Il mercato italiano della gestione digitale dei documenti (Digital Document Management & Exchange, DDME) ha raggiunto un valore di 2,3 miliardi di euro nel 2024, con una crescita del 13% rispetto al 2021. Sebbene il settore mostri segni di maturità con una crescita annua del 4%, sono ancora visibili ampie opportunità di sviluppo. Il 41% delle imprese prevede una crescita moderata, con un incremento previsto del fatturato tra il 5% e il 9% nei prossimi tre-cinque anni. E se il mercato è principalmente appannaggio dalla gestione documentale interna (54%), vi è anche una significativa quota dedicata allo scambio elettronico di documenti con partner commerciali (39%).
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Ancora in una “terra di mezzo”
Per Riccardo Mangiaracina, Responsabile Scientifico dell’Osservatorio Digital B2B la digitalizzazione del B2B in Italia si trova in una “terra di mezzo”. “Dopo l’obbligo di fatturazione elettronica del 2019, non ci sono più stati impulsi significativi. L’AI avanza, ma i progetti di impatto sono ancora pochi, e la sostenibilità rimane spesso una buzzword”. Secondo Mangiaracina, l’evoluzione normativa europea nei prossimi anni stimolerà la digitalizzazione, ma le imprese non devono aspettare a lungo: “è il momento di agire per il bene e la competitività delle nostre imprese”.
Un’occasione preziosa è offerta dall’Europa. “Normative e regolamenti si moltiplicano – commenta Paola Olivares, Direttrice dell’Osservatorio -: eIDAS 2.0 introduce l’eArchiving, eFTI punta alla digitalizzazione dei documenti logistici entro il 2027 e la Direttiva ViDA cambierà radicalmente la fatturazione elettronica intra-UE dal 2030. In ambito nazionale, viene introdotto l’invio digitale dei corrispettivi via software, la piena operatività della lettera di vettura internazionale e l’obbligo di digitalizzazione dei documenti sui rifiuti”. Ma non possiamo limitarci ad attendere le normative: serve una spinta decisa da parte delle imprese e delle associazioni di categoria”, spiega Olivares.
Le soluzioni digitali e il ruolo dell’AI nella gestione documentale
Le soluzioni digitali utilizzate dalle aziende italiane nel settore della gestione dei documenti sono prevalentemente i Document Management Systems (DMS), adottati dal 42% delle imprese, e i sistemi di conservazione digitale a norma, usati dal 69% delle aziende. Meno diffuse, ma in crescita, sono le funzionalità avanzate come le annotazioni e la collaborazione in tempo reale (55%) e le soluzioni di sicurezza avanzata (51%), ovvero soluzioni che vanno oltre le misure di sicurezza di base – come la semplice autenticazione tramite password o la crittografia dei dati – e includono strumenti proattivi come il monitoraggio in tempo reale e l’analisi comportamentale.
I documenti maggiormente scambiati restano la fattura (78% di coloro che hanno EDI), che mantiene il primato nonostante l’obbligo introdotto nel 2019, seguita dall’ordine (70%). Meno diffusi sono invece i messaggi logistici (29%), la cui digitalizzazione potrebbe portare significativi incrementi di efficienza anche a livello di sistema Paese.
Per quanto riguarda i processi di interfaccia, lo scambio documentale con clienti e fornitori avviene prevalentemente tramite strumenti tradizionali come email, PEC, SFTP, FTP, ecc., utilizzati dal 55% delle imprese italiane. Tra le soluzioni digitali più diffuse si collocano al primo posto le piattaforme di B2b Digital Commerce (al 26%) e l’EDI (Interscambio di dati elettronico, 25%).
L’adozione di intelligenza artificiale nel campo documentale rimane limitata, con solo il 13% delle aziende che sfrutta AI per l’automazione di processi documentali interni ed esterni. Tuttavia, il 63% delle aziende ritiene che l’AI avrà un impatto strategico sulla gestione dei documenti nei prossimi anni, e il 50% dei fornitori di DMS integra già funzionalità basate su AI e Machine Learning.
Normative italiane ed europee: un contesto in evoluzione
Dal punto di vista normativo, il panorama europeo sta spingendo verso una maggiore digitalizzazione dei processi documentali, in particolare con regolamenti come eIDAS 2.0 e l’Electronic Freight Transport Information (eFTI). Quest’ultimo mira a digitalizzare i documenti relativi al trasporto delle merci entro il 2027, con potenziali obblighi di digitalizzazione previsti per il 2029. Inoltre, la Direttiva ViDA, che entrerà in vigore nel 2030, stabilisce la fatturazione elettronica come sistema ufficiale per le transazioni intra-UE, obbligando le aziende a dotarsi di soluzioni digitali conformi.
In Italia, altre iniziative normative stanno accelerando la digitalizzazione, come l’introduzione dell’eCMR (lettera di vettura elettronica) e l’obbligo di digitalizzare il registro dei rifiuti (RENTRI) dal 2025. Tali iniziative pongono le imprese italiane di fronte alla necessità di adottare rapidamente tecnologie digitali per rimanere competitive e conformi alle normative.
