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Gestire il flusso di documenti

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Gestire il flusso di documenti

22 Mag 2005

di Gianni Rusconi

Integrare fra loro archivi cartacei ed elettronici, collegandoli in modo organico ai processi di business che li movimentano. è un compito a cui le imprese italiane stanno ponendo crescente attenzione. quali sono le soluzioni di workflow documentale disponibili oggi? e quali le evoluzioni?

Quali sono i nuovi paradigmi per la gestione dei dati non strutturati in azienda? Perché è necessario guardare al content management come a un concetto che include qualsiasi elemento informativo, dai documenti all’e-mail, dallo storico ai processi?
Tali domande aprono il campo a varie interpretazioni e una di queste riguarda la tendenza al consolidamento fra suite di Content Management e business applications, un approccio integrato che vede per esempio schierati in prima fila Microsoft (www.microsoft.com), per il proprio Content Management Server, e Ibm (www.ibm.it) che, con il lancio di WebSphere Information Integrator, promette supporto esteso ai vari processi di business aziendali combinando all’interno della piattaforma Db2 funzionalità di content management, Web services e tool per la creazione e gestione dinamica dei documenti.
L’analisi di ZeroUno, in questo approfondimento, è focalizzata sull’evoluzione del workflow documentale e su come, in particolare, questa evoluzione risponda all’esigenza di massima interoperabilità con i sistemi It esistenti e i vari applicativi per l’accesso e la distribuzione dei dati.
Integrare fra loro archivi cartacei ed elettronici, collegandoli in modo organico ai processi di business che li movimentano, è un compito a cui le imprese italiane stanno ponendo crescente attenzione anche perché (come si evince da una recente indagine di Idc) l’eccessiva frammentazione delle informazioni presenti in azienda è decisamente un problema generalizzato: circa la metà delle 500 realtà censite ammette infatti di disporre da 2 a 5 archivi cartacei e digitali e circa un terzo oltre i 10.

