La digitalizzazione dei documenti doganali è un tema prioritario per le imprese italiane che operano sui mercati extra UE. Sotto la spinta del boom dell’e-commerce e della riforma doganale dell’Unione Europea, oggi la gestione delle dichiarazioni di import, export e transito tramite modelli elettronici, in sostituzione di quelli cartacei, è un obbligo anche in Italia.
Per le aziende questo significa dover ripensare completamente i propri processi operativi: dall’accesso quotidiano al portale ADM dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, al download manuale di ogni documento, fino all’archiviazione conforme e alla riconciliazione con i sistemi gestionali interni. Un carico di lavoro che, se gestito in modo tradizionale e non integrato, rischia di trasformarsi in un collo di bottiglia operativo, con la conseguenza di un aumento degli errori – derivanti da incongruenze nei dati, documenti mancanti o non riconciliati con i sistemi gestionali -, ritardi nelle spedizioni e contenziosi e maggior complessità nei processi di audit – con documentazione “dispersa” tra sistemi diversi e la difficoltà nel reperire informazioni durante controlli fiscali o doganali.
È proprio in questo contesto che nasce ADMFlow, il servizio sviluppato da Horsa Flow e Konica Minolta pensato per trasformare un obbligo normativo in un’opportunità di automazione endtoend dei processi doganali.
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Digitalizzazione dei documenti doganali: dai vincoli normativi alla spinta verso l’efficienza
Negli ultimi anni, l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli ha accelerato il percorso di digitalizzazione delle dichiarazioni introducendo sistemi come AIDA (Automazione Integrata Dogane e Accise) 2.0 o AES (Automated Export System) che prevedono l’uso esclusivo di documenti elettronici per import, export e transito delle merci.
«Le nuove regolamentazioni sulle pratiche doganali prevedono che lo scambio di documenti e informazioni debba avvenire integralmente in via digitale e non più in formato cartaceo. Questo trova impreparate molte aziende, soprattutto in un Paese dove le attività di export del Made in Italy sono preponderanti nella nostra economia», spiega Luciano Balzarini, Managing Director di Horsa Flow.
ADMFlow nasce per colmare questo gap. Si tratta di una soluzione intelligente per gestire l’intero ciclo di vita dei documenti doganali, che si installa accanto ai sistemi ERP, ai repository documentali e alle piattaforme di conservazione digitale già in uso senza richiedere cambiamenti sostanziali nei processi correnti, garantendo una convergenza seamless dei dati doganali nei flussi operativi esistenti.
****qui foto Balzarini
Cosa fa ADMFlow
Con ADMFlow, la digitalizzazione dei documenti doganali non rappresenta un semplice adempimento burocratico, ma un’occasione per ripensare l’intera filiera operativa legata alle attività di import-export, storicamente caratterizzata da processi manuali, frammentati e ad alto rischio di errore, garantendo la massima efficienza.
Il servizio gestisce l’autenticazione automatica tramite SPID al portale ADM; il monitoraggio in tempo reale dei codici MRN (Movement Reference Number, i codici alfanumerici univoci assegnati alle merci in transito o esportate dall’Unione Europea); l’estrazione dei metadati, il download e la classificazione automatica dei documenti sulla base delle informazioni rilevanti; la riconciliazione (allineamento automatico tra documenti doganali e dati dei sistemi aziendali), la tracciabilità completa delle pratiche e la conservazione digitale a norma. Il tutto senza alcuna necessità di intervento manuale.
«Il servizio è plugandplay, con personalizzazioni estremamente contenute e connettori ai principali gestionali, repository documentali e sistemi DMS garantendo l’integrazione della gestione di bolle e spedizioni nell’ERP e la riconciliazione con i dati amministrativi e fiscali», puntualizza Balzarini.
In questo ecosistema di automazione intelligente, Connètto di Konica Minolta opera come layer di integrazione e orchestratore di processi collegando ADMFlow agli altri sistemi aziendali e abilitando un modello scalabile di automazione della compliance.
I vantaggi della digitalizzazione dei documenti doganali
La trasformazione digitale dei processi doganali genera benefici immediati e misurabili per le aziende che operano nel commercio internazionale.
«Il primo beneficio è senza dubbio la riduzione drastica dei tempi di gestione – evidenzia Massimiliano Macchia, Corporate & Public Administration Direct Sales Director di Konica Minolta Business Solutions Italia –. L’automazione end-to-end elimina molte attività ripetitive e libera il personale da compiti a basso valore aggiunto riducendo drasticamente il rischio di errori umani, incongruenze, perdite di documenti o gap di riconciliazione che possono portare a sanzioni o rallentamenti nei flussi di importazione ed esportazione».
La riconciliazione automatica con i dati di processo rappresenta un elemento di grande valore per chi adotta ADMFlow, che consente di allineare in modo puntuale documenti doganali, fiscali e amministrativi supportando correttamente processi fondamentali come la dimostrazione dell’esenzione IVA sulle esportazioni.
****qui foto Macchia
Un modello scalabile di automazione della compliance
La collaborazione tra Konica Minolta e Horsa Flow nasce ben prima di ADMFlow e si fonda su una visione condivisa: accompagnare le aziende lungo percorsi di trasformazione digitale reali, misurabili e sostenibili nel tempo. «Da tempo collaboriamo con Konica Minolta su progetti in cui le nostre value proposition risultano sinergiche – osserva Balzarini –. Con il lancio di ADMFlow questa alleanza si è ulteriormente rafforzata attraverso una strategia di go-to-market congiunta».
«Siamo entrambe realtà che mirano alla concretezza – osserva Macchia, sottolineando la complementarità tra le offerte e le competenze dei due partner –. Horsa Flow porta in dote la conoscenza approfondita dei processi verticali e della Intelligent Business Automation, con un focus particolare su Information Management, conservazione digitale e reingegnerizzazione dei processi integrando AI dove necessario e conveniente. Konica Minolta contribuisce, da parte sua, contribuisce a questa iniziativa con il forte knowhow progettuale negli ambiti della digitalizzazione documentale, della Robotic Process Automation e delle soluzioni di orchestrazione dei flussi informativi, garantendo la capacità di connettere tutti gli elementi di novità con quanto il cliente ha già in casa e tradurla in soluzioni pronte all’uso».
Digitalizzazione dei documenti doganali: un modello versatile
La partnership tra Konica Minolta e Horsa Flow non si limita solo all’automazione della gestione dei documenti di import-export e transito, ma guarda a un portafoglio più ampio di soluzioni verticali per la compliance e l’automazione.
Il framework alla base di ADMFlow, infatti, è pensato per essere replicabile anche in altri ambiti normativi, dalla gestione dei rifiuti tramite il portale RENTRI al bilancio di sostenibilità e, più in generale, agli scenari ESG.
«Nel corso dell’anno – promette Balzarini – lanceremo altri servizi legati alla Business Automation e alla compliance», lasciando intendere un ampliamento del portafoglio di soluzioni congiunte.
«Stiamo già lavorando allo studio di nuove soluzioni integrate che sfruttano appieno le potenzialità di Connètto come layer di orchestrazione in grado di governare processi sempre più articolati e interconnessi – conclude Macchia –. L’obiettivo è costruire un ecosistema di servizi digitali verticali che, partendo dai processi reali delle aziende e dalle loro criticità concrete, generino valore tangibile attraverso automazione, integrazione e conformità normativa garantita».
Per comprendere a pieno i vantaggi della digitalizzare la gestione delle bolle doganali rendendola tracciabile e conforme al Codice Doganale dell’Unione Europea, Konica Minolta e Horsa Flow hanno organizzato per il prossimo 26 febbraio un webinar. La partecipazione è gratuita e consente di scoprire come automatizzare l’intero flusso documentale dei processi di import-export riducendo errori, tempi operativi e rischi di non conformità – e con questi anche contestazioni e sanzioni.
Il webinar è anche l’occasione per capire come automatizzare l’integrazione e la riconciliazione delle fatture con i dati doganali, garantendo trasparenza, controllo e continuità operativa lungo l’intero ciclo documentale.
Qui trovate tutte le informazioni e il modulo di iscrizione.
