Notifiche giudiziarie, contestazioni, contratti, fatture, diffide e atti della Pubblica Amministrazione transitano attraverso la Posta Elettronica Certificata. Pur trattandosi di comunicazioni a valore legale, in molte imprese la loro gestione continua a dipendere da attività manuali, informazioni frammentate e controlli non strutturati.
Il problema riguardava una multinazionale del Food & Beverage operante in Italia che si è servita di Digital Technologies per indirizzare queste necessità. L’organizzazione gestiva 108 caselle PEC, 204 utenti autorizzati e oltre 3.000 documenti ogni mese. Mancavano una vista centralizzata e un’attribuzione esplicita delle responsabilità; lo smistamento era manuale, le scadenze legali erano esposte al rischio e la conservazione digitale a norma non risultava sistematica.
Digital Technologies ha affrontato il problema con AI DigiPEC, una piattaforma cloud-native pensata per trasformare la PEC da centro di costo e fonte di rischio in un processo tracciabile, sicuro e misurabile. L’obiettivo non era soltanto automatizzare singole operazioni, ma riportare sotto governo l’intero ciclo delle comunicazioni certificate.
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Una dashboard per riunire caselle, ruoli e responsabilità
Il punto di accesso alla soluzione è una dashboard unica nella quale convergono tutte le caselle PEC dell’organizzazione, comprese quelle distribuite tra diverse società del gruppo. Ruoli, permessi e segregazione degli accessi sono definiti per funzione, così che ogni utente possa visualizzare soltanto il perimetro di propria competenza.
Su questa base la Generative AI interpreta i messaggi, li classifica e li smista ai responsabili. Estrae scadenze, importi e riferimenti normativi, attivando alert su calendario, Microsoft Teams ed e-mail; produce sintesi e briefing per comunicazioni lunghe o corredate da allegati complessi; abilita la ricerca semantica in linguaggio naturale sull’archivio e genera bozze di risposta.
La piattaforma comprende inoltre il rilevamento di anomalie e phishing, con sandbox per gli allegati, e una reportistica dedicata ai KPI di governance, al monitoraggio degli SLA e all’analisi dei trend. I Large Language Model impiegati sono Gemini di Google e Claude di Anthropic, mentre l’interfaccia è sviluppata in React.
La collaborazione resta collegata al messaggio originale
Uno dei punti del progetto riguarda la continuità tra comunicazione e lavoro collaborativo. Richieste di parere alla funzione Legal, conferme di Compliance, commenti e approvazioni formano un thread collegato alla PEC di origine. In questo modo il processo evita la dispersione in e-mail parallele o chat separate e mantiene la tracciabilità delle decisioni.
La Generative AI opera come assistente decisionale secondo un modello human-in-the-loop: il sistema propone, mentre l’utente valida. Un secondo livello architetturale, trasversale, mette a disposizione firme elettroniche conformi a eIDAS e conservazione digitale a norma.
La compliance è stata incorporata nel disegno della piattaforma, con riferimento a GDPR, AI Act UE 2024, eIDAS 2, CAD, NIS2 e normativa sulla conservazione. La soluzione è inoltre indipendente dal provider PEC e integra ERP, sistemi documentali, Microsoft Outlook e Microsoft Teams.
Un solo go-live a 60 giorni dall’avvio
L’intera soluzione è entrata in produzione in un’unica wave, 60 giorni dopo l’avvio del progetto. Digital Technologies ha coordinato la traduzione dei requisiti di business, l’integrazione con l’ecosistema applicativo del cliente e la governance del dato.
Legal e Compliance hanno validato la matrice di ruoli, permessi e segregazione degli accessi. Le funzioni operative hanno invece definito le regole di smistamento per le diverse categorie di PEC e le policy documentali, rendendo esplicite le responsabilità di un processo in precedenza informale.
L’adozione è stata accompagnata da formazione per ruolo e change management strutturato. Il passaggio al nuovo modello non ha comportato interruzioni del canale PEC, garantendo continuità operativa su un flusso a valore legale.
Tempi ridotti e nessuna scadenza legale mancata
Nei primi mesi di esercizio, su oltre 3.000 documenti mensili, il tempo necessario per smistare le PEC in ingresso è diminuito dell’80%. Il tempo dedicato all’analisi e alla predisposizione delle risposte si è ridotto del 70%, mentre la ricerca semantica sull’archivio storico restituisce i risultati in 0,3 secondi.
Il progetto registra zero scadenze legali mancate, monitoraggio continuo delle minacce 24 ore su 24 e piena visibilità sui KPI del processo PEC. Il ritorno dell’investimento è stato raggiunto in meno di sei mesi. Sul piano organizzativo, il processo risulta controllato e tracciato, le responsabilità sono attribuite per utente e casella e il personale può dedicare più tempo alle attività a maggior valore.
Il progetto è entrato nella rosa dei finalisti per i Digital360 Awards nella categoria “AI – Governance & Core Modernization”
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