Negli ultimi anni il Digital Workplace è stato spesso raccontato come una naturale evoluzione tecnologica del lavoro: più strumenti, più collaborazione, più flessibilità. La realtà che emerge oggi, però, è più complessa. Dopo anni di accelerazioni forzate, piattaforme introdotte in tempi rapidi e modelli organizzativi ripensati sull’urgenza, molte aziende si trovano oggi con ambienti digitali potenti ma difficili da governare, ricchi di funzionalità ma poveri di coerenza.
La tavola rotonda dal titolo “Digital Workplace e produttività: il ruolo strategico dell’IT nella nuova era ibrida“, organizzata da ZeroUno, Asystel-BDF e Microsoft e che ha riunito le direzioni IT di 10 imprese italiane, ha restituito un’immagine molto concreta della situazione: il Digital Workplace non è più percepito come un insieme di tool, bensì come un’infrastruttura abilitante, invisibile ma determinante, sulla quale si innestano produttività, esperienza delle persone, sicurezza e – sempre più – intelligenza artificiale. Il punto non è introdurre nuove tecnologie, è rendere quelle esistenti realmente utilizzabili, comprensibili e integrate nel lavoro quotidiano.
In questo quadro, il ruolo della direzione IT cambia profondamente. «Non si limita alla scelta delle piattaforme – commenta Max Bulling, Sales Engineering Director di Asystel-BDF –, si estende alla capacità di disegnare un’esperienza digitale coerente, sostenibile e misurabile, capace di accompagnare il lavoro reale delle persone». Una responsabilità che porta l’IT sempre più vicino alle dinamiche operative e organizzative, oltre il perimetro tradizionale dell’infrastruttura.
Indice degli argomenti
DEX: dalla governance tecnologica alla responsabilità sull’esperienza
La Digital Employee Experience (DEX) emerge come uno dei cardini di questa trasformazione: è una lente attraverso cui leggere e governare l’intero ecosistema digitale aziendale. I direttori IT coinvolti nel confronto hanno sottolineato come la DEX rappresenti oggi uno spazio di responsabilità diretta dell’IT, che deve lavorare in modo sempre più stretto con le altre business unit – HR in primis – perché esperienza, adozione e qualità del lavoro digitale non possono più essere delegate o considerate effetti collaterali delle scelte tecnologiche.
Il tema della concretezza torna con forza. Investimenti importanti in piattaforme collaborative, ambienti cloud e soluzioni di automazione rischiano di produrre benefici limitati se non sono accompagnati da una regia complessiva. La DEX diventa allora lo strumento per riportare ordine, coerenza e priorità, aiutando le aziende a capire quali strumenti funzionano davvero, quali creano attrito e quali non vengono utilizzati come previsto. È anche una chiave per misurare ciò che spesso sfugge alle metriche tradizionali: frizione operativa, dispersione informativa, fatica digitale.
Il CIO si trova così a operare su un terreno ibrido, dove competenze tecnologiche e sensibilità organizzativa si intrecciano. Una responsabilità che richiede visione e capacità di prendere decisioni talvolta controcorrente, semplificando e razionalizzando invece di aggiungere complessità.
Digital Workplace e produttività: il nodo comportamentale
Le riflessioni di Giovanni Miragliotta, Direttore dell’Osservatorio Artificial Intelligence del Politecnico di Milano, hanno fornito una cornice concettuale essenziale per interpretare quanto emerso dal confronto tra le aziende.
Secondo una ricerca degli Osservatori del Polimi, i risultati in termini di efficienza (ore risparmiate settimanalmente) con l’utilizzo della GenAI già oggi sono tangibili: il 15% dei dirigenti oggetto dell’indagine ha beneficiato di più di 3 ore risparmiate alla settimana, per arrivare al 25% nel caso dei blue collar.
«La produttività – precisa però Miragliotta – non è una variabile direttamente controllabile attraverso la tecnologia. Gli studi sull’organizzazione del lavoro mostrano come l’introduzione di nuovi strumenti possa generare benefici solo quando è accompagnata da cambiamenti nei comportamenti, nei processi e nelle modalità operative».
Il Digital Workplace incide sul modo in cui le persone si coordinano, prendono decisioni, gestiscono le informazioni e mantengono il focus. Ambienti digitali frammentati, notifiche continue e strumenti non integrati producono costi invisibili che si traducono in perdita di concentrazione e aumento del carico cognitivo.
Miragliotta richiama l’attenzione sui costi comportamentali, spesso assenti dalle valutazioni di progetto. «Un Digital Workplace efficace non è quello con più funzionalità – spiega Miragliotta – è quello che riduce attrito e ambiguità, che rende chiaro dove trovare le informazioni, come collaborare e quali strumenti utilizzare per ciascun contesto».
