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Gartner: sei approcci per risparmiare nell’Ecm

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Gartner: sei approcci per risparmiare nell’Ecm

01 Set 2009

di Riccardo Cervelli

Le best practice nell’implementazione di Enterprise Content Management saranno il focus del Gartner Portals, Content & Collaboration Summit 2009, in programma a Londra dal 16 al 17 settembre. La società di analisi ha identificato sei approcci che permettono alle imprese di abbattere notevolmente il Tco delle architetture di content management

L’Enterprise Content Management è tipo di progetto in cui finora poche imprese si sono avventurate, nonostante la consapevolezza dei vantaggi che una soluzione di questo tipo potrebbe apportare alla produttività dei dipendenti e al business. Questo atteggiamento cauto è giustificato se si considera, come spiega Gartner, che l’Ecm è “una visione e un framework in grado di integrare un ampio insieme di tecnologie di content management e formati di contenuti attraverso un’organizzazione”. Si tratta, quindi, di un’architettura molto complessa in cui i costi delle licenze software possono costituire solo dal 5 al 20% del total cost of ownership (Ecm) spalmato su un periodo di cinque anni. Considerato che moltissimi progetti di Ecm si sono rivelati un insuccesso – sia che si trattasse di iniziative It-driven, sia che fossero invece management-driven – Gartner sottolinea la necessità di partire con il piede giusto. Il che può, per progetti che prevedono investimenti dai 300mila euro in su, significare prendersi un tempo oscillante tra i sei e i nove mesi per la pianificazione e il processo di selezione dei vendor.
Gartner ha distillato sei approcci tattici che, se applicati, permetterebbero di ottenere risparmi fino a un milione di euro nella gestione dei contenuti aziendali. Il primo è eliminare i duplicati e i contenuti più vecchi prima di iniziare l’implementazione di un progetto “standard” di Ecm, business process management (Bpm) e di una content-enabled vertical application (Ceva). Il secondo è implementare una policy costituita da un insieme di regole e metadati che consentano l’automatica categorizzazione e fissazione della scadenza dei contenuti. Il terzo consiste nell’includere, nella valutazione delle proposte e dei partner, non solo i vendor di software per l’Ecm, ma anche content service provider e outsourcer, quali, tra altri, Xerox, Eds, Hp, Iron Mountain, Astoria e Clickability
Il quarto approccio prevede la capitalizzazione dei canali Web, con l’obiettivo di ridurre sia l’imputazione manuale di dati sia le trasformazioni di dati provenienti dai diversi canali di interazione con i clienti. Questo richiede l’implementazione di un master data system sia per i dati strutturati si per quelli non strutturati. La quinta raccomandazione è di esplorare i benefici di un Electronic Workspace, che può essere realizzato attraverso un uso sempre maggiore di form elettronici, archiviazione elettronica dei documenti, eliminazione dei contenuti ridondanti (secondo Gartner, il 50% dei documenti cartacei archiviati sono duplicati). Sesto e ultimo consiglio è valutare l’opportunità di liberarsi del peso di infrastrutture interne per la gestione della posta elettronica, adottando o un modello ibrido tra on-premise e outsourcing o ricorrendo in toto all’esternalizzazione. Secondo la società di analisi la conversione a servizi Outlook/Exchange in outsourcing sta conoscendo, nel periodo 2008-2009, un grande impulso, con risultati in termini di risparmi molto interessanti.
I sei approcci tattici saranno meglio approfonditi e dibattuti nel corso del Gartner Portals, Content & Collaboration Summit. Per ulteriori informazioni: www.europe.gartner.com/pcc.

Riccardo Cervelli
Giornalista

57 anni, giornalista freelance divulgatore tecnico-scientifico, nell’ambito dell’Ict tratta soprattutto di temi legati alle infrastrutture (server, storage, networking), ai sistemi operativi commerciali e open source, alla cybersecurity e alla Unified Communications and Collaboration e all’Internet of Things.

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