ERP in cloud per un’azienda significa poter contare su un sistema capace di evolvere insieme all’organizzazione supportando al meglio persone, processi e servizi. L’infrastruttura in cloud trasforma una piattaforma amministrativa e operativa in un ambiente non solo altamente scalabile, integrato, standardizzato, sicuro e potenziato ma anche costantemente allineato agli sviluppi normativi nazionali e internazionali. Eppure, molte aziende non sono pronte a scegliere l’ERP in cloud perché considerano l’IT una proprietà, non un servizio. L’idea di non avere direttamente sotto controllo le infrastrutture sulle quali girano i sistemi e i dati genera un senso di esposizione, quasi di vulnerabilità. Ma scambiare la vicinanza fisica dell’infrastruttura per garanzia di sicurezza non è l’unico pregiudizio.
«Oggi ci sono diversi livelli di resistenza ad abbandonare l’ERP on premise e sicuramente il più forte è culturale – spiega Fabio Sattolo, Chief Growth Officer di Altea UP -. Ci sono ancora molte aziende che ritengono economicamente più conveniente acquistare le macchine, averle in casa e gestirle per evitare di pagare l’hosting in cloud. Il che può essere vero se un’azienda non ha bisogno di evolvere, di crescere o comunque di adeguarsi. Se faccio sempre la stessa cosa, mantengo le stesse dimensioni, non cresco e non ho necessità di cambiare il mio modello di business, probabilmente sfrutto meno i vantaggi del SaaS. Soprattutto in Italia, dove esiste una forte necessità di differenziarsi, è molto improbabile che un’azienda non punti a migliorare la propria offerta, aprirsi a nuovi mercati o a efficientare le proprie attività. La differenziazione non sta nel modo in cui un’azienda gestisce le fatture o gli ordini. Sta nel valore delle persone, nella sua storia, nelle competenze specifiche, nei suoi servizi e nei suoi prodotti. L’infrastruttura IT non è il core business: è una commodity».
Indice degli argomenti
ERP on premise: si chiama legacy perché è legato al passato
Merge, acquisizioni, internazionalizzazioni e nuovi modelli commerciali modificano continuamente organizzazioni e processi. Allo stesso tempo, analytics e intelligenza artificiale stanno ampliando ciò che le aziende possono chiedere ai propri sistemi informativi. In questo scenario, la questione non è più semplicemente mettere in discussione un ERP utilizzato da molti anni. Il punto è capire se un sistema progettato molti anni fa e progressivamente adattato possa continuare a sostenere l’impresa.
«Oggi siamo in una fase di trasformazione molto importante, perché le nuove tecnologie cambiano profondamente il paradigma con cui funzionano le aziende – prosegue Sattolo -. Tutto ciò che riguarda la nuova generazione e le nuove modalità di approccio ai sistemi ERP si basa necessariamente sul cloud. Ad esempio, è possibile utilizzare l’intelligenza artificiale anche on premise, ma i benefici che se ne possono ottenere sono più limitati e non si collocano sulla frontiera dell’innovazione. L’AI richiede un’enorme capacità computazionale, il che significa poter accedere a risorse scalabili in funzione delle esigenze: flessibilità e dinamicità diventano due asset fondamentali. Il cloud permette alle imprese di posizionarsi in una condizione di accessibilità alle infrastrutture necessarie, potendo scalarle in funzione delle esigenze. Dopodiché ogni azienda deve definire il proprio nuovo modo di funzionare rispetto a questa trasformazione».
I costi visibili e invisibili dell’ERP on premise
Tra i falsi miti del cloud ERP si parla sempre dei costi. Ma il confronto con l’on premise cambia quando alla spesa dell’esistente si aggiunge quella necessaria a farlo evolvere. Anni di personalizzazioni, riconfigurazioni e interventi successivi rendono sempre più oneroso modificare processi e applicazioni, integrare nuove soluzioni o rispondere a nuove esigenze del business.
