La gestione delle risorse IT è oggi una leva fondamentale per aumentare la competitività, migliorare la resilienza operativa e accelerare l’innovazione. Questo significa dotarsi di strumenti evoluti, adottare policy essenziali e costruire modelli organizzativi agili e collaborativi, capaci di coniugare efficienza, governance e sostenibilità.
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Perché la gestione delle risorse IT è strategica per le imprese
La gestione delle risorse IT — infrastrutture, competenze, servizi, piattaforme — non può più essere considerata un’attività meramente operativa o relegata alla razionalizzazione dei costi: rappresenta una leva fondamentale per abilitare obiettivi di business.
Una gestione evoluta delle risorse IT consente di:
- Ottimizzare i costi senza compromettere la qualità del servizio, grazie a un approccio proattivo e sistemico al cost management
- Migliorare la produttività degli asset e dei team, aumentando l’efficacia dei processi e riducendo gli sprechi o le ridondanze tecnologiche
- Rendere l’IT più resiliente, prevedendo piani di capacità, adeguata ridondanza e un governo centralizzato dei carichi di lavoro
- Sostenere la crescita dell’impresa, allineando le priorità IT con gli obiettivi strategici aziendali e liberando risorse da reinvestire in innovazione
Non si tratta, quindi, di gestire le risorse in un’ottica difensiva, ma di trasformare l’IT in un abilitatore di valore. Come sottolineato da Gartner (Gartner, 9 Rules of IT Strategic Cost Optimization), un approccio strategico alla gestione delle risorse consente di incrementare fino al 45% l’efficienza della spesa IT e di migliorare significativamente il contributo dell’IT alla missione aziendale.
Oltre il contenimento dei costi: efficienza, resilienza, valore di business
Le aziende più mature adottano una logica di ottimizzazione strategica, che punta a liberare risorse da destinare a iniziative a maggior valore.
Questo approccio si basa su tre pilastri fondamentali:
- Efficienza operativa: include la razionalizzazione delle infrastrutture, l’automazione dei processi ricorrenti (es. gestione degli incident, provisioning delle risorse, gestione del ciclo di vita degli asset) e l’eliminazione dei silos informativi. L’adozione di piattaforme ITSM evolute, in questo senso, consente un controllo granulare delle risorse e delle performance.
- Resilienza dei sistemi e delle persone: una buona gestione delle risorse IT prevede piani di capacity planning, disaster recovery e continuità operativa, ma anche percorsi di upskilling e ridefinizione dei ruoli all’interno dell’IT. Le aziende che adottano modelli di lavoro ibridi e flessibili possono garantire maggiore adattabilità a fronte di eventi imprevisti o picchi di domanda.
- Creazione di valore: grazie al reinvestimento dei risparmi ottenuti con una gestione ottimizzata, l’IT può accelerare progetti di innovazione (es. AI, analytics, trasformazione cloud), migliorare l’esperienza digitale di clienti e dipendenti, e contribuire in modo diretto agli obiettivi di sostenibilità ambientale ed economica.
La gestione delle risorse IT, dunque, diventa leva strategica solo se supporta l’allineamento tra efficienza, rischio e innovazione, garantendo che ogni euro investito in tecnologia generi ritorni misurabili per l’organizzazione.
Efficienza operativa: visibilità, automazione e semplificazione
Rendere l’IT più efficiente significa innanzitutto aumentare la trasparenza sull’utilizzo delle risorse. Questo implica disporre di strumenti in grado di monitorare in tempo reale la disponibilità, il carico, i costi e lo stato di ogni asset, fisico o virtuale, on-premise o in cloud. Le piattaforme ITSM moderne, integrate con funzionalità di discovery automatizzato, CMDB e monitoraggio continuo, offrono questa visibilità, diventando fondamenta operative su cui costruire strategie data-driven.
Oltre alla visibilità, è fondamentale l’automazione dei processi ripetitivi: provisioning di ambienti, apertura e risoluzione di ticket, aggiornamento di policy, gestione delle modifiche infrastrutturali. L’automazione permette non solo di accelerare i tempi di risposta, ma anche di ridurre gli errori manuali e i costi operativi, aumentando la qualità percepita dei servizi IT.
Infine, l’efficienza si costruisce semplificando: rivedere il portafoglio applicativo, consolidare ambienti e ridurre la varietà tecnologica consente di snellire la gestione e migliorare la manutenzione. Tutto ciò va misurato con KPI specifici, come il tempo medio di risoluzione (MTTR), il tasso di automazione dei processi o il costo per utente gestito.
