Ottimizzazione dei processi, focus sulla gestione documentale

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Ottimizzazione dei processi, focus sulla gestione documentale

L’architettura, realizzata da 4wardPRO, prevede diversi ruoli con accessi differenti alla gestione dei template, alla ricerca, consultazione, modifica e creazione di documenti. L’applicazione prevede anche flussi approvativi, fino a 3 livelli, per la pubblicazione della documentazione e la gestione dei flussi, totalmente digitali

16 Set 2022

di Redazione

Per rispondere alle esigenze di Epta Refrigeration, multinazionale specializzata nella refrigerazione commerciale per la distribuzione organizzata, 4wardPRO ha realizzato il progetto dal titolo Epta, come ottimizzare la gestione documentale e renderla disponibile worldwide, risultato finalista ai Digital Awards 2022 per la categoria Cloud Computing.

L’architettura realizzata da 4wardPRO

In seguito alla propria crescita internazionale, Epta aveva la necessità di uniformare, gestire efficacemente e digitalizzare i processi inerenti la qualità. In particolare, per quanto riguarda la gestione documentale, il fine era la dematerializzazione, per rendere più facilmente disponibili i documenti utili agli oltre 6000 dipendenti distribuiti in 4 continenti.

4wardPRO ha fatto fronte a questo bisogno implementando una piattaforma basata su SharePoint Online per la gestione della documentazione inerente la qualità.

L’applicazione è fruibile da browser, mobile (mediante PowerApps) e Teams, ed è multilingua (gestisce più di 10 idiomi) per poter essere utilizzata efficacemente da tutti i dipendenti, ovunque si trovino.

L’architettura prevede accessi diversi alla gestione dei template, alla ricerca, consultazione, modifica così come per la creazione di documentazione. L’applicazione prevede inoltre flussi approvativi, fino a 3 livelli, per la pubblicazione dei file e la loro gestione nell’organizzazione, totalmente digitali (tramite PowerAutomate).

Lo sviluppo dell’applicativo da parte degli utenti di Epta è semplificato grazie all’utilizzo di tecnologia LCDP – Low Code Development Platform.

Il tempo di implementazione del progetto è stato pari a circa 3 mesi.

Il sistema realizzato è stato apprezzato per numerose ragioni. In prima battuta, è risultato molto interessante per la sua alta usabilità, in quanto sfruttabile su tutti i sistemi operativi. Grazie alla possibilità di sviluppo low code da un lato, e all’integrazione della soluzione con tutta la suite Microsoft365, dall’altro, si sono poi ottenuti risparmi di tempo e costi di sviluppo e personalizzazione.

Epta, come ottimizzare la gestione documentale e renderla disponibile worldwide

Gli effetti della piattaforma implementata

Grazie alla tecnologia implementata, Epta ha raggiunto i propri obiettivi di dematerializzazione e gestione uniforme della documentazione per la qualità. Il tutto salvaguardando, naturalmente, la sicurezza dei processi di document management e il controllo sui documenti, che vengono resi accessibili secondo specifici criteri autorizzativi.

Il sistema ha avuto ripercussioni positive sull’organizzazione, prima tra tutte, un miglioramento della collaborazione e della condivisione delle best practice tra le diverse sedi sparse per il mondo.

Inoltre, un’unica interfaccia user-friendly, semplice e intuitiva, consente una fruizione semplice dello strumento da parte di tutta l’organizzazione, offrendo l’opportunità di fare ricerca rapida delle informazioni e di avere accesso alla documentazione da qualunque dispositivo.

In pratica, la piattaforma è oggi utilizzata per favorire il coinvolgimento degli utenti di business, per consentire loro di dare un contributo di maggiore impatto rispetto a quando si usano software platform tradizionali. Il fine ultimo è offrire grande agilità all’azienda per rispondere più rapidamente alle evoluzioni interne ed esterne e alle continue richieste del business.

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Redazione

Nel corso degli anni ZeroUno ha esteso la sua originaria focalizzazione editoriale, sviluppata attraverso la rivista storica, in un più ampio sistema di comunicazione oggi strutturato in un portale, www.zerounoweb.it, una linea di incontri con gli utenti e numerose altre iniziative orientate a creare un proficuo matching tra domanda e offerta.

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