Process Automation e Content Management sono dimensioni sempre più integrate nel journey digitale delle imprese. La gestione delle informazioni e dei contenuti digitali lungo tutto il loro ciclo di vita non riguarda più solo l’archiviazione dei documenti, ma il modo in cui le organizzazioni governano attività operative, flussi decisionali e obblighi di compliance. Documenti, dati e contenuti digitali devono poter essere acquisiti, classificati, condivisi e conservati in modo sicuro, garantendo allo stesso tempo che le informazioni diventino parte attiva dei flussi di lavoro, abilitando verifiche, approvazioni e controlli opportuni.
Tuttavia, non tutte le organizzazioni hanno ancora integrato pienamente queste due dimensioni. L’automazione dei processi informativi spesso è frammentata, con iniziative distribuite su singoli workflow o funzioni organizzative e solo raramente integrate in un’unica architettura digitale. Poco più della metà delle grandi imprese italiane utilizza soluzioni di Business Process Automation, ma solo una quota limitata le ha estese in modo sistematico ai processi operativi (Fonte: Intelligent Business Process Automation, Osservatorio Digital Innovation – Politecnico di Milano, 2025).
«In molti contesti la gestione documentale resta separata dai sistemi che governano le attività aziendali, generando passaggi manuali, duplicazioni dei task e una visibilità limitata sullo stato reale delle operazioni – spiega Dimitri Zanella, direttore della Digital Factory Process Automation di Present (oggi parte del Gruppo Exprivia) -. ARXivar è una piattaforma che presidia l’intero ciclo di vita documentale integrandolo con i sistemi gestionali utilizzati nelle organizzazioni, come ERP e CRM, portando la gestione dei contenuti informativi direttamente all’interno dei processi aziendali all’interno della stessa architettura».
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Present nell’ecosistema ARXivar
Attorno alla piattaforma si è sviluppato un ecosistema tecnologico che coinvolge una rete di partner specializzati chiamati a tradurre le potenzialità della soluzione in applicazioni operative per le organizzazioni. Un lavoro fatto di consulenza, sviluppo e capacità di configurare processi complessi, in cui si distingue Present, società italiana di servizi e consulenza ICT, insignita del Best Partner New Gold 2026 al Sales Kickoff di ARXivar-Able Tech, software house italiana specializzata nella Process Automation e nel Content Management. Il riconoscimento è stato assegnato durante l’evento svoltosi il 24 febbraio a Palazzo Brancaccio a Roma.
“Aver ottenuto il New Gold 2026 è un traguardo che per me ha un significato speciale – commenta Zanella -. Nel 2023, quando sono stato chiamato per creare una Digital Factory dedicata alla Business Process Automation ho pianificato con precisione la roadmap nel breve e nel lungo termine. Il conseguimento del titolo di Best Partner di ARXivar è la conferma del valore della nostra visione, del nostro metodo e della nostra determinazione. In questi tre anni abbiamo investito tantissimo nella crescita delle nostre competenze interne e nella nostra capacità di trasformare l’esperienza maturata sui progetti in soluzioni strutturate. Il prossimo triennio ci vedrà affrontare le nuove sfide dell’iper-automazione con la stessa ambizione e determinazione per continuare a creare valore per i nostri clienti. Oggi il mercato non chiede più semplicemente un prodotto: chiede soluzioni che risolvano problemi di processo concreti e partner in grado di accompagnare le aziende nella loro implementazione”.
Che cos’è ARXivar e come funziona
ARXivar consente di digitalizzare, archiviare e gestire documenti in modo sicuro ed estremamente funzionale. La soluzione integra funzionalità di workflow management, firma elettronica e conservazione a norma, permettendo di acquisire contenuti da diverse fonti, come ERP, e-mail, scansioni o applicazioni gestionali, e di organizzarli in un unico repository. Interfacciandosi con i sistemi informativi dell’azienda, la piattaforma consente di collegare i documenti ai processi operativi che governano attività amministrative, contrattuali o gestionali.
«Uno dei punti di forza di ARXivar è un approccio low code che consente di configurare i workflow senza interventi di sviluppo complessi – prosegue Zanella -. È possibile definire passaggi operativi, ruoli, approvazioni e notifiche adattando i flussi alle specificità operative delle imprese. Su questa base si innestano anche funzionalità più evolute di ricerca e interrogazione del patrimonio documentale, supportate da tecnologie di intelligenza artificiale. Il risultato è una piattaforma che non si limita a conservare e instradare documenti, ma consente di valorizzarli come patrimonio informativo interrogabile, tracciabile e integrato nei processi aziendali».
L’evoluzione della Business Unit Process Automation e Content Management di Present
Per presidiare i progetti di implementazione e configurazione di ARXivar nei contesti organizzativi delle imprese, nel 2023 Present ha creato una Business Unit dedicata alla Process Automation e al Content Management. La struttura è partita con un piccolo team di tre specialisti e, nell’arco di 36 mesi, si è trasformata in un gruppo di venti professionisti con competenze che coprono tutte le fasi del progetto. Oggi la BU riunisce tecnici altamente specializzati, tra cui otto che hanno raggiunto il livello massimo di certificazione sulle soluzioni ARXivar, a conferma di un investimento costante nello sviluppo delle competenze e nella qualità della delivery.
«Abbiamo iniziato a lavorare principalmente su progetti di dimensioni contenute – ricorda Zanella -. L’obiettivo era portare la soluzione sui segmenti di mercato mid market e enterprise. Per farlo abbiamo lavorato moltissimo sul potenziamento delle competenze del team rendendo più efficace tutta la nostra organizzazione, partendo dal marketing e dallo sviluppo della pipeline, attraverso il sales enablement, fino al pre-sales, alla delivery e al supporto applicativo. Una filiera ben strutturata crea un volano: più investi in risorse, metodo e organizzazione, più arrivano risultati. I dati lo confermano: quando ho assunto la responsabilità della struttura, il backlog delle attività legate a queste soluzioni era di circa due milioni di euro. Oggi ha superato i sei milioni, a testimonianza di un posizionamento sempre più solido dei progetti di Process Automation e Content Management”.
Un modello che affianca le aziende dalla progettazione alla gestione operativa
Il modello organizzativo di Present è costruito per seguire l’intero ciclo di vita delle soluzioni. La struttura è articolata su tre aree operative:
- una prima area di consulenza, dedicata all’analisi dei processi e alla definizione delle soluzioni
- una software factory che realizza e integra le applicazioni
- un team di Application Management Services, composto da specialisti con le stesse competenze della software factory, che garantisce assistenza, monitoraggio e continuità operativa una volta che i sistemi sono in produzione.
“L’automazione dei flussi documentali riguarda attività operative che coinvolgono varie funzioni come amministrazione, procurement, finance o operations e richiede quindi un confronto diretto con gli interlocutori del business – puntualizza Zanella -. Per questo i progetti non nascono quasi mai da una richiesta puramente IT, ma da esigenze legate al funzionamento quotidiano dei processi aziendali. Quando ci confrontiamo con un cliente, la prima fase è sempre quella di capire davvero come funziona l’organizzazione. Il nostro team di consulenza che si occupa di business analysis e gap analysis, individua dove intervenire e come configurare la soluzione. Capita spesso che le aziende non abbiano un’esigenza pienamente formalizzata. Concentrate sul loro core business, faticano a ricondurre le inefficienze operative a un disegno più funzionale dei loro processi. Per questo è necessario calarsi nella specifica realtà dell’organizzazione per far emergere il pain reale, aiutando il cliente a leggere dove il flusso si interrompe, si rallenta o genera complessità evitabili, considerando quali vincoli di processo o normativi vadano rispettati».
A seguire, interviene la software factory, che realizza le integrazioni e le eventuali personalizzazioni necessarie. Una volta che il sistema è in produzione, subentra il team di assistenza, che ha le stesse competenze tecniche della software factory e svolge un ruolo di cerniera tra gli utenti e la tecnologia, garantendo la continuità operativa della soluzione e supportando il cliente nel tempo.
3 livelli di intervento: standardization, customization, productization
Dal procurement alla gestione dei contratti, dal portale fornitori al ciclo dell’ordine, fino all’automazione delle fatture, alle riconciliazioni contabili con i sistemi ERP e ai processi di import ed export legati alle Dogane, l’esperienza di Present è maturata su centinaia di progetti nei diversi domini applicativi. Questo background consente ai team di identificare in maniera puntuale le problematiche e di riconoscere schemi ricorrenti nei processi documentali e amministrativi, condividendo un ricchissimo patrimonio di best practice e di soluzioni verticali sviluppate nel tempo.
«Quando la piattaforma standard non copre determinate esigenze funzionali od operative – racconta Zanella – mettiamo a sistema competenze ed esperienza per lavorare insieme ai clienti e progettare soluzioni ad hoc, alcune delle quali nel tempo sono diventate veri e propri prodotti. Pride, ad esempio, nasce dagli anni di progetti realizzati sulla piattaforma ARXivar nell’ambito del procurement e della gestione documentale del ciclo dell’ordine: abbiamo trasformato quell’esperienza in una soluzione strutturata che incorpora modelli di processo e componenti applicative consolidate sul campo. Allo stesso modo Egida applica la stessa logica ai processi di protocollo informatico e gestione documentale nella Pubblica Amministrazione. Accanto a queste soluzioni abbiamo una grande esperienza su tutti i processi e i work around amministrativo-contabili. In molti casi si tratta di configurare e integrare componenti già consolidate, adattandole ai sistemi e ai processi del cliente. In questo percorso anche l’intelligenza artificiale sta iniziando a trovare applicazione concreta nei workflow documentali. Il punto non è aggiungere AI, ma usarla dove può rendere i processi più semplici e governabili. Nei sistemi che sviluppiamo l’AI viene utilizzata attraverso agenti specializzati che interpretano i documenti in ingresso, automatizzano alcuni passaggi dei processi e supportano le decisioni nei flussi di approvazione».
Present: il valore operativo di una presenza globale
La caratura di Present, che oggi conta oltre 1.200 dipendenti, è data anche dalla sua presenza internazionale, che consente alla società di affiancare organizzazioni impegnate nella gestione di processi documentali e amministrativi distribuiti su più Paesi e su diversi sistemi informativi, spesso soggetti a requisiti normativi e di compliance fiscali differenti da mercato a mercato. In questo contesto il valore del partner non risiede solo nella qualità dell’integrazione tecnologica, ma anche nella capacità di agire come single point of contact, semplificando la governance operativa e sollevando le aziende dalla necessità di coordinare fornitori e soluzioni diverse in ogni geografia.
«Oggi lavoriamo sempre più spesso con aziende che operano su più Paesi – aggiunge Zanella -. L’obiettivo che abbiamo raggiunto è stato progettare un hub unico in grado di gestire documenti e transazioni in modo conforme alle diverse normative locali. In questo modo il sistema viene implementato una volta e può essere esteso progressivamente alle varie country, attraverso rollout graduali che permettono di mantenere una governance unitaria dei processi amministrativi totalmente automatizzati anche quando coinvolgono mercati, sistemi gestionali e modelli fiscali differenti».
Dall’integrazione all’iperautomazione: presente e futuro della Process Automation
Il passaggio che si sta delineando non riguarda più la gestione dei documenti, ma la capacità di attivare processi automatici tra sistemi e contesti operativi sempre più integrati e interdipendenti. L’innesto dell’intelligenza artificiale trasforma il documento in un trigger operativo che attiva flussi, decisioni e integrazioni tra applicazioni diverse. È su questo piano che Process Automation e Content Management evolvono verso modelli orchestrati end-to-end, potenziati da agenti AI specializzati.
«Questa evoluzione è già in atto al punto che non parliamo più di semplice integrazione o di interscambio di informazioni, ma di iperautomazione – conclude Zanella -. Già oggi posso ricevere un documento, il sistema lo interpreta, lo registra e attiva automaticamente processi che coinvolgono più applicazioni, come ERP, CRM o sistemi di magazzino, senza intervento umano. Non è un passaggio di dati, è un processo funzionale e consolidato che attraversa i sistemi. In questo modello, l’AI non è mai un elemento aggiuntivo: è integrata direttamente nei flussi. Abbiamo modelli specializzati che riconoscono e classificano i documenti, gestiscono la contrattualistica e supportano il decisioning e l’instradamento dei processi tra sistemi. Abbiamo lavorato in questa direzione agentificando molte soluzioni, cioè introducendo capacità intelligenti, addestrate su dati e processi per dominio e distribuite nei diversi punti del flusso. Il punto non è aggiungere tecnologia, ma usarla per risolvere problemi reali e governare la complessità in modo controllato».