Resilienza: dalla capacità predittiva alla robustezza organizzativa
Una gestione delle risorse IT resiliente parte da una solida capacità di previsione. Gli strumenti di analytics predittivi, combinati con il capacity planning, permettono di anticipare picchi di carico, degrado delle performance o potenziali interruzioni. L’uso combinato di metriche come il resource saturation index e il service availability trend consente di intervenire in anticipo, garantendo continuità.
Ma la resilienza non è solo tecnica. Richiede una struttura organizzativa flessibile, capace di reagire rapidamente ai cambiamenti di contesto. Questo comporta investimenti continui nell’upskilling delle risorse interne, nella formalizzazione di ruoli ibridi (come i FinOps o i cloud service manager) e nella definizione di piani di successione e backup delle competenze.
Inoltre, una resilienza completa implica integrazione con i fornitori e attivazione di meccanismi di failover o escalation condivisi. I contratti con i partner devono includere non solo SLA reattivi, ma anche obblighi legati alla business continuity, alla sicurezza e alla sostenibilità delle risorse fornite. La resilienza non si improvvisa: si costruisce nel tempo, attraverso governance, simulazioni e processi documentati.
Creazione di valore: riallocare risorse per abilitare trasformazione
Quando le risorse IT sono gestite in modo ottimale, si genera un margine operativo che può essere reinvestito. Questo margine, se guidato da una strategia chiara, può accelerare progetti di digital transformation in aree ad alto impatto: automazione di processi core, adozione di piattaforme cloud-native, strumenti di intelligenza artificiale e analisi predittiva per il business.
Creare valore significa anche contribuire direttamente agli obiettivi ESG dell’azienda, ad esempio monitorando e riducendo l’impatto ambientale delle infrastrutture (carbon footprint, efficienza energetica, ottimizzazione del ciclo di vita degli asset). Le imprese più mature, in questo senso, stanno integrando metriche ambientali nelle dashboard, rendendole parte integrante del reporting direzionale.
Infine, il valore si manifesta anche nella migliore esperienza per utenti e clienti: tempi di risposta più rapidi, ambienti IT stabili, self-service evoluto e accesso semplificato ai servizi fanno dell’IT un alleato del business, non un collo di bottiglia. In questo senso, la gestione delle risorse diventa una leva concreta di differenziazione competitiva.
L’ottimizzazione dei costi IT
Ovviamente l’ottimizzazione dei costi IT è una voce particolarmente importante. Gartner identifica tre direttrici fondamentali che possono essere estese alla più ampia gestione delle risorse tecnologiche: eliminazione degli sprechi, incremento dell’efficienza operativa e riallocazione delle risorse in ottica di valore.
Le 3 direttrici della strategic cost optimization
Queste 3 leve non vanno applicate in modo isolato, ma orchestrate all’interno di un programma strutturato, supportato da policy, strumenti e metriche. Solo così è possibile evitare l’effetto boomerang di alcuni tagli lineari, che nel breve periodo riducono le spese ma nel lungo minano le performance e la resilienza dell’IT.
- Eliminare gli sprechi (RUN lean)
Identificare e rimuovere le spese superflue o duplicazioni di asset, servizi e licenze. Questo include:- razionalizzazione dei portafogli applicativi (es. consolidamento di tool simili)
- eliminazione delle risorse sottoutilizzate (es. server idle o cloud non gestito)
- dismissione di tecnologie obsolete o non più allineate alle esigenze attuali
- Ottimizzare l’operatività (RUN smart)
Migliorare l’efficienza operativa dei team e delle piattaforme IT attraverso:- automazione dei processi di routine (incident management, asset management change control),
- adozione di strumenti di monitoring e analytics per ottimizzare performance e capacity
- utilizzo di modelli FinOps per l’ottimizzazione dei costi cloud in tempo reale
- Reinvestire con criterio (RUN fast)
Riorientare i risparmi verso progetti ad alto impatto sul business, come:- iniziative di digital transformation (cloud migration, AI, IoT)
- modernizzazione applicativa
- abilitazione di nuovi modelli di servizio IT e customer experience
Questa logica “lean-smart-fast” consente non solo di contenere i costi, ma di migliorare la produttività e la competitività dell’intera organizzazione, rendendo l’IT un motore di crescita e non un centro di costo.