Il workflow documentale. una nuova fase
La necessità di ricorrere a supporti informatici per abilitare in modo produttivo la gestione delle attività correlate alle “banche dati” sembra quindi un passaggio obbligato e Giancarlo Sassi, Pre-sales Director di FileNet (www.filenet.it) per l’area Southern Europe, Middle East and Africa ce lo ha ribadito con queste parole: “Le aziende stanno lavorando per far leva sul grande patrimonio informativo digitale di cui dispongono, un patrimonio purtroppo spesso “disperso” in diversi sistemi completamente o parzialmente non integrati tra di loro. Lo sforzo che guida i nuovi paradigmi della gestione dei dati non strutturati è quindi quello di definire, attraverso soluzioni dedicate, un linguaggio unico di catalogazione e un singolo punto di accesso ai contenuti e ai documenti che sia il primo passo verso un ‘archivio virtuale’ aziendale costituito da tutte le fonti di informazione rilevanti”.
Riguardo all’evoluzione in corso dei tool per il workflow documentale, Sassi ci ha confermato come oggi “si tenda principalmente verso sistemi sempre più aperti e flessibili, non più confinati e limitati alla classica sfera d’intervento, ma in grado di favorire la gestione dei processi che coinvolgono l’utilizzo di documenti. Il termine workflow documentale è in tal senso obsoleto e ci si muove verso strumenti di Business Process Management, verso funzioni di automazione e controllo cui si affiancano quelle di analisi nell’ottica di supportare il continuo miglioramento dei processi e l’interazione degli stessi con i sistemi e gli utenti”. 
Obiettivi, quelli appena descritti, che FileNet ha cercato di perseguire anche in realtà complesse quali per esempio Poste Italiane, che, centralizzando in una struttura di Crm multicanale oltre 30 suoi call center legati a singole organizzazioni e prodotti (ricorrendo alla soluzione di Ecm di FileNet integrata con sistemi di contact center e knowledge management di altri vendor), ha conseguito benefici evidenti in fatto di contenimento dei costi e riduzione sostanziale dei tempi di ricerca e di smistamento delle informazioni.
L’ultima novità in fatto di soluzioni abilitanti si chiama invece FileNet Records Manager (suite integrata nella piattaforma di Ecm P8) ed è la risposta della società americana a quello che per molti è il punto di svolta vero e proprio delle attività di gestione documentale: il problema della compliance (ovvero l’adeguamento normativo alle varie leggi già o presto in vigore, trasparenza degli atti amministrativi e Basilea II in primis) delle informazioni “sensibili” e la loro trasformazione da dati non strutturati a “record” tracciabili, autenticati e affidabili.
Un altro nome eccellente in materia di Enterprise Content Management, qual è Hummingbird (www.hummingbird.com), ha una ricetta per migliorare la gestione di documenti e contenuti aziendali che parte dalla volontà di valorizzare il proprio portfolio tecnologico grazie a partner specializzati nel campo del document & process management e che trova pieno riscontro nelle funzionalità della suite Enterprise (giunta alla release 2005, che verrà rilasciata entro l’estate). Un sistema a 360 gradi, trasversale quanto a compatibilità garantita alle principali applicazioni di messaging (Microsoft Exchange e Lotus Notes) e in cui convergono strumenti specifici per il knowledge management e la gestione dei processi collaborativi ad elevata automazione, tool di business intelligence e reporting, sistemi di publishing delle informazioni via Internet, Intranet ed Extranet e template volti al rispetto della compliance dei metadati utilizzati.
Marco Arluno, Direttore Marketing di Hummingbird Italia, ha sintetizzato per ZeroUno la vision della società circa l’attuale percezione del fenomeno in seno alle imprese italiane sottolineando innanzitutto come “oggi un’azienda che voglia restare competitiva non può più permettersi di ignorare i processi di comunicazione, sia interni che esterni, e deve assolutamente considerare come parte vitale del patrimonio aziendale l’insieme di dati non strutturati che risiedono all’interno dell’organizzazione. I documenti, laddove sono aggiornati e accessibili, generano conoscenze business-critical che diventano effettivamente una risorsa a supporto di decisioni rapide e corrette ed è quindi necessario acquisire le diverse tipologie di contenuti, organizzarli, produrne copie conformi, controllarne l’accesso e conservarli lungo l’intero ciclo di vita”.
Oggi, come recita una recente indagine a livello mondiale di Gartner citata da Hummingbird, meno del 50% delle aziende dispone di un sistema di Information o Document Management di classe “enterprise” a dimostrazione del fatto che “esistono ampi spazi di crescita in tutti i settori merceologici: il numero di aziende intenzionate a sviluppare soluzioni integrate per la gestione documentale – ha confermato Arluno –  è in rapida crescita ed è lecito aspettarsi risultati importanti anche dai nuovi progetti di digitalizzazione delle attività dell’amministrazione pubblica, vedi per esempio il Codice dell’Amministrazione Digitale. Gestire efficacemente i documenti in via elettronica non comporta vantaggi solo in termini di produttività e costi, ma è anche un passaggio obbligato per ridurre i rischi operativi insiti al valore giuridico che stanno acquisendo i processi di controllo, formazione e pubblicazione delle informazioni”.

Contenuti conformi, integrati e accessibili
Creare, memorizzare, condividere, modificare e distribuire in piena sicurezza le informazioni in un ambiente automatizzato è il vademecum cui tutte le imprese sono invitate a tendere per sviluppare e gestire processi relativi ai contenuti che soddisfino requisiti di carattere normativo, obiettivi di business, standard di mercato e best practice gestionali.
Documentum (www.documentum.com), la divisione di Emc (www.emc.com)  impegnata sul fronte delle soluzioni di Enterprise Content Management, risponde a questi dogmi con un catalogo applicativo in cui spicca fra gli altri Compliance Manager, un tool Web based che, al pari di un’altra soluzione di Virtual Repository che abilita tutti gli aspetti del content management cross-repository, promette di soddisfare i requisiti gestionali e di regolamentazione per tutto il ciclo di vita dei contenuti. Uno strumento che, agli occhi delle aziende, si traduce in funzionalità operative quali la gestione e l’autenticazione degli accessi, l’archiviazione e il recupero dati, le firme elettroniche e la crittografia, la conformità a regolamenti e standard esistenti rispetto a una logica automatizzata di controllo dei documenti che presuppone la creazione di una “knowledge chain” basata su Web.


