Meeting Solution: a che cosa servono e come si muove il mercato

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Meeting Solution: a che cosa servono e come si muove il mercato

Quello delle meeting solution è un mercato dinamico e in continua crescita. Tantissime le funzionalità e i campi di applicazione, in espansione dopo il boom iniziale del 2020. Scopriamo con il Quadrante Magico di Gartner come si muove il settore e chi sono i key player.

01 Set 2021

di Giorgia Gandolfini

Poco più di un anno fa era normale pensare alla riunione in presenza come la modalità di incontro preferenziale. In risposta alle limitazioni pandemiche, le meeting solution ci hanno offerto e offrono ancora oggi un’alternativa virtuale. E ben oltre: questi tool combinano comunicazione, lavoro collaborativo e condivisione di contenuti multimediali. Non c’è limite al campo di applicazione. Ecco perché il Quadrante Magico sulle Meeting Solutions di Gartner ci presenta un mercato caratterizzato da un’offerta estremamente ampia, a beneficio di host e partecipanti, in direzione di un prodotto sempre più semplice e automatizzato.

Meeting solution, quali sono le funzionalità principali e i campi di applicazione

Nel 2020 l’utilizzo di meeting solution è esploso, garantendo la continuità di attività aziendali e istituzionali, così come quelle del tempo extra-lavorativo, dalle relazioni interpersonali fino agli interessi individuali (lezioni di yoga, di cucina, eventi sociali su scala più o meno ampia).

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In azienda, una meeting solution supporta le interazioni tra le persone per attività diverse, come lavoro in team, presentazioni, webinar e training. In tutti questi casi, secondo la definizione di Gartner, sono complete quelle che assicurano lo scambio interattivo di informazioni nei formati più diversi, ovvero messaggistica, audio, video e condivisione dello schermo. Funzionalità imprescindibili rimangono sempre:

  • Presentation delivery
  • Desktop o application sharing
  • Text chat
  • Security
  • Integrated voice over IP (VoIP)
  • Video
  • Mobility
  • Reporting
  • Webinar

L’offerta di meeting solution è variegata, in risposta a una domanda frammentata e molto dinamica. E infatti l’acquisto avviene per dipartimenti o linee di business. Accade così che all’interno della stessa organizzazione ne coesistano più di una: ad esempio, quella dedicata a attività interne e più informali, e quella per iniziative verso l’esterno e su larga scala (webinar, presentazioni, training).

Una versatilità che permette alle aziende di migliorare le performance, dal taglio dei costi fissi alla soddisfazione del personale. Diventa più facile:

  • abbattere le barriere geografiche;
  • migliorare l’employee engagement e la solidità del team;
  • ridurre i costi dei viaggi e i lunghi tempi di commuting dei dipendenti;
  • consentire l’home working a tempo pieno o parziale;
  • formare i remote worker da location multiple;
  • organizzare eventi su larga scala;
  • automatizzare la registrazione e la trascrizione delle riunioni;
  • assicurare la business continuity.

Chi sono i player del Magic Gartner Magic Quadrant for Meeting Solutions

Diamo una rapida occhiata al Magic Quadrant: è facile notare l’affollamento del mercato. Appaiono però solamente i player che offrono le soluzioni dotate di tutte le funzionalità essenziali e che combinano elevate capacità di esecuzione e completezza di visione.

I leader hanno raggiunto influenza e market share significative rispetto agli altri brand. Ad oggi, hanno dimostrato una risposta rapida e efficace alle fluttuazioni della domanda. Offrono soluzioni solide e scalabili, con una gamma di funzionalità adeguate a un ampio range di contesti. All’angolo opposto, i niche player sono frenati dalle dimensioni organizzative, dalla pressione esercitata dai vendor più influenti, dalla portata geografica e/o economica. Hanno una buona offerta tecnologica e dunque sono una valida opzione per le imprese in fase di selezione.

I challenger hanno sviluppato meeting solution caratterizzate da eccellenza operativa e un buono standing sul mercato, ma mancano del ritmo innovativo e della versatilità di applicazione che ritroviamo nel leader. In parallelo, i visionari hanno funzionalità collaborative importanti, uniche e/o ben sviluppate. Come deducibile, hanno portato sul mercato alcune innovazioni chiave che aprono nuovi scenari futuri, ma sono frenati da una limitata installed base o capacità finanziaria.

Come si muove il mercato

Il boom del mercato delle meeting solution è avvenuto nel corso dell’anno precedente per le ragioni che sono inevitabilmente note a noi tutti. Dall’altra parte, molti vendor sono riusciti a trasformare l’emergenza in un’opportunità offrendo l’uso gratuito in una prima fase.

Le previsioni di crescita rimangono rosee: Gartner calcola che le aziende continueranno a investirci con un tasso annuo di crescita dell’11% fino al 2024. Il motivo? Sono poche quelle che ritorneranno alle condizioni pre-pandemiche. Il 74% intende infatti continuare con il lavoro da remoto facendo leva sull’esperienza dell’anno passato. Ecco perché si stima che entro tre anni solo il 25% degli appuntamenti avverrà al di fuori della sfera virtuale.

Dal più piccolo meeting online al webcast con risonanza globale, i buyer possono scegliere tra meeting solution con modello freemium, soluzioni best-of-breed stand-alone, fino alla combinazione software/hardware. Secondo Gartner, le aziende tendono a gravitare verso una tra queste tre tipologie di vendor:

  • vendor con endpoint di brand per il servizio di conference room, a braccetto con meeting solution o di UC su cloud oppure on-premise (ad esempio, Avaya, Cisco, Huawei, Lifesize, Quanshi, StarLeaf e TrueConf);
  • vendor basati su infrastrutture cloud, senza hardware per il servizio di conference room (come BlueJeans by Verizon, LogMeIn, Pexip e Zoom);
  • vendor che offrono una business application (è il caso di Adobe, Google e Microsoft).

Altri elementi che pesano nella fase di selezione sono eventuali relazioni pre-esistenti con il vendor, la sua brand awareness, eventuali esigenze o indicazioni dell’Ufficio Acquisti.

È doveroso concludere con le direzioni su cui, secondo Gartner, i vendor dovranno puntare nel prossimo futuro. In questo caso, semplificazione, automazione, sicurezza, con un focus sull’ottimizzazione per l’uso collaborativo e in mobilità sono in primo piano.

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Giorgia Gandolfini

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