SB Italia ha sviluppato per una primaria società di consulenza la solzuione Digital Organizer powered by AgileSign, una piattaforma pensata per razionalizzare e semplificare la gestione delle attività operative quotidiane dei manager e dei responsabili di funzione. L’obiettivo era superare la frammentazione informativa generata da richieste provenienti da canali eterogenei – email, sistemi aziendali, messaggistica, documenti cartacei – e migliorare il controllo, la tracciabilità e la compliance.
La soluzione si configura come un repository intelligente e centralizzato, accessibile da desktop e mobile, che aggrega automaticamente tutte le attività da svolgere in un’unica dashboard. Documenti da firmare, approvazioni da dare, contenuti da leggere o caricare, appuntamenti da fissare: ogni task viene notificato tramite sistema push e reso disponibile in tempo reale, riducendo il carico cognitivo e il rischio di inefficienze.
Indice degli argomenti
Architettura modulare e compliance integrata
Digital Organizer evolve la piattaforma AgileSign da sistema di firma digitale a hub operativo per la gestione dei processi destrutturati. La tecnologia push consente di aggregare attività da fonti diverse, mentre il sistema garantisce tracciabilità (audit trail), conservazione a norma, firme digitali (FEQ, FEA, FES), SPID, OTP e integrazione con sistemi di identity aziendale.
Il progetto, sviluppato in circa quattro mesi, ha previsto la mappatura dei flussi destrutturati, l’identificazione dei sistemi integrabili, lo sviluppo dei connettori e la personalizzazione della piattaforma. L’approccio iterativo e il coinvolgimento degli utenti chiave hanno facilitato l’adozione e il go-live.
Un piano formativo dedicato ha supportato la transizione, mentre la gestione della complessità dei canali non strutturati ha rappresentato una delle principali sfide progettuali.
I vantaggi
I benefici ottenuti includono:
- Efficienza operativa: riduzione del tempo dedicato alla ricerca e gestione dei task.
- User experience semplificata: accesso immediato da PC e mobile.
- Compliance garantita: archiviazione sicura e normativa dei documenti.
- Governance e sicurezza: controllo centralizzato dei processi destrutturati.
- Collaborazione cross-dipartimentale: miglior coordinamento interno ed esterno.
- Scalabilità e modularità: adattabilità a organizzazioni di qualsiasi dimensione.
La vera innovazione risiede nella logica proattiva: non è più l’utente a cercare le attività, ma è il sistema a guidarlo, grazie a notifiche push e intelligenza artificiale.
Il progetto è entrato nella rosa dei finalisti per i Digital360 Awards nella categoria “Business Application”.
