Un patrimonio documentale ampio non produce valore se le informazioni restano nascoste nei file. È il problema affrontato da un gruppo manifatturiero con 1.000 dipendenti e sedi sul territorio nazionale. Contratti, corrispondenza certificata e documenti amministrativi erano conservati in un sistema tradizionale, ricercabile soltanto attraverso i metadati.
Per verificare clausole, penali, rinnovi o scadenze era quindi necessario aprire e leggere i singoli documenti. Il caricamento manuale generava errori, le approvazioni di testi lunghi richiedevano spesso il supporto della funzione legale e le PEC in ingresso venivano gestite senza classificazione automatica, collegamento con gli archivi o alert sulle scadenze.
Havant ha risposto con Docsweb AI, piattaforma di Intelligent Document Processing AI Native progettata per integrare l’intelligenza operativa direttamente nei flussi documentali. Il progetto è partito nelle direzioni legale e acquisti e nella segreteria di direzione, coinvolgendo circa 60 utenti e oltre 120.000 documenti.
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Sei stream per collegare documenti e processi
La soluzione si articola in sei stream nativi. Il primo rende l’intero corpus interrogabile in linguaggio naturale; il secondo automatizza l’ingestion e l’estrazione dei metadati, gestendo il livello di affidabilità e attivando il controllo umano nei casi a bassa confidence.
Il terzo introduce agenti AI nei workflow. PEC Manager smista le comunicazioni verso la funzione corretta, mentre un agente istruito in linguaggio naturale può effettuare ricerche e archiviazioni, avviare workflow o attivare una firma senza richiedere all’utente di operare attraverso l’interfaccia grafica.
Completano il disegno la chat con il singolo documento, una libreria di prompt aziendali validati per i controlli ricorrenti e la generazione di bozze contrattuali, risposte, report e comunicazioni a partire dai contenuti esistenti, nel rispetto di template, policy e stile aziendale.
Dalle ore ai minuti nella ricerca delle clausole
Secondo i risultati riportati, le ricerche complesse su clausole contrattuali sono passate da due o tre ore a pochi minuti, con una riduzione del 70% dei tempi di ricerca documentale. L’ingestion automatica ha ridotto dell’80% il tempo di inserimento e migliorato qualità e coerenza dei dati.
La possibilità di dialogare con i documenti ha reso i responsabili più autonomi nella valutazione di contenuti complessi, diminuendo del 40% i tempi del ciclo di approvazione. Il 100% delle PEC in ingresso viene smistato automaticamente dall’agente AI.
Il controllo documentale diventa preventivo
Docsweb AI applica lo stesso modello alle verifiche su documenti ricevuti o prodotti internamente: estrae, classifica e valida i contenuti, segnalando scadenze, incongruenze o campi mancanti prima dell’ingresso nei flussi operativi. Le verifiche possono così passare da minuti a secondi, riducendo l’errore umano e liberando risorse per attività a maggior valore.
La piattaforma è descritta come sicura e conforme by design, configurabile tramite AI e utilizzabile senza formazione approfondita o infrastrutture dedicate. Il modello è indicato come replicabile in settori diversi e su patrimoni documentali già esistenti, senza trasformazioni infrastrutturali.
Il progetto è entrato nella rosa dei finalisti per i Digital360 Awards nella categoria “Digital Process Innovation”.
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