L’automazione dei processi legati ai dati sta cambiando il modo in cui le aziende gestiscono i progetti e prendono decisioni. Il Project Management Office, tradizionalmente legato alla pianificazione e al controllo operativo, diventa oggi una struttura capace di interpretare i flussi informativi in chiave strategica.
È questa la direzione tracciata dall’esperienza di Tecne, società del Gruppo Autostrade per l’Italia, presentata da Giovanni Menabuoni, PMO, Process Transformation & Development di Tecne, e Vincenzo Maletta, Regional Sales Director Italy di The Information Lab, al convegno “Data & Decision Intelligence: pilotare l’AI per usarla davvero!” organizzato dall’Osservatorio Big Data & Business Analytics del Politecnico di Milano.
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Dalla cultura del dato all’autonomia decisionale
Secondo Maletta, la maturità digitale non può essere ridotta alla sola implementazione tecnologica: «L’obiettivo è diffondere l’autonomia del dato e massimizzare il suo valore per il business». The Information Lab, dove Maletta dirige le vendite, lavora da anni sul fronte della data literacy e dell’adozione consapevole degli strumenti analitici. Fondata nel 2015 in Italia, l’azienda opera come advisor nella costruzione di architetture dati integrate – dalla loro genesi alla visualizzazione – offrendo formazione, consulenza e supporto alle imprese che vogliono sviluppare competenze interne sui dati.
Una parte rilevante di questa visione riguarda la formazione: «Favorire l’adozione delle piattaforme significa anche renderle accessibili a chi non è un tecnico», spiega Maletta. L’approccio passa attraverso corsi di data literacy e training on the job che permettono alle figure di business di comprendere, elaborare e utilizzare informazioni quantitative in modo diretto, senza mediazioni. La filosofia di fondo è quella di democratizzare l’uso del dato, non solo renderlo disponibile.
Maletta ha sottolineato anche il valore della rappresentazione visiva come strumento per aumentare l’adozione e la qualità decisionale. Dashboard e report interattivi, progettati con attenzione all’usabilità, diventano veicoli di comprensione immediata e contribuiscono a consolidare una cultura del dato trasversale alle funzioni aziendali.
Il ruolo del PMO come ponte tra tecnica e decisione
La testimonianza di Giovanni Menabuoni porta questa visione sul terreno operativo. In Tecne, il PMO è una funzione di raccordo tra i reparti tecnici e la direzione, incaricata di coordinare, monitorare e rendere leggibili le performance dei progetti. «Mi piace dire che il PMO è il gruppo che sta tra la parte tecnica e quella executive dell’azienda», spiega Menabuoni.
Questa posizione intermedia espone la struttura a sfide tipiche della gestione dei dati: la molteplicità delle fonti, la frammentazione dei formati e la pressione dei tempi di reporting. «Ogni giorno riceviamo una quantità enorme di dati industriali difficili da gestire: file Excel, CSV, tabelle eterogenee. E anche i più esperti finiscono per ripetere errori, spesso difficili da individuare», osserva Menabuoni.
Alla complessità delle sorgenti si aggiunge il fattore tempo: «Alla fine del mese, in fase di budget o avanzamento, arrivano richieste di ogni tipo. A tutto questo si sommano i cambiamenti dell’ultimo minuto, che costringono a rielaborare dati e report già completati».
Queste criticità, diffuse in molte organizzazioni, rendono evidente l’esigenza di automatizzare la raccolta e la preparazione dei dati, riducendo le attività manuali e aumentando la tracciabilità dei flussi.
Dalla routine manuale alla data automation
Tecne ha progressivamente trasformato la gestione dei propri dati operativi, passando da processi manuali a flussi automatizzati che uniscono fonti eterogenee come i sistemi gestionali e le piattaforme di servizio. I dati pertinenti la direzione e manageriale vengono esportati, elaborati e poi visualizzati in dashboard di sintesi.
L’obiettivo non è solo velocizzare la produzione dei report, ma creare un flusso continuo di informazioni affidabili che consenta al management di basare le decisioni su dati aggiornati e coerenti. «Prima impiegavamo settimane per produrre le analisi richieste dagli executive. Ora il processo è automatico e immediato», spiega Menabuoni.
Il nuovo sistema consente di passare dalla gestione puntuale alla visione sistemica: la disponibilità di dati omogenei e integrati migliora la qualità delle analisi e la tempestività nella risposta ai cambiamenti. Le riunioni periodiche del management si basano su report interattivi, costruiti su dati aggiornati in tempo reale e visibili da tutti gli stakeholder aziendali.
La riduzione del lavoro manuale e il riuso delle competenze
Uno degli effetti più significativi di questa trasformazione è stato il ridimensionamento dell’effort operativo. Menabuoni ha spiegato che «un gruppo di sette-otto persone che lavorava solo su Excel oggi non è più necessario». Le stesse attività sono ora gestite tramite processi automatizzati e supervisionate da una singola figura che si occupa della manutenzione dei flussi.
Non si tratta però di riduzione di personale, ma di riconversione delle competenze: le persone liberate dal lavoro ripetitivo sono oggi impegnate in attività di analisi e ottimizzazione. Il team non è diminuito, ma ha cambiato natura, spostando il focus dal data entry alla data interpretation, con un impatto positivo sulla produttività e sulla qualità dei progetti.
Questo passaggio rappresenta un punto chiave nella definizione di un PMO data-driven, in cui il valore non deriva dalla quantità di report prodotti ma dalla capacità di tradurre i dati in azioni operative.
Un nuovo modello di governance dei dati
L’esperienza di Tecne mostra come l’automazione possa diventare parte integrante della governance dei dati. L’integrazione tra i sistemi interni e la creazione di flussi unificati rendono possibile una gestione del dato più trasparente, verificabile e scalabile.
Menabuoni racconta che, prima della trasformazione, ogni aggiornamento o variazione nei report comportava ore di rielaborazione manuale. Oggi, invece, l’aggiornamento è un processo che si esegue automaticamente e che può essere facilmente modificato o esteso in base alle esigenze del business.
Il risultato è un’organizzazione più agile, capace di reagire in tempo reale ai cambiamenti e di migliorare la qualità delle decisioni senza aumentare i costi di gestione.
Dal dato operativo al valore strategico
Il caso Tecne suggerisce una riflessione più ampia sul ruolo dei dati nel management contemporaneo. L’efficacia di un PMO data-driven non si misura solo nella capacità di produrre analisi, ma nella possibilità di costruire processi decisionali basati su informazioni coerenti e automatizzate.
La trasformazione non è avvenuta attraverso l’introduzione di nuove figure specialistiche o piattaforme complesse, ma grazie a un percorso di maturazione culturale e organizzativa. L’automazione dei dati, in questo senso, diventa uno strumento per rafforzare il legame tra competenze tecniche e responsabilità strategiche, restituendo al PMO un ruolo centrale nella gestione della complessità aziendale.Come ricorda Menabuoni, «siamo il punto di contatto tra chi costruisce i sistemi e chi prende le decisioni». È in questa intersezione che il dato diventa leva di trasformazione e che il Project Management Office evolve da funzione di controllo a motore di intelligenza organizzativa.
