Cloud change management: le “5C” per governare il cambiamento

Il cloud change management è il processo attraverso cui le organizzazioni gestiscono e controllano il ciclo di vita dell’adozione dei servizi cloud. Una volta messo a punto, permette di affrontare ogni fase della trasformazione – dalla pianificazione alla piena operatività – senza compromettere la stabilità dei sistemi esistenti.

Dalla migrazione applicativa all’adeguamento normativo, passando per l’introduzione di nuovi workflow, l’approccio più efficace si basa sulle cinque “C” del cloud change management:

• Clarity (Chiarezza)
• Communication (Comunicazione)
• Commitment (Impegno)
• Culture (Cultura)
• Capability (Capacità)

Cinque strategie tra loro interconnesse che aiutano le imprese a rimuovere gli ostacoli, ridurre le interruzioni e accelerare la piena integrazione dei servizi cloud.

Clarity: roadmap, impatti e agilità

La prima sfida è disporre di una visione chiara e condivisa. Il cloud change management richiede un approccio olistico, che consideri tanto gli aspetti tecnici quanto quelli organizzativi: dalla conformità normativa all’impatto sulle esperienze utente.

Una readiness assessment consente di valutare il livello di preparazione dell’organizzazione, l’idoneità delle applicazioni, dei dati e dei processi per la migrazione cloud, evitando così investimenti inefficaci. Importante è anche adottare una logica agile, che privilegi la flessibilità e la capacità di adattamento rapido, per supportare deployment complessi e tool di monitoraggio evoluti.

I responsabili IT devono costruire una roadmap chiara, che definisca priorità e tempistiche. Individuare in anticipo eventuali ostacoli, come limiti di budget o skill gap, è essenziale per garantire una transizione ordinata.

Communication: coinvolgere e ascoltare

Il successo dell’adozione cloud dipende in gran parte dal coinvolgimento delle persone. È importante attivare fin da subito una strategia di comunicazione strutturata, che includa aggiornamenti regolari e raccolta di feedback.

L’obiettivo è semplice: integrare le esigenze degli utenti finali in ogni fase del processo – dalla pianificazione al test, fino al deployment – per costruire soluzioni che si adattino realmente ai workflow interni. Audit tempestivi e valutazioni interne consentono di misurare i tassi di adozione, identificare le aree di miglioramento e ottimizzare l’integrazione delle nuove funzionalità.

Commitment: leadership e risorse per la trasformazione

Il commitment della leadership è un fattore critico. I vertici aziendali devono dichiarare in modo esplicito gli obiettivi della trasformazione cloud e promuovere l’adesione da parte di tutti i team, IT e business. Solo così si costruisce una cultura del cambiamento solida e condivisa.

Dimostrare concretamente questo impegno è altrettanto importante: si possono creare spazi di confronto interni, come chatroom dedicate, per condividere esperienze e suggerimenti. Inoltre, è utile offrire percorsi di formazione mirati, sia interni sia tramite i vendor, per supportare i dipendenti nel percorso di adozione.

Culture: un mindset aperto al cambiamento

La cultura organizzativa influisce profondamente sulla capacità di innovare. I leader devono promuovere un ambiente che valorizzi la collaborazione, la flessibilità e la scalabilità. È necessario ripensare i modelli di governance e adottare approcci più agili anche nei processi decisionali.

Un esempio: decentralizzare i processi di approvazione del cambiamento. Le modifiche peer-reviewed – approvate direttamente dai team – si dimostrano spesso più rapide ed efficaci rispetto ai tradizionali comitati di controllo, che rischiano di rallentare l’innovazione.

Capability: formare, abilitare, supportare

Infine, per far funzionare davvero il cloud change management occorre investire nelle persone. La formazione deve essere personalizzata, basata sulle esigenze dei diversi ruoli aziendali. Workshop pratici aiutano a prendere confidenza con i tool di migrazione, le dashboard, le soluzioni proprietarie dei vendor.

Offrire training specifici e aggiornamenti continui consente di mantenere alto il livello di competenza in un contesto in evoluzione, dove nuove funzionalità e policy possono essere introdotte con rapidità. Una workforce consapevole e preparata è il miglior alleato per un cloud sostenibile e sicuro.

4 tool per il cloud change management

Un change management efficace si fonda anche sugli strumenti giusti. Le soluzioni più avanzate garantiscono compatibilità con l’infrastruttura IT esistente, semplificano l’integrazione, rafforzano sicurezza e compliance e supportano l’automazione dei processi.

Ecco quattro strumenti diffusi, selezionati sulla base delle ricerche di mercato (elenco in ordine alfabetico):

Freshservice

SaaS completo con funzionalità native per il change management. Il modulo “Change Lifecycle” offre workflow strutturati per la gestione delle modifiche. Ottima l’integrazione con strumenti come Slack, Jira, Microsoft Teams, SecPod e Azure AD. Interfaccia semplice e rapida da apprendere.

HaloITSM

Soluzione cloud-based con personalizzazioni illimitate, ideale per gestire processi complessi su più ambienti. Segue le best practice ITIL e offre una struttura intuitiva per tracciare, pianificare e implementare i cambiamenti. Particolarmente indicata per ambienti multi-cloud.

Jira Service Management

Molto usato in ambienti DevOps, JSM automatizza richieste di modifica, approvazioni e tracciabilità. Consente una navigazione fluida tra progetti, issue e processi collegati, riducendo tempi di risoluzione e semplificando gli audit trail.

ServiceNow

Piattaforma PaaS completa, orientata a contesti enterprise. Offre workflow avanzati, controllo degli accessi, rilevamento delle minacce e gestione del rischio. Potente e altamente personalizzabile, richiede però competenze IT mature per la piena implementazione.