A questi costi si sommano quelli necessari a mantenere infrastrutture, competenze e livelli di sicurezza adeguati. Perché il costo del legacy non riguarda soltanto la manutenzione dell’esistente: comprende il tempo, le competenze e le risorse necessarie per continuare a farlo evolvere senza comprometterne la stabilità. Il confronto, quindi, non è tra un ERP on premise già pagato e un nuovo ERP in cloud, ma tra due modelli con costi e capacità di evoluzione sostanzialmente diversi.
«Adattare un ERP legacy alla diversificazione delle esigenze dell’organizzazione richiede budget sempre più alti – fa notare il manager -. Manutenere linguaggi e sistemi obsoleti non significa solo accumulare debito tecnico ma affrontare un tema di retention di professionisti che sono sempre più difficili da reperire sul mercato. A questo si aggiunge l’esigenza di dover presidiare continuamente la sicurezza delle infrastrutture on premise, un’attività estremamente complessa e onerosa rispetto a quanto può garantire un provider specializzato, dotato delle competenze e delle risorse necessarie ad assicurare una business continuity allo stato dell’arte. Sono tutti costi aggiuntivi che spesso, in un business case semplificato, non vengono presi in considerazione, ma che nel loro complesso hanno un impatto significativo. È evidente che un’infrastruttura che beneficia di importanti economie di scala sia generalmente più efficiente rispetto a un’infrastruttura gestita dalla singola azienda».
ERP in cloud: semplicità, velocità ed efficienza per tutte le aziende
Le lunghissime implementazioni degli ERP on premise hanno segnato intere generazioni di manager. Un’esperienza che ha contribuito a trasferire sul passaggio all’ERP in cloud aspettative e timori maturati con un modello tecnologico e progettuale diverso. Oggi cambiare sistema gestionale non è più un progetto lungo e complesso che richiede un impegno economico, tecnologico e organizzativo alla portata soprattutto delle grandi aziende. Applicare al cloud i parametri con cui venivano valutati i progetti ERP tradizionali significa confrontare due modelli di implementazione profondamente diversi. Nel caso dell’ERP in cloud di SAP, questo cambiamento passa dalla possibilità di capitalizzare un patrimonio di processi, best practice e conoscenza aziendale multisettoriale maturato in decenni di implementazioni.
«SAP ha fatto un enorme sforzo per rendere accessibili anche alle realtà più piccole l’esperienza e la solidità maturate su una serie di processi e sulla conoscenza del funzionamento delle aziende – racconta Sattolo –. Questo permette di delegare determinati processi a sistemi capaci di gestirli in maniera ottimizzata e di focalizzare le risorse laddove le aziende possono realmente generare valore distintivo. Anche l’implementazione dei progetti è cambiata moltissimo. In Altea UP abbiamo sviluppato metodologie che ci permettono di essere efficienti nell’esecuzione e, soprattutto, di anticipare gli elementi progettuali specifici e di maggiore importanza per le diverse aziende. L’esperienza maturata in settori differenti ci consente di conoscere le problematiche che le imprese andranno ad affrontare nell’adozione della soluzione e di applicare un modello di delivery molto rigoroso. Coniughiamo una profonda conoscenza dei processi di business con delle Best Practice che ci permettono di ridurre tempi di implementazione a un ordine di grandezza di poche settimane».
I vantaggi di un sistema standardizzato, ma configurato sulle specificità di ogni azienda
Ed è qui che cambia anche il contributo di Altea UP come SAP Gold Partner: con SAP Cloud ERP, aggiornamenti, manutenzione e sicurezza non devono più essere affrontati singolarmente da ogni impresa, ma vengono gestiti centralmente e i benefici dell’evoluzione del sistema possono essere distribuiti a cascata. È molto diverso ingegnerizzare un’attività una volta per migliaia di aziende rispetto ad avere migliaia di aziende che devono continuamente risolvere lo stesso problema. Processi preconfigurati e best practice consolidate consentono di procedere secondo una logica fit-to-industry,ovvero una tecnologia che garantisce aggiornamenti costanti e automatici, procedure preconfigurate e già testate su clienti dello stesso settore. Questo approccio garantisce la soluzione migliore per i processi realmente distintivi dell’impresa. Il progetto di migrazione si sposta così dalla costruzione del sistema alla sua attivazione e configurazione rispetto alle esigenze dell’organizzazione.