Giancarlo Sassi
Pre-sales Director di FileNet per l’area Southern Europe, Middle East and Africa


Marco Arluno
Direttore Marketing di Hummingbird Italia


Fabio Carletti
Amministratore Delegato e Direttore Generale Software AG in Italia

Anche Fabio Carletti, Amministratore Delegato e Direttore Generale Software AG (www.softwareag.it) in Italia, ha contributo alla nostra analisi confermandoci come “le aziende gestiscono quotidianamente una quantità elevata di dati distribuiti su diversi contenitori e nei formati più disparati, un’attività che presuppone il convertire i dati in informazioni attraverso supporti tecnologici adeguati. Raccogliere, classificare e indicizzare, catalogare e distribuire in modo efficace ed efficiente dati e contenuti sia strutturati che non, va considerato un bisogno strategico”.
Concretamente un approccio di questo tipo a cosa corrisponde? “Una soluzione di content management che mira a gestire l’intero ciclo di vita del documento – ha precisato Carletti – deve necessariamente garantire la comunicazione con altri sistemi dai quali acquisisce o ai quali distribuisce contenuti: per questo è spesso un progetto di integrazione, all’interno del quale l’obiettivo irrinunciabile è quello di disporre di informazioni aggiornate e reperibili al momento giusto”.  Cogliere vantaggi come quelli descritti, nell’ottica di Software Ag, significa investire in soluzioni architetturali (come Enterprise Information Integrator) che fornisce agli utenti l’accesso in tempo reale e una “single view” delle informazioni  residenti su più sistemi e offre la possibilità di aggregare dinamicamente i dati più disparati, piuttosto che guardare ad applicativi (come Web Content Management, Digital Asset Management ed Enterprise Portal), magari appoggiati a sistemi nativi per la gestione dei dati (come il server Tamino basato su Xml) per la conversione di dati destrutturati in informazioni realmente di valore peri i processi di business aziendali.


Flussi documentali e oltre
C’è chi, ed è il caso di Adobe, fa del documento intelligente (basato sull’integrazione fra tecnologia Xml e Pdf) il paradigma per distribuire logica applicativa all’interno dei processi. Toro Assicurazioni e Inps hanno già sposato questa filosofia e i risultati ottenuti dalla seconda (ridotti da 200 a 80 in un anno i documenti elettronici ad uso del cittadino disponibili sul sito) sono sicuramente un buon biglietto da visita. Altri produttori, come SoftPeople con la piattaforma D-Way, cavalcano invece l’onda sviluppando offerte di document e content management tagliate su misura per Pmi. Altri ancora, vedi il caso di Acp, puntano su soluzioni aperte (Acp WorkFlow, scritto in Java e Xml) per abilitare procedure flessibili di elaborazione di dati non strutturati al servizio dei processi di workflow aziendali. Uno scenario, quello delle soluzioni di gestione documentale, molto eteregoneo, che Giorgio Pocher, presidente della torinese Poker, realtà che sul fronte dell’archiviazione ottica sostitutiva lavora da tempo, ha cercato di inquadrare nel suo insieme: “L’archiviazione documentale è un fattore sensibile perché porta con sé livelli di Roi misurabili per quanto riguarda la gestione analitica di alcuni processi contabili: parliamo di riduzioni del 50% degli spazi fisici dediti alla movimentazione/archiviazione della carta e di abbattimenti del 5% dei costi per addetto e quindi di investimenti che si ripagano in soli 12 mesi. Sono risultati cui nessuna media impresa può rinunciare e la ricerca e l’accesso al dato in modo strutturato diverrà un’esigenza anche per i reparti produttivi e non solo, come si sta verificando ora, per le aree amministrative e di vendita”. E il fattore tanto declamato dell’integrazione con il resto dell’ambiente informativo aziendale? “Se di base c’è una buona integrazione fra i sistemi tutto è più facile ma partendo da una visione centrica del prodotto documentale è possibile pensare a soluzioni software dinamiche capaci di adattarsi con profitto a qualsiasi piattaforma gestionali, anche datata. L’importante è capirne l’importanza strategica a supporto del miglioramento dei processi”. (G.R.)

Adobe acquisisce Macromedia
Adobe ha annunciato l’acquisizione di Macromedia, storica azienda specializzata nello sviluppo di soluzioni per Internet, il cui perfezionamento è atteso per l’autunno 2005 dopo l’approvazione da parte degli azionisti delle due società e le autorizzazioni di legge. L’operazione, del valore di 3,4 miliardi dollari, porterà all’integrazione di entrambe le realtà e dei loro prodotti, integrazione alla quale le due società stanno già lavorando e che, oltre a un’ottimizzazione delle due organizzazioni, aprirà nuove opportunità, come ha dichiarato Bruce Chizen, Ceo di Adobe: “Anche se ci aspettiamo che il team responsabile dell’integrazione saprà identificare opportunità di risparmio prima che l’acquisizione sia perfezionata, la motivazione principale di questa unione è quella di continuare a espandere e far crescere il nostro business all’interno di nuovi mercati”. (P.F.)

Gianni Rusconi

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