ITSM, dashboard e metriche: gli strumenti per governare le risorse
La gestione efficace delle risorse IT richiede una visibilità continua e granulare sull’intero ecosistema tecnologico. Non è sufficiente sapere “cosa” è presente in inventario: serve comprendere come le risorse vengono utilizzate, con quale efficienza e quali impatti generano sul business.
In questo contesto, le piattaforme di IT Service Management (ITSM) rappresentano uno strumento chiave per governare i processi, automatizzare le attività e raccogliere dati utili a prendere decisioni informate.
L’integrazione di queste soluzioni, attraverso dashboard unificate e KPI condivisi tra IT, procurement, risk e finance, consente alle imprese di:
- mappare e classificare le risorse IT in uso (hardware, software, licenze, team, servizi esterni)
- monitorare la disponibilità, le performance e i costi associati a ciascuna risorsa
- prevenire criticità grazie ad alert predittivi su capacity, obsolescenza o SLA in scadenza
- valutare l’efficacia delle strategie di ottimizzazione, in termini di risparmi, efficienza e sostenibilità
L’evoluzione delle piattaforme di IT Service Management
Le piattaforme di IT Service Management (ITSM) hanno conosciuto negli ultimi anni una profonda evoluzione. Da semplici strumenti di ticketing e gestione delle richieste, si sono trasformate in hub strategici per il governo integrato delle risorse IT. Questa trasformazione riflette l’esigenza crescente delle imprese di passare da una logica reattiva a una gestione proattiva, automatizzata e data-driven.
Oggi, gli ITSM moderni integrano funzionalità avanzate per il monitoraggio dei servizi, l’orchestrazione dei flussi di lavoro, il tracciamento degli asset e la governance delle policy.
Offrono interfacce unificate che permettono a CIO, responsabili di funzione e fornitori di condividere informazioni e KPI in tempo reale. La possibilità di correlare eventi, performance e costi consente di individuare rapidamente inefficienze e opportunità di ottimizzazione, favorendo una gestione dinamica delle risorse.
Non solo: grazie all’integrazione con strumenti di intelligenza artificiale e analytics predittivi, gli ITSM possono oggi supportare decisioni più rapide e accurate. Ad esempio, è possibile anticipare colli di bottiglia nei servizi, suggerire interventi correttivi o avvisare in caso di superamento delle soglie di spesa. In questo modo, l’IT diventa sempre più un sistema nervoso digitale in grado di adattarsi al business in tempo reale.
I principali vendor ITSM e gli strumenti a supporto della governance IT
I vendor di piattaforme ITSM si distribuiscono lungo uno spettro che va dalle soluzioni base, adatte a contesti a bassa maturità IT, fino a piattaforme avanzate per imprese globali e ambienti complessi. Di seguito alcuni dei vendor più rappresentativi segnalati da Gartner:
- ServiceNow: tra i leader di mercato per capacità di integrazione, scalabilità e copertura funzionale. Offre una piattaforma unica per ITSM, workflow di business, AI, DevOps e DEX, ed è particolarmente adatta a organizzazioni con alta maturità operativa.
- BMC (Helix ITSM): soluzione orientata a contesti enterprise, con forte attenzione all’integrazione tra operation e service management. Dispone di funzionalità di clustering AI per l’analisi degli incidenti e integrazione con osservabilità e gestione eventi.
- Ivanti (Neurons for ITSM): focalizzata sull’esperienza digitale dei dipendenti, offre funzionalità self-healing, DEX e un ampio portafoglio integrato che copre anche endpoint e sicurezza. Apprezzata per la modularità e la semplicità di configurazione.
- ManageEngine (ServiceDesk Plus): adatta a organizzazioni di diverse dimensioni, si distingue per un buon rapporto qualità/prezzo, un’ampia offerta complementare e l’integrazione con prodotti come il network monitoring e il patch management.
- Atlassian (Jira Service Management): ideale per ambienti DevOps, offre integrazione nativa con strumenti di sviluppo software e gestione dei progetti. È molto utilizzata in contesti che privilegiano velocità, agilità e collaborazione tra team.
- Freshworks (Freshservice): puntando su semplicità, velocità di implementazione e AI embedded, è particolarmente adatta a medie imprese e a chi cerca un time-to-value rapido. Si integra con la suite CRM di Freshdesk.
Tutte queste piattaforme includono funzionalità comuni come incident e change management, CMDB, knowledge base, workflow automation e portali self-service. Le differenze si giocano, per lo più, su aspetti come:
- Profondità dell’automazione e dell’AI
- Capacità di estensione ai workflow non-IT (HR, facilities, finance)
- Flessibilità di licenza
- Supporto multicanale (chatbot, app mobile, portali personalizzabili)
- Discovery e mapping automatico delle risorse IT
Collaborazione con i fornitori: come costruire una resource strategy condivisa
Considerando l’attuale scenario, dove le competenze tecnologiche sono scarse e la complessità operativa è in costante aumento, le imprese non possono più contare esclusivamente sulle risorse interne per gestire l’IT. Gartner raccomanda la costruzione di una resource strategy ibrida, che integri team interni, partner esterni e piattaforme tecnologiche in un modello coerente e collaborativo.
Non si tratta di esternalizzare per tagliare i costi, ma di creare partnership strategiche con fornitori in grado di portare competenze specialistiche, scalabilità e capacità di innovazione. I service provider non sono più meri esecutori, ma partecipano attivamente alla definizione degli obiettivi e delle priorità, contribuendo alla generazione di valore.
Perché questa collaborazione funzioni, è necessario definire con chiarezza ruoli, responsabilità, livelli di servizio e metriche di performance condivise. Inoltre, è fondamentale sviluppare modelli organizzativi flessibili che permettano di integrare persone e strumenti, superando la separazione tra interno ed esterno. La creazione di team ibridi, composti da risorse aziendali e del fornitore, facilita l’allineamento strategico e migliora la capacità di risposta alle esigenze del business.
Nel prossimo paragrafo entreremo nel dettaglio di come strutturare questa collaborazione e su quali leve puntare per renderla efficace.
Service provider, team ibridi e upskilling per aumentare l’efficienza
Una strategia efficace per la gestione delle risorse IT non può prescindere da una ridefinizione del rapporto con i service provider. In molti casi, questi partner rappresentano la chiave per superare vincoli interni di capacità o competenza, soprattutto in aree altamente specializzate come la sicurezza, il cloud management o la gestione multivendor.
Ma per generare valore, la collaborazione deve andare oltre il semplice outsourcing. Le aziende più evolute costruiscono modelli di co-sourcing, basati su obiettivi condivisi, governance integrata e un sistema di KPI che misura non solo il rispetto dei contratti ma anche l’impatto sul business. La costruzione di team ibridi — composti da figure interne ed esterne — consente di mettere a fattor comune competenze, esperienze e strumenti, favorendo un approccio realmente collaborativo.
Accanto alla collaborazione, è fondamentale investire nell’upskilling del personale interno. Lavorare con fornitori di riferimento può diventare un’occasione preziosa di apprendimento se supportata da modelli di formazione continua, mentorship e condivisione delle best practice. In questo modo, l’azienda evita di diventare dipendente dal fornitore e riesce a rafforzare la propria capacità di presidiare l’evoluzione tecnologica.
Una governance efficace della relazione — supportata da strumenti di ITSM condivisi, policy chiare e processi strutturati — consente infine di ottenere maggiore flessibilità operativa, scalabilità e, in ultima analisi, un miglior ritorno sugli investimenti IT.
Best practice e policy per una gestione IT sostenibile e resiliente
La gestione delle risorse IT non può oggi prescindere da due esigenze fondamentali: la resilienza operativa e la sostenibilità. Rischi cyber, pressioni regolatorie, costi energetici e obiettivi ESG rendono necessario ripensare modelli, strumenti e policy alla base del governo dell’IT.
Da un lato, le organizzazioni devono garantire continuità operativa, protezione dei dati e compliance in uno scenario tecnologico sempre più distribuito e ibrido. Dall’altro, devono affrontare l’impatto ambientale crescente delle infrastrutture digitali, in particolare connesso all’espansione dei workload AI e cloud.
Per rispondere a queste sfide, le imprese più avanzate adottano un approccio integrato, basato su tre leve:
- Policy IT mirate, per bilanciare sicurezza, agilità e controllo. È essenziale evitare il cosiddetto “policy sprawl” e mantenere un set ridotto ma strategico di regole focalizzate sulla mitigazione dei rischi concreti.
- Automazione intelligente, per semplificare processi critici come l’access management, il change control e l’IT asset management, riducendo l’errore umano e migliorando la reattività.
- Sostenibilità embedded, integrando metriche ambientali nella governance IT: dalla carbon footprint dei modelli AI all’efficienza energetica dei data center, fino alla scelta di fornitori impegnati in pratiche circolari.
Policy, automazione, sostenibilità: i nuovi pilastri della gestione IT
Le aziende che vogliono governare efficacemente le proprie risorse IT devono partire da un set di policy fondamentali, capaci di garