Gestire in modo efficace progetti e risorse è oggi un imperativo strategico per ogni impresa. Che si tratti di iniziative di trasformazione digitale, sviluppo prodotto o cambiamento organizzativo, la capacità di pianificare, monitorare e coordinare le attività è sempre più determinante per raggiungere obiettivi di business. In questo senso, i software per gestione progetti rappresentano strumenti chiave per abilitare efficienza, trasparenza e collaborazione, offrendo un supporto concreto alla governance delle iniziative aziendali.
Indice degli argomenti
Cosa sono i software per gestione progetti e come funzionano
I software per gestione progetti (Project Management Software, PMS) sono piattaforme digitali progettate per aiutare le organizzazioni a pianificare, eseguire e monitorare le attività legate a progetti di varia natura. Questi strumenti offrono funzionalità che spaziano dalla definizione delle milestone alla gestione delle risorse, dal monitoraggio del budget alla reportistica avanzata.
Il loro valore risiede nella capacità di centralizzare tutte le informazioni progettuali, facilitare il coordinamento tra team anche distribuiti e offrire visibilità in tempo reale sull’avanzamento delle iniziative. Molti di questi software si integrano con altri sistemi aziendali – come soluzioni ERP, CRM o strumenti di collaborazione – per garantire una visione unificata e aggiornata dei progetti.
L’evoluzione dei software per gestione progetti: verso le tecnologie di Adaptive Project Management and Reporting
Il mercato dei software per la gestione progetti sta attraversando una fase di profonda trasformazione, guidata dall’esigenza di adattarsi a un ambiente lavorativo sempre più dinamico e distribuito. In questo contesto, le tecnologie di Adaptive Project Management and Reporting (APMR) stanno emergendo come risposta a queste nuove sfide, offrendo soluzioni in grado di supportare molteplici modelli di delivery e ottimizzare le pratiche di project management in tutta l’organizzazione.
Queste piattaforme promuovono la collaborazione continua e l’unificazione di team diversi e distribuiti, adattandosi ai cambiamenti nelle esigenze dei clienti e negli approcci di governance attraverso molteplici design organizzativi e modelli operativi.
Una tendenza chiave evidenziata è la necessità di strumenti che possano integrare pratiche di sviluppo tradizionali con metodologie agili, adattive e ibride, mantenendo al contempo alti livelli di produttività. La complessità dei modelli operativi multipli all’interno delle organizzazioni rende cruciale, ma allo stesso tempo difficile da realizzare, un approccio di governance appropriato. Per guidare i risultati a livello organizzativo, le tecnologie APMR devono supportare un processo decisionale adattivo senza incorrere in ulteriore burocrazia.
Le funzionalità imprescindibili per questo tipo di soluzione includono:
- Supporto al lavoro multi-metodologia all’interno dello stesso strumento
- Capacità di gestione della domanda e delle risorse
- Funzionalità di tracciamento e reporting sul valore per supportare il processo decisionale tattico
Le sfide principali che emergono riguardano la capacità di questi strumenti di ottimizzare la gestione complessiva dei progetti e delle risorse, promuovere una continua reattività e soddisfazione del cliente, adattarsi ai cambiamenti nelle esigenze dei clienti e basare gli approcci di esecuzione sulle percezioni del time-to-value dei loro clienti.
In questo contesto, l’integrazione di tecnologie come l’intelligenza artificiale e l’automazione dei processi robotici (RPA) sta diventando sempre più cruciale, con i fornitori che stanno investendo pesantemente in queste aree per differenziarsi e offrire valore aggiunto ai propri clienti.
Software per gestione progetti: analisi dei leader di mercato
Nel panorama dei software per la gestione progetti, Gartner (Gartner, Magic Quadrant for Adaptive Project Management and Reporting) ha identificato diversi leader di mercato che si distinguono per la loro capacità di esecuzione e completezza di visione.
Planview
Planview, con la sua soluzione AdaptiveWork, offre un’ampia gamma di funzionalità per la gestione di progetti e attività lavorative, con una strategia di prodotto fortemente orientata all’implementazione dell’intelligenza artificiale.
