Si parla spesso di AI, innovazione e tecnologie di frontiera, proiettando lo sguardo verso gli scenari del prossimo futuro. È però altrettanto importante osservare cosa accade oggi in molte aziende italiane, che da un lato investono in innovazione per sostenere la loro competitività, dall’altro vincolano i processi core a modelli e strumenti del passato.
Per questo, il tema dell’ERP legacy e della sua modernizzazione è ancora di grande attualità, anche nelle imprese di medie e grandi dimensioni.
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ERP legacy nelle aziende italiane: cosa frena davvero l’evoluzione
Laura Rusconi, membro del CDA e Project Manager ERP del Gruppo SAEP, spiega che «In Italia, diverse aziende operano ancora su software sviluppati tra gli anni ’80 e i primi anni 2000. Nel tempo, questi sistemi sono stati adattati per rispondere a nuove esigenze normative e operative attraverso sviluppi successivi, spesso forzati e poco strutturati. Il risultato è una proliferazione di micro-applicativi e personalizzazioni sviluppate internamente, che in molti casi hanno alterato la logica originaria dei sistemi, arrivando a riutilizzare campi e strutture dati per scopi completamente diversi da quelli previsti».
La logica conseguenza è stata lo sviluppo di ecosistemi applicativi estremamente complessi e frammentati, in cui strumenti eterogenei e basati su competenze superate non comunicano tra loro e quello che in origine era un investimento strategico si è progressivamente trasformato in un vincolo, con impatti concreti sulla continuità operativa, sulla competitività e sulla capacità di innovare.
ERP legacy e falsa sensazione di stabilità
Molte aziende sono consapevoli dei limiti dei propri sistemi, ma faticano a intraprendere un percorso evolutivo perché il tema dei sistemi legacy non è solo tecnico, ma coinvolge aspetti organizzativi e culturali profondi.
Il primo ostacolo, in assoluto il più comune, è la percezione di sicurezza. L’ERP funziona, e finché consente di operare, anche con potenziali inefficienze, manca la spinta ad affrontare un investimento percepito come complesso, oneroso e rischioso. Paradossalmente, per molte aziende ha più senso investire in altri sistemi verticali, magari modernissimi e AI-based, anziché partire dalle fondamenta.
Complessità tecnica e integrazione con altri sistemi
Nel tempo, la stratificazione e la customizzazione dilagante hanno trasformato molti ERP in veri e propri labirinti tecnici. Ricondurre questa complessità a un modello più standard e governabile è percepito come un’operazione ad alto rischio, di cui è difficile prendersi la responsabilità.
A livello operativo, poi, si aggiunge una resistenza più sottile ma altrettanto rilevante: molti utenti hanno sviluppato modalità di lavoro manuali fortemente personalizzate, spesso basate sulla coesistenza dell’ERP con strumenti esterni come Excel. Questo dà una sensazione di controllo e flessibilità difficilmente replicabile, almeno nell’immediato, da un sistema strutturato.
Impatti organizzativi e resistenza al cambiamento
Sostituire un sistema legacy con uno moderno significa, inevitabilmente, andare verso una maggiore standardizzazione. D’altronde, dopo anni di stratificazioni, micro-sviluppi e applicativi custom, pensare di replicare lo stesso livello di personalizzazione in un nuovo sistema sarebbe del tutto inefficiente e dilaterebbe all’infinito tempi e costi dei progetti.
Eppure, questo è uno dei nodi più critici perché nel passaggio non cambia solo il software: cambiano i processi. Sul mercato, la standardizzazione viene spesso percepita come perdita di flessibilità e controllo, ma si tratta di un equivoco perché standardizzare non significa irrigidire i processi né eliminare quelli che creano valore, ma dove necessario adottare modelli operativi basati su best practice consolidate, integrate nei sistemi ERP moderni e costruite sull’esperienza di molteplici settori.
È un salto culturale, prima ancora che tecnologico. E, come tutti i cambiamenti profondi, richiede accompagnamento e consapevolezza.
Come evolvere i sistemi legacy senza traumi: le best practice di SAEP
Come si è visto, l’evoluzione di un sistema legacy, soprattutto di un ERP, è un passaggio che molte aziende percepiscono come critico.
Il primo scoglio, soprattutto per organizzazioni basate su modelli tradizionali, è accettare di affiancare al proprio IT interno un partner esterno su una tematica così delicata. Tuttavia, non esiste una scelta migliore, poiché affidarsi esclusivamente a risorse interne significa concentrare conoscenze critiche su poche persone, perpetrando un tipico problema connesso agli ERP legacy. Un partner strutturato, invece, porta competenze aggiornate, metodo e continuità, e può così accompagnare l’azienda lungo un percorso evolutivo che va ben oltre il singolo progetto di migrazione.
Approccio consulenziale e conoscenza dei processi aziendali
È proprio su questo equilibrio che si basa l’approccio di SAEP: da un lato una forte componente consulenziale, che accompagna l’azienda non solo nella migrazione ma anche nelle evoluzioni successive; dall’altro, la disponibilità di un ERP proprietario che unisce i vantaggi della standardizzazione in termini di tempi, costi e solidità, a una profonda parametrizzazione, così da valorizzare l’unicità delle aziende senza ricadere nella logica del custom “totale”.
Sul modo con cui affrontare concretamente la complessità di questi progetti, Rusconi sottolinea: «Il progetto funziona quando si lavora braccio a braccio con l’azienda. Per esempio, noi non abbiamo pretese di imporre un modello, ma cerchiamo di costruirlo insieme, affiancando le persone nei processi e aiutandole a capire perché il cambiamento è positivo, oltre che necessario. Coinvolgere fin da subito gli utenti chiave, comprendendone i bisogni e mostrando concretamente come questi troveranno risposta nel nuovo sistema, permette di trasformare la resistenza in partecipazione attiva».
Transizione graduale e continuità operativa
Allo stesso modo, SAEP sottolinea quanto sia fondamentale operare una transizione graduale, fatta di fasi sostenibili e condivise: partire ad esempio da stabilimenti pilota, più piccoli e meno critici, consente di testare il sistema in un contesto controllato, mentre la scelta del timing, ad esempio nei periodi di minore attività, aiuta ad assorbire il naturale rallentamento iniziale senza impattare sul business.
È poi fondamentale fornire all’azienda una visione realistica sui tempi di generazione del valore. L’azienda deve essere consapevole che i benefici di un software ERP moderno sono, per loro natura, progressivi e non immediati. Come sottolinea Rusconi: «I risultati non arrivano da un giorno all’altro. Il go-live non è un punto di arrivo in cui tutto funziona automaticamente, ma l’inizio di un percorso. Serve visione per comprendere che il valore di processi finalmente automatizzati e di un sistema manutenibile e aggiornabile emerge nel tempo. Solo dopo una prima fase di assestamento è possibile esprimere appieno il potenziale della piattaforma e aprire la strada a evoluzioni più avanzate, come l’introduzione di strumenti di intelligenza artificiale».
Massima attenzione alla migrazione dei dati
Un altro elemento distintivo del metodo SAEP, questa volta sotto il profilo tecnico, è la massima attenzione alla migrazione dei dati. In molti progetti si tende a trasferire solo quelli più recenti, mantenendo il vecchio sistema attivo per consultare lo storico. SAEP punta invece a migrare tutto lo storico dei dati, facendo in modo che il nuovo ERP diventi subito l’unico punto di riferimento informativo. Questo consente di dismettere rapidamente i sistemi legacy ed eliminare costi e complessità legati al loro mantenimento.
