“Supportare le imprese nello sviluppo di una strategia disruptive della gestione elettronica dei documenti e della loro conservazione digitale”, è la mission di Top Consult espressa dal suo fondatore e CEO Pier Luigi Zaffagnini. Un impegno che si esprime, una volta di più, grazie a WorkFlow Collaborativo, recentissima soluzione della piattaforma TopMedia Social NED, che consente agli utenti di gestire in forma collaborativa il flusso dei documenti all’interno dei processi strutturati aziendali.
Pierluigi Zaffagnini
fondatore e CEO Top Consult
“Quatto anni fa abbiamo dato vita a TopMedia Social NED – ha detto il CEO dell’azienda italiana che compie quest’anno 30 anni -, mutuando la logica dei social network per migliorare la collaborazione all’interno delle società, mettendo a disposizione delle persone connesse spazi digitali per condividere documenti e scambiarsi informazioni e comunicazioni via chat, integrando la gestione documentale all’interno dei software gestionali e, quindi, dei sistemi informativi aziendali, in modo protetto e fault tolerant, uscendo dalla tradizionale visione dell’automazione dell’archivio aziendale. Con WorkFlow Collaborativo applichiamo lo stesso principio anche ai processi strutturati, come possono essere la gestione di una pratica di vendita o di acquisto, che coinvolgono più utenti e interagiscono con altri processi, utilizzando la logica delle notifiche ed evitando l’utilizzo della posta elettronica”.
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Flussi di lavoro smart per processi strutturati collaborativi
Il WorkFlow Collaborativo di Top Consult è in grado di automatizzare i processi strutturati di business, consentendo alle organizzazioni di lavorare in modo smart, coniugando l’utilizzo delle regole aziendali e degli automatismi prefissati con la flessibilità e l’intuitività delle funzioni collaborative del sistema: niente e-mail ma gruppi di lavoro, bacheca e notifiche, evitando così l’irrigidimento delle procedure.
“In questo modo – ha proseguito Zaffagnini -, la comunicazione non è esterna alla gestione del documento e del dato bensì interna al processo. Il sistema è in grado di tracciare ogni passaggio, dai messaggi alle risposte di ogni utente, fino agli interventi e alle attività effettuate, con i relativi tempi e documenti associati. In questo modo, man mano che il flusso evolve, le informazioni collegate vengono archiviate insieme ai documenti fino alla chiusura della pratica, permettendo anche a chi lavora al di fuori del perimetro aziendale di essere costantemente partecipe e aggiornato”.
Utente Collaborativo, sempre e ovunque
Nel WorkFlow Collaborativo di Top Consult, l’utente è sempre collegato, anche in mobilità, con i colleghi coinvolti negli stessi processi. “L’approccio con cui abbiamo sviluppato la soluzione, inoltre, è quello grafico, che consente maggiore intuitività e un colpo d’occhio immediato sullo stato di avanzamento dei processi strutturati in cui si è coinvolti”, ha aggiunto Zaffagnini.
Un apposito Designer Grafico consente all’amministratore di sistema di visualizzare e definire preventivamente la sequenza delle azioni, le condizioni da verificare e i partecipanti. Possono essere configurate anche le azioni automatiche svolte da sistemi esterni, sempre in modo sicuro evitando il rischio collegato alle e-mail di subire intrusioni, attacchi o malware.
