“Supportare le imprese nello sviluppo di una strategia disruptive della gestione elettronica dei documenti e della loro conservazione digitale”, è la mission di Top Consult espressa dal suo fondatore e CEO  Pier Luigi Zaffagnini. Un impegno che si esprime, una volta di più, grazie a WorkFlow Collaborativo, recentissima soluzione della piattaforma TopMedia Social NED, che consente agli utenti di gestire in forma collaborativa il flusso dei documenti all’interno dei processi strutturati aziendali.

“Quatto anni fa abbiamo dato vita a TopMedia Social NED – ha detto il CEO dell’azienda italiana che compie quest’anno 30 anni -, mutuando la logica dei social network per migliorare la collaborazione all’interno delle società, mettendo a disposizione delle persone connesse spazi digitali per condividere documenti e scambiarsi informazioni e comunicazioni via chat, integrando la gestione documentale all’interno dei software gestionali e, quindi, dei sistemi informativi aziendali, in modo protetto e fault tolerant, uscendo dalla tradizionale visione dell’automazione dell’archivio aziendale. Con WorkFlow Collaborativo applichiamo lo stesso principio anche ai processi strutturati, come possono essere la gestione di una pratica di vendita o di acquisto, che coinvolgono più utenti e interagiscono con altri processi, utilizzando la logica delle notifiche ed evitando l’utilizzo della posta elettronica”.

Flussi di lavoro smart per processi strutturati collaborativi

Il WorkFlow Collaborativo di Top Consult è in grado di automatizzare i processi strutturati di business, consentendo alle organizzazioni di lavorare in modo smart, coniugando l’utilizzo delle regole aziendali e degli automatismi prefissati con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni collaborative del sistema: niente e-mail ma gruppi di lavoro, bacheca e notifiche, evitando così l’irrigidimento delle procedure.

“In questo modo – ha proseguito Zaffagnini -, la comunicazione non è esterna alla gestione del documento e del dato bensì interna al processo. Il sistema è in grado di tracciare ogni passaggio, dai messaggi alle risposte di ogni utente, fino agli interventi e alle attività effettuate, con i relativi tempi e documenti associati. In questo modo, man mano che il flusso evolve, le informazioni collegate vengono archiviate insieme ai documenti fino alla chiusura della pratica, permettendo anche a chi lavora al di fuori del perimetro aziendale di essere costantemente partecipe e aggiornato”.

Utente Collaborativo, sempre e ovunque

Nel WorkFlow Collaborativo di Top Consult, l’utente è sempre collegato, anche in mobilità, con i colleghi coinvolti negli stessi processi. “L’approccio con cui abbiamo sviluppato la soluzione, inoltre, è quello grafico, che consente maggiore intuitività e un colpo d’occhio immediato sullo stato di avanzamento dei processi strutturati in cui si è coinvolti”, ha aggiunto Zaffagnini.

Un apposito Designer Grafico consente all’amministratore di sistema di visualizzare e definire preventivamente la sequenza delle azioni, le condizioni da verificare e i partecipanti. Possono essere configurate anche le azioni automatiche svolte da sistemi esterni, sempre in modo sicuro evitando il rischio collegato alle e-mail di subire intrusioni, attacchi o malware.