con mano i benefici della digitalizzazione già nei primi mesi di utilizzo: “La documentazione che riceviamo o produciamo per il cliente è molto eterogenea – osserva – e M-Files ci ha permesso di archiviare i file in modo semplice e intuitivo, ma soprattutto di ritrovarli rapidamente attraverso i metadati”.
Grazie alla nuova piattaforma, è stato possibile semplificare l’intero ciclo di gestione delle offerte commerciali, migliorando la comunicazione interna e riducendo il rischio di errori. “La gestione della commessa nella fase pre-ordine è diventata estremamente più semplice e tutto il flusso di lavoro è più fluido e tracciabile, anche tra reparti diversi”.
Verso una digitalizzazione completa
Trasmec ha già definito un piano di estensione progressiva dell’utilizzo della piattaforma M-Files agli altri reparti aziendali, con l’obiettivo di rendere sempre più integrati e automatizzati i flussi documentali interni. “Il prossimo sarà il reparto tecnico, dove verrà digitalizzata la gestione di tutta la documentazione tecnica, dai file 2D e 3D ai file STEP, fino ai manuali. A seguire, implementeremo la soluzione anche negli ambiti del servizio clienti, della logistica e della gestione della qualità”, assicura il manager.
La direzione è chiara: ridurre al minimo gli errori, aumentare il controllo e migliorare l’esperienza operativa in ogni fase della produzione e dell’erogazione del servizio.
Ma il progetto non si esaurisce ai soli confini nazionali. “Abbiamo in programma di estendere la piattaforma anche alle tre sedi estere, in Romania, Cina e India. Il software è facilmente interfacciabile con i sistemi locali e può essere implementato con grande facilità”, conclude Ferrari.