«Un altro elemento molto rilevante, che incide sui tempi di implementazione, è la migrazione dei dati – osserva Sattolo -: i vecchi sistemi hanno strutture dati che richiedono diverse attività per essere estratte e adeguate alle nuove modalità. In Altea UP abbiamo sviluppato metodologie e strumenti, recentemente anche attraverso l’intelligenza artificiale, che consentono di ridurre significativamente i tempi necessari per trasferire e adeguare le informazioni provenienti dai sistemi precedenti. Le tecnologie possono portare molta efficienza, ma anche rischi se non vengono inserite in un disegno complessivo che parte dall’architettura e arriva alla revisione dei processi e, in alcuni casi, dei modelli di business. Sono poche le aziende che dispongono internamente di tutte le competenze, delle strutture e dell’esperienza necessarie per guidare trasformazioni di questo tipo e contemporaneamente seguire l’evoluzione di sistemi informativi sempre più dinamici e complessi. Nel nostro ruolo di consulenti e partner, per affrontare la transizione dell’ERP al cloud coinvolgiamo le strutture interne del cliente e pianifichiamo il change management sulle persone, perché far funzionare l’azienda in maniera più efficiente e standardizzata richiede di rivedere alcuni processi interni».
Potenziare la conoscenza aziendale con la “conoscenza artificiale”
Il gestionale organizza una parte fondamentale delle informazioni con cui funziona l’impresa, ma non tutta: contratti, documenti, procedure e dati custoditi in altri sistemi restano fuori dal suo perimetro. È proprio questa conoscenza esterna che i nuovi sistemi di intelligenza artificiale devono poter raggiungere, per operare con un contesto realmente completo. È su questo livello che il ruolo di Altea UP si allarga oltre l’ERP: dall’implementazione del gestionale alla costruzione dell’ambiente di conoscenza su cui potranno lavorare gli AI Agent.
«La proposition che portiamo sul tavolo è quella di aiutare le aziende a costruire quella conoscenza – conclude il manager – attraverso la quale poi gli agenti potranno svolgere il proprio lavoro e portare reale efficienza. Da questo punto di vista SAP si pone nella stessa maniera, e gli strumenti che stiamo sviluppando in Altea sono in perfetta sinergia con quelli di SAP. SAP gestisce la maggior parte dei processi di un’azienda, ma non necessariamente tutti. Un nostro punto di forza è che affianchiamo agli strumenti SAP anche tutto ciò che riguarda processi che non sono necessariamente gestiti all’interno di SAP. Questo permette all’intelligenza artificiale di dare risposte complete agli utenti, mettendo insieme la conoscenza presente all’interno di SAP con la conoscenza propria dell’azienda che può essere resa direttamente accessibile ai motori di intelligenza artificiale, fornendo loro un contesto più completo per generare risposte maggiormente coerenti, rilevanti e contestuali».
QuickUP: l’esperienza progettuale diventa un modello di attivazione
È da questo patrimonio di esperienza nell’implementazione e di conoscenza dei processi che nasce QuickUP, l’innovation activator bundle di Altea UP certificato per SAP S/4HANA Cloud e Public Edition. QuickUP industrializza l’esperienza maturata nei progetti trasformandola in un modello di attivazione: parte dalle best practice SAP, identifica un perimetro definito di processi end-to-end e lo declina sulle specificità dei diversi contesti settoriali.
A una baseline che comprende contabilità, controllo di gestione, vendite e acquisti si affiancano due configurazioni dedicate rispettivamente al Professional Services e al Discrete Manufacturing. Il vantaggio è non ricominciare ogni progetto da zero: ciò che è già stato consolidato e validato diventa patrimonio progettuale riutilizzabile, mentre competenze e attività possono concentrarsi sulle esigenze realmente specifiche dell’impresa. È questa la logica che consente di passare da un’implementazione tradizionale a un’attivazione più rapida, delimitata e governabile, senza rinunciare alla possibilità di estendere la soluzione.
Partecipa alla community