Un importante gruppo farmaceutico, leader nel CDMO con vari siti nel mondo, ha adottato la soluzione webQualitySuite di Web Site, una piattaforma integrata composta da tre moduli: webDoc per la gestione documentale, webTraining per la formazione e webQS Smart Assistant, un assistente virtuale basato su AI generativa.
Il progetto ha come obiettivo la digitalizzazione dei processi GxP, l’automazione dei flussi formativi e la semplificazione dell’accesso alla conoscenza aziendale, garantendo al contempo la piena conformità normativa.
La necessità di intervenire nasceva da un sistema documentale obsoleto, basato su Documentum, solo parzialmente integrato con i processi formativi e non completamente conforme alle normative farmaceutiche. L’infrastruttura esistente risultava inefficiente dal punto di vista computazionale e in grado di supportare una gestione multi-stabilimento solo a costo di ingenti spese di esercizio.
La dashboard di webDoc consente di monitorare lo stato dei documenti in lavorazione o da approvare, mentre il sistema traccia la stampa e l’archiviazione dei documenti compilati e consente una gestione puntuale delle copie cartacee, per loro natura soggette a obsolescenza. L’interfaccia utente è progettata per garantire usabilità e ridurre al minimo la formazione necessaria.
Il modulo webTraining rileva automaticamente i gap formativi, prevede la massima flessibilità nelle modalità operative – pienamente configurabili, guida passo passo istruttori e allievi nelle loro attività, consente la visualizzazione istantanea dello stato della qualificazione a tutti i livelli gerarchici fino al singolo, a qualsiasi data.
L’integrazione tra webDoc e webTraining consente di trasformare automaticamente una procedura approvata in un corso formativo. Gestisce la pre-ufficializzazione di un documento, anticipando l’avvio della formazione prima dell’ufficializzazione di nuove versioni, salvaguardando gli indicatori di qualificazione.
Il modulo webQS Smart Assistant, basato su AI generativa, abilita interrogazioni in linguaggio naturale per potenziare l’accessibilità alla knowledge base della suite.
Il progetto è stato sviluppato da un team con esperienza ultraventennale nel settore farmaceutico, in stretta collaborazione con stakeholder e operatori. L’architettura è multi-lingua e multi-stabilimento, con gestione centralizzata e multicanale.
I benefici ottenuti includono:
- Integrazione completa tra sistema documentale e formativo
- Conformità normativa garantita per ogni stabilimento e lingua
- Automazione del ciclo documentale e dei percorsi di training
- Tracciabilità completa e semplificazione dell’utilizzo
- Risposte istantanee alle richieste durante le visite ispettive
Il progetto è entrato nella rosa dei finalisti per i Digital360 Awards nella categoria “Business Application”.