L’alfabetizzazione digitale diventa quindi una condizione necessaria. Senza una reale comprensione degli strumenti e delle logiche che li governano, la tecnologia resta superficiale e non produce una trasformazione duratura.
Le difficoltà quotidiane delle aziende: frammentazione e sovraccarico
Dalle esperienze condivise durante la tavola rotonda emerge un quadro fatto di problemi molto concreti. Molte organizzazioni convivono con una proliferazione di strumenti introdotti nel tempo per rispondere a esigenze specifiche, spesso senza una visione d’insieme. Il risultato è un’esperienza digitale disomogenea, nella quale le persone faticano a orientarsi.
Il sovraccarico informativo è un tema ricorrente. La moltiplicazione dei canali di comunicazione e delle piattaforme collaborative rende più difficile distinguere ciò che è rilevante da ciò che non lo è. La produttività viene erosa non da inefficienze macroscopiche, ma da micro-frizioni quotidiane che rallentano il lavoro e aumentano la percezione di complessità (e di conseguenza l’esperienza digitale nel suo complesso).
La bassa adozione di molte funzionalità avanzate segnala un problema più profondo: gli strumenti non sempre rispondono ai bisogni reali. Da qui nascono pratiche informali, Shadow IT e, più recentemente, l’uso non governato di soluzioni di AI generativa. «Fenomeni che vanno letti come segnali di una domanda di semplicità e rapidità non soddisfatta», commenta Bulling, sottolineando come il problema non sia tecnologico, ma di allineamento tra soluzioni e lavoro reale.
AI e Digital Workplace: il valore passa dai casi d’uso
L’arrivo dell’intelligenza artificiale generativa ha amplificato aspettative e interrogativi, ma i dati mostrano come il vero valore si generi solo quando l’AI è integrata nei processi reali e in un Digital Workplace solido. Secondo uno studio commissionato da Microsoft e IDC, il 92% delle organizzazioni sta utilizzando l’AI generativa per migliorare la produttività, con un ritorno sull’investimento medio di 3,7 dollari per ogni 1 dollaro speso e, in alcuni casi, oltre 10 dollari di ritorno.
La discussione ha messo in evidenza come l’AI produca valore solo quando è calata nei processi reali e supportata da un Digital Workplace solido. Senza contesto, dati affidabili e integrazione nei flussi di lavoro quotidiani, l’AI resta uno strumento isolato, incapace di incidere in modo significativo sulla produttività.
Paolo Bianchini, Senior Partner Development Manager di Microsoft, ha sottolineato come la direzione intrapresa da Microsoft punti a portare l’intelligenza artificiale all’interno del lavoro quotidiano: «L’AI funziona quando smette di essere un’applicazione a parte e diventa parte dell’esperienza di lavoro, integrata nel sistema operativo, nei dispositivi e negli strumenti che le persone già utilizzano ogni giorno».
Il tema degli use case emerge come discriminante. Non sperimentazioni generiche, ma casi d’uso circoscritti, comprensibili e misurabili, capaci di migliorare attività specifiche. Questo richiede investimenti in formazione e un percorso di alfabetizzazione che consenta alle persone di utilizzare l’AI con consapevolezza, evitando sia l’entusiasmo acritico sia il rifiuto difensivo.
Piattaforma, adozione e competenza: una trasformazione continua
Il confronto ha evidenziato l’importanza della competenza e della capacità di accompagnare il cambiamento nel tempo. «Il Digital Workplace – spiega Bulling – non può essere trattato come un progetto concluso. Il valore nasce quando l’esperienza digitale viene governata nel tempo. Non basta implementare una piattaforma, serve lavorare sull’adozione, sull’ascolto degli utenti e sulla capacità di intervenire in modo continuo. Ed è fondamentale farlo».
La trasformazione del Digital Workplace richiede una combinazione di tecnologia, servizi e cultura. La competenza diventa il fattore che consente di tradurre le potenzialità degli strumenti in benefici concreti, evitando derive sperimentali prive di impatto reale.
Il coraggio di semplificare
A emergere, in chiusura, è un tema meno tecnico ma forse più decisivo: il coraggio. Coraggio di semplificare ambienti digitali stratificati, di dismettere ciò che non viene utilizzato, di investire in formazione anziché inseguire l’ultima novità tecnologica. Coraggio di riconoscere che la produttività passa anche da scelte organizzative e culturali.
Il Digital Workplace si conferma come un’infrastruttura silenziosa, che non si vede ma che condizionerà profondamente il modo di lavorare. È su questo terreno che le direzioni IT sono chiamate a giocare una partita decisiva nei prossimi anni.