L’azienda ha dimostrato una notevole comprensione del mercato, utilizzando un approccio multicanale per coinvolgere diversi influencer e rispondere alle esigenze del mercato attraverso un programma di rilasci settimanali. AdaptiveWork è disponibile e supportato in diverse lingue, facilitando l’adozione da parte di organizzazioni multinazionali.
Dal punto di vista delle funzionalità, il prodotto si distingue per capacità di integrazione, gestione delle risorse, gestione finanziaria e supporto per metodologie multiple.
L’impegno di Planview nell’innovazione è evidente nel suo piano di investimenti sostanziali nell’AI, anche se l’impatto effettivo di queste tecnologie sulla produttività dei clienti resta da verificare completamente.
Un aspetto da considerare per i potenziali clienti è la complessità del processo di configurazione di AdaptiveWork, che potrebbe ritardare il raggiungimento di benefici immediati. Nonostante ciò, la flessibilità offerta da questa configurabilità è un vantaggio per le organizzazioni che necessitano di soluzioni altamente personalizzate.
Planisware
Planisware Orchestra si distingue per la sua capacità di soddisfare un’ampia gamma di esigenze nella gestione di progetti e attività lavorative, rivolgendosi principalmente a organizzazioni di medie e grandi dimensioni in vari settori, tra cui servizi finanziari e manifatturiero.
La roadmap di prodotto di Planisware Orchestra si concentra su miglioramenti significativi dell’esperienza utente, implementazione di capacità legate agli obiettivi e risultati chiave (OKR), tracciamento automatizzato degli effort lavorativi, nuovi moduli e funzionalità potenziate dall’intelligenza artificiale, come l’analisi delle risorse in bottleneck.
Un punto di forza notevole di Planisware segnalato da Gartner è la sua reattività alle esigenze del mercato: l’azienda mantiene un consiglio consultivo dei clienti e un gruppo di lavoro sulle best practice per garantire l’allineamento tra la roadmap di prodotto e le aspettative dei clienti nel mercato APMR. Questo approccio customer-centric si riflette nella capacità di Planisware Orchestra di rimanere al passo con le tendenze di mercato e tecnologiche.
Per quanto riguarda il pricing, la struttura di Planisware include un costo di hosting privato oltre alle licenze basate sui ruoli, che potrebbe risultare oneroso per alcuni potenziali clienti, nonostante l’opzione di acquistare un “pacchetto essenziale”.
Planisware Orchestra rimane una soluzione robusta e ben posizionata nel mercato APMR, particolarmente adatta per organizzazioni che cercano una piattaforma completa e scalabile per la gestione di progetti complessi in ambienti multinazionali.
monday.com
monday.com si posiziona come soluzione software low-code e offre capacità avanzate di gestione progetti e attività, particolarmente adatte alle esigenze di team distribuiti che utilizzano metodologie ibride.
L’azienda ha dimostrato una notevole espansione geografica, con data center negli Stati Uniti, nell’Unione Europea e nell’area Asia-Pacifico, garantendo supporto localizzato, storage e larghezza di banda allineati alle esigenze regionali.
La roadmap di prodotto dell’azienda è ben definita, con investimenti che includono progressi nell’intelligenza artificiale, insights sulla delivery agile e dashboard avanzate.
monday.com sta rapidamente espandendosi in aree adiacenti al mercato APMR, come la gestione dei servizi IT e il CRM, il che potrebbe potenzialmente limitare gli investimenti in capacità specifiche per l’APMR.
Un aspetto da considerare è che il prodotto di monday.com è interamente ospitato sull’infrastruttura di Amazon Web Services e non offre un’opzione on-premise.
monday.com rimane comunque una scelta solida per le organizzazioni che cercano una piattaforma flessibile e scalabile per la gestione di progetti e attività, particolarmente adatta a team distribuiti e ambienti di lavoro ibridi. La sua continua innovazione nell’ambito dell’AI e dell’analisi dei dati, unita a un’interfaccia utente intuitiva, la posiziona favorevolmente per affrontare le sfide future nel campo dell’APMR.
Asana
Asana è una soluzione focalizzata sulla gestione del lavoro e sulla collaborazione efficace per vari tipi di attività. La piattaforma si rivolge a un’ampia gamma di settori, gestendo esigenze lavorative sia IT che non IT, con una presenza geografica diversificata supportata da uffici e partner in tutto il mondo.
Un punto di forza significativo di Asana è la sua roadmap di prodotto, che prevede miglioramenti frequenti con rilasci almeno mensili, accompagnati da note di rilascio dettagliate e video di formazione. Questo approccio all’innovazione continua si riflette nella recente spinta verso le funzionalità di IA, con miglioramenti alle capacità APMR e piani per utilizzare l’IA nella prioritizzazione, nella gestione della capacità e nel reporting.
L’esperienza del cliente è un altro aspetto in cui Asana si distingue in positivo, ottenendo costantemente alti punteggi in termini di soddisfazione del cliente. Questo focus sul cliente si manifesta anche nella traduzione della piattaforma in molte lingue, rendendola una soluzione ottimale a livello internazionale.
Tuttavia, ci sono alcune considerazioni da tenere presenti. La strategia di mercato di Asana, che si presenta come fornitore sia di strumenti di gestione dei progetti che di gestione collaborativa del lavoro, combinata con un focus ampio su vari settori e una strategia di acquisizione dei clienti generalista, potrebbe non attrarre acquirenti alla ricerca di soluzioni più specifiche. Inoltre, la struttura dei prezzi di Asana richiede l’acquisto di piani più costosi per accedere alle funzionalità che gli utenti enterprise necessitano per soddisfare le capacità previste in uno strumento APMR.
Nonostante queste sfide, Asana rimane una scelta solida per le organizzazioni che cercano una piattaforma versatile e user-friendly per la gestione del lavoro e la collaborazione, particolarmente adatta a team distribuiti e ambienti di lavoro dinamici.
Wrike
Wrike si posiziona come Visionary, e non come Leader nel Magic Quadrant di Gartner per l’Adaptive Project Management and Reporting (APMR), ma ha ottenuto valutazioni molto alte nell’analisi delle Critical Capabilities di Gartner (Gartner, Critical Capabilities for Adaptive Project Management and Reporting), distinguendosi per la sua piattaforma focalizzata sull’abilitazione di una collaborazione efficace tra team aziendali.
La soluzione Wrike si rivolge principalmente a organizzazioni di medie e grandi dimensioni in settori quali manifatturiero, retail e media, offrendo funzionalità avanzate per la gestione di progetti complessi in ambienti distribuiti.
L’innovazione di prodotto è un punto di forza significativo per Wrike. Attraverso la sua architettura Lightspeed e la suite Work Intelligence, l’azienda ha notevolmente rivisto il suo prodotto per ottimizzare l’interfaccia utente e fornire funzionalità basate sull’IA, inclusa la previsione dei rischi e la creazione automatica di attività da note.
La roadmap di prodotto di Wrike si concentra su miglioramenti incentrati sulla produttività, con particolare attenzione a un’esperienza utente ottimizzata, funzionalità potenziate dall’IA, capacità di gestione dei prodotti e mappatura delle competenze delle risorse. Wrike dimostra una solida comprensione del mercato APMR, sfruttando le sue community di utenti per identificare le tendenze di mercato. Questo ha portato a miglioramenti pianificati che aiuteranno i clienti a operazionalizzare l’IA per la gestione dei progetti, supportare modalità di lavoro agili in tutta l’azienda e gestire iniziative basate sul valore.
Tuttavia, ci sono alcuni aspetti da considerare. A seguito dell’acquisizione da parte di Symphony Technology Group nel 2023, Wrike ha sostenuto significativi costi di ristrutturazione, anche se l’azienda rimane cash-flow positiva e prevede una diminuzione di questi costi fino al 2025. Dal punto di vista dell’esperienza cliente, alcuni utenti segnalano prestazioni inconsistenti tra le versioni desktop e mobile di Wrike, e alcuni team agili indicano che le metriche standard sono ancora in fase di sviluppo all’interno del prodotto. Il modello di business di Wrike non offre un’opzione di licenza on-premise. Inoltre, l’accesso a un set di integrazioni più robusto e a funzionalità avanzate di pianificazione della capacità delle risorse è disponibile solo a costo aggiuntivo o ai livelli di licenza Business, Enterprise e Pinnacle.
In conclusione, Wrike rimane una scelta solida per le organizzazioni che cercano una piattaforma flessibile e ricca di funzionalità per la gestione di progetti e la collaborazione tra team, particolarmente adatta a ambienti di lavoro distribuiti e complessi.
Il futuro dei software per gestione progetti
L’innovazione nel campo dei software per la gestione progetti sta procedendo a ritmo serrato, con i principali attori del mercato che puntano su roadmap di prodotto ambiziose e orientate al futuro. In questo contesto, come già accennato, l’intelligenza artificiale e il machine learning stanno emergendo come pilastri fondamentali di queste strategie di innovazione.
Ad esempio, Planview sta investendo nelle capacità di AI per AdaptiveWork, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza e supportare il processo decisionale.
Oltre all’AI, un’altra area di innovazione chiave è l’integrazione e l’interoperabilità. Wrike, ad esempio, sta lavorando per fornire un set di integrazioni più robusto, riconoscendo l’importanza di connettere i sistemi di gestione dei progetti con altri strumenti aziendali critici. Allo stesso modo, Planisware Orchestra sta investendo nel miglioramento dell’esperienza utente, oltre a sviluppare nuove funzionalità OKR, tracciamento automatizzato dello sforzo lavorativo e funzionalità potenziate dall’AI.
Infine, c’è una crescente attenzione alla scalabilità e alla flessibilità. Fornitori come monday.com stanno lavorando per semplificare la configurazione e standardizzare i processi, permettendo ai loro strumenti di adattarsi più facilmente a diverse scale e tipi di organizzazioni.
Queste roadmap di prodotto riflettono un futuro in cui i software per la gestione dei progetti saranno più intelligenti, più integrati, più user-friendly e più adattabili che mai, pronti a affrontare le sfide di un ambiente di lavoro in rapida evoluzione.
Considerazioni per la scelta di un software per gestione progetti
La selezione di un software per la gestione progetti è un processo critico che richiede un’attenta valutazione di molteplici fattori. È importante considerare non solo le funzionalità attuali, ma anche la visione futura e la capacità di innovazione dei fornitori.
Un aspetto fondamentale da valutare è l’allineamento del software con le esigenze specifiche dell’organizzazione. Ad esempio, Planview AdaptiveWork offre una gamma completa di funzionalità, ma alcune organizzazioni potrebbero trovare la sua configurazione complessa, il che potrebbe ritardare i guadagni di valore immediati. D’altra parte, strumenti come monday.com offrono una maggiore semplicità e facilità d’uso, ma potrebbero mancare di alcune funzionalità avanzate richieste da organizzazioni più grandi o complesse.
La scalabilità e la flessibilità, come già accennato, sono altri fattori cruciali da considerare. Fornitori come Wrike offrono soluzioni che possono adattarsi a diverse scale organizzative, dal piccolo team all’intera impresa. Tuttavia, è importante notare che alcune funzionalità avanzate potrebbero essere disponibili solo a livelli di licenza più elevati, il che potrebbe influire sul costo totale di proprietà.
L’integrazione con altri sistemi aziendali è un altro aspetto critico. Molti fornitori, come Planisware, stanno investendo in capacità di integrazione avanzate. È essenziale valutare quanto bene un potenziale software si integrerà con i sistemi esistenti dell’organizzazione, come ERP, CRM o strumenti di collaborazione. La presenza geografica e il supporto linguistico sono considerazioni importanti per le organizzazioni multinazionali.
L’adozione di tecnologie emergenti come l’AI e il ML è un altro fattore da considerare. Mentre molti fornitori stanno investendo pesantemente in queste aree, il grado di maturità e l’effettivo valore aggiunto di queste funzionalità possono variare significativamente. È importante valutare non solo le promesse future, ma anche le capacità attuali e i casi d’uso reali.
Infine, il modello di prezzo e la struttura delle licenze sono aspetti critici da valutare. Alcuni fornitori offrono modelli di prezzo basati su utenti illimitati, che potrebbero essere vantaggiosi per organizzazioni più grandi.
In conclusione, la scelta di un software per la gestione progetti dovrebbe basarsi su una valutazione olistica che consideri le esigenze attuali e future dell’organizzazione, la facilità d’uso, la scalabilità, le capacità di integrazione, il supporto geografico e linguistico, l’adozione di tecnologie emergenti e il modello di prezzo.
