Undici passi per “risanare” il backup in azienda

Se il vostro sistema non ha guasti ed è in grado di soddisfare i vostri obiettivi in termini di tempi di ripristino (RTO) e di punti ripristino (RPO) potete evitare di leggere quanto segue.

Ma è probabile che molti di voi non siano in questa situazione e che sia arrivato il momento di ammettere che ci sono dei problemi: questo è il primo passo per ottenere un aiuto.

Ecco quindi una checklist che vi può indicare come riportare il sistema di backup sulla corretta via.

1. Rendersi conto dei limiti del sistema di backup
Se continuate a ignorare che il vostro sistema non può soddisfare gli RTO e gli RPO che il vostro business si aspetta, tale sistema non potrà mai migliorare. Dovete ammettere che non sta funzionando in modo corretto e dovete dirlo pubblicamente nei meeting.

2. Affidare correttamente responsabilità e compiti
La persona responsabile delle quotidiane attività del sistema di backup non dovrebbe essere la stessa persona incaricata di progettare l’architettura del nuovo sistema di backup perché non ha il tempo da dedicare al progetto né dispone dell’attenzione necessaria a causa dell’impegno che richiede la gestione del vecchio sistema. Dovrebbe assolutamente fornire degli input per la progettazione, ma questa dovrebbe essere portata avanti da qualcun altro. Infatti, l’attenzione e il tempo che richiedono il vecchio sistema di backup permettono di fornire solo indicazioni sommarie e spesso su tecnologie e tecniche ormai sorpassate. C’è bisogno di una persona che sia specializzata in queste cose.

3. Fornire il massimo supporto
Probabilmente l’architetto del nuovo sistema di backup sarà una persona della vostra azienda che si occupa in modo specifico di queste cose. Forse l’architetto sarà un consulente esterno il cui suo unico scopo è essere sempre aggiornato sulla tecnologia che potrebbe essere necessaria. Indipendentemente da chi sia l’architetto, riponete in lui la massima fiducia e fornitegli tutti gli input di cui ha bisogno.

4. Redigere un obiettivo inventario di sistemi e applicazioni
Controllate tutti i restore che sono falliti. Verificate il volume di dati che dovete gestire e cercate di capire che tipo di flusso è necessario: quali sistemi e applicazioni hanno bisogno del backup? Successivamente, cercate di capire quanto e cosa vi manca per riuscire a soddisfare le vostre esigenze.

5. Ammettere i propri errori
Dovete essere schietti e sinceri. Non raccontate ai vostri clienti o al vostro architetto di sistema che il vostro backup dei dati funziona bene, se non è così. Parlate apertamente dei problemi che avete avuto in passato o che avete tuttora. Potete procedere in modo efficace solo se siete onesti.

6. La strada è in salita
Ci sarà un sacco di lavoro. Dovrete riesaminare tutte le impostazioni di configurazione nel vostro sistema attuale ed eventualmente effettuare programmi pilota. Non pensate solo che state andando a installare il prodotto “ABC” e che le cose magicamente andranno meglio. Ci saranno degli ostacoli sulla vostra strada e dovete essere preparati ad affrontarli.

7. Fate un elenco di tutti gli utenti i cui file non sono stati ripristinati
Se il vostro backup ha mostrato una certa instabilità per un po’ di tempo, probabilmente alcuni dei vostri utenti saranno insoddisfatti del vostro lavoro. Fate una lista dettagliata di tutte queste persone e dei file che non siete riusciti a ripristinare.

8. Chiarire le procedure di backup agli utenti
Se qualcuno nella vostra azienda ritiene che un ripristino sia fallito, incontrate questa persona per chiarire la situazione. Chiedetegli il motivo per cui ritiene che il restore non si andato a buon fine: non è stato abbastanza veloce? Quella recuperata era una versione sbagliata o era il timeframe sbagliato? Il processo è stato troppo difficile? Spiegate cosa state facendo per migliorare lo stato delle cose. Ogni volta che completate con successo un ripristino, state facendo ammenda per quelli che non hanno funzionato.

9. Continuare a tenere un resoconto dei requisiti e quando notate qualcosa di sbagliato non fatevi problemi ad ammetterlo
Se lo avete fatto sinora, avete agito nel migliore dei modi. Il vostro sistema per il backup attualmente soddisfa gli RTO e RPO specificati dalle business unit della vostra azienda e tutti i vostri ripristini funzionano correttamente. Ma non sarà sempre così. Dovete continuare a incontrare gli utenti con regolarità e prendere nota di ciò che vogliono. Siate pronti a eseguire il backup dei dati prima che loro siano pronti a darvi i dati.

10. Lavorare a stretto contato con l’architetto di sistema
L’architetto del sistema può proporre modifiche al vostro sistema di backup solo se è consapevole dei problemi che state riscontrando. Dovreste avere incontri regolari con una persona il cui compito è quello di progettare le modifiche al sistema di backup e spiegarle come vanno le cose. Siate aperti a nuove idee e siate pronti ad apportare nuove modifiche, se necessario.

11. Fare un consuntivo del progetto e redigere delle best practice
Se il vostro sistema per il backup funziona, dovreste aiutare il resto delle persone che è in difficoltà. Condividete le vostre conoscenze. Prendete parte a mailing list, forum o gruppo di utenti dedicati al software di backup e all’hardware che state utilizzando.

L’ultima cosa da fare è essere onesti e ammettere quando il sistema di backup ha delle carenze, scoprire quali sono, trovare qualcuno che vi aiuti a fare meglio. Organizzate meeting aperti e onesti con i vostri utenti su come stanno andando le cose e non smettete di parlare con l’architetto di sistema.