Poco più di un anno fa era normale pensare alla riunione in presenza come la modalità di incontro preferenziale. In risposta alle limitazioni pandemiche, le meeting solution ci hanno offerto e offrono ancora oggi un’alternativa virtuale. E ben oltre: questi tool combinano comunicazione, lavoro collaborativo e condivisione di contenuti multimediali. Non c’è limite al campo di applicazione. Ecco perché il Quadrante Magico sulle Meeting Solutions di Gartner ci presenta un mercato caratterizzato da un’offerta estremamente ampia, a beneficio di host e partecipanti, in direzione di un prodotto sempre più semplice e automatizzato.
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Meeting solution, quali sono le funzionalità principali e i campi di applicazione
Nel 2020 l’utilizzo di meeting solution è esploso, garantendo la continuità di attività aziendali e istituzionali, così come quelle del tempo extra-lavorativo, dalle relazioni interpersonali fino agli interessi individuali (lezioni di yoga, di cucina, eventi sociali su scala più o meno ampia).
In azienda, una meeting solution supporta le interazioni tra le persone per attività diverse, come lavoro in team, presentazioni, webinar e training. In tutti questi casi, secondo la definizione di Gartner, sono complete quelle che assicurano lo scambio interattivo di informazioni nei formati più diversi, ovvero messaggistica, audio, video e condivisione dello schermo. Funzionalità imprescindibili rimangono sempre:
- Presentation delivery
- Desktop o application sharing
- Text chat
- Security
- Integrated voice over IP (VoIP)
- Video
- Mobility
- Reporting
- Webinar
L’offerta di meeting solution è variegata, in risposta a una domanda frammentata e molto dinamica. E infatti l’acquisto avviene per dipartimenti o linee di business. Accade così che all’interno della stessa organizzazione ne coesistano più di una: ad esempio, quella dedicata a attività interne e più informali, e quella per iniziative verso l’esterno e su larga scala (webinar, presentazioni, training).
Una versatilità che permette alle aziende di migliorare le performance, dal taglio dei costi fissi alla soddisfazione del personale. Diventa più facile:
- abbattere le barriere geografiche;
- migliorare l’employee engagement e la solidità del team;
- ridurre i costi dei viaggi e i lunghi tempi di commuting dei dipendenti;
- consentire l’home working a tempo pieno o parziale;
- formare i remote worker da location multiple;
- organizzare eventi su larga scala;
- automatizzare la registrazione e la trascrizione delle riunioni;
- assicurare la business continuity.
Chi sono i player del Magic Gartner Magic Quadrant for Meeting Solutions
Diamo una rapida occhiata al Magic Quadrant: è facile notare l’affollamento del mercato. Appaiono però solamente i player che offrono le soluzioni dotate di tutte le funzionalità essenziali e che combinano elevate capacità di esecuzione e completezza di visione.
I leader hanno raggiunto influenza e market share significative rispetto agli altri brand. Ad oggi, hanno dimostrato una risposta rapida e efficace alle fluttuazioni della domanda. Offrono soluzioni solide e scalabili, con una gamma di funzionalità adeguate a un ampio range di contesti. All’angolo opposto, i niche player sono frenati dalle dimensioni organizzative, dalla pressione esercitata dai vendor più influenti, dalla portata geografica e/o economica. Hanno una buona offerta tecnologica e dunque sono una valida opzione per le imprese in fase di selezione.
I challenger hanno sviluppato meeting solution caratterizzate da eccellenza operativa e un buono standing sul mercato, ma mancano del ritmo innovativo e della versatilità di applicazione che ritroviamo nel leader. In parallelo, i visionari hanno funzionalità collaborative importanti, uniche e/o ben sviluppate. Come deducibile, hanno portato sul mercato alcune innovazioni chiave che aprono nuovi scenari futuri, ma sono frenati da una limitata installed base o capacità finanziaria.
Come si muove il mercato
Il boom del mercato delle meeting solution è avvenuto nel corso dell’anno precedente per le ragioni che sono inevitabilmente note a noi tutti. Dall’altra parte, molti vendor sono riusciti a trasformare l’emergenza in un’opportunità offrendo l’uso gratuito in una prima fase.
Le previsioni di crescita rimangono rosee: Gartner calcola che le aziende continueranno a investirci con un tasso annuo di crescita dell’11% fino al 2024. Il motivo? Sono poche quelle che ritorneranno alle condizioni pre-pandemiche. Il 74% intende infatti continuare con il lavoro da remoto facendo leva sull’esperienza dell’anno passato. Ecco perché si stima che entro tre anni solo il 25% degli appuntamenti avverrà al di fuori della sfera virtuale.
Dal più piccolo meeting online al webcast con risonanza globale, i buyer possono scegliere tra meeting solution con modello freemium, soluzioni best-of-breed stand-alone, fino alla combinazione software/hardware. Secondo Gartner, le aziende tendono a gravitare verso una tra queste tre tipologie di vendor:
- vendor con endpoint di brand per il servizio di conference room, a braccetto con meeting solution o di UC su cloud oppure on-premise (ad esempio, Avaya, Cisco, Huawei, Lifesize, Quanshi, StarLeaf e TrueConf);
- vendor basati su infrastrutture cloud, senza hardware per il servizio di conference room (come BlueJeans by Verizon, LogMeIn, Pexip e Zoom);
- vendor che offrono una business application (è il caso di Adobe, Google e Microsoft).
Altri elementi che pesano nella fase di selezione sono eventuali relazioni pre-esistenti con il vendor, la sua brand awareness, eventuali esigenze o indicazioni dell’Ufficio Acquisti.
È doveroso concludere con le direzioni su cui, secondo Gartner, i vendor dovranno puntare nel prossimo futuro. In questo caso, semplificazione, automazione, sicurezza, con un focus sull’ottimizzazione per l’uso collaborativo e in mobilità sono in primo piano.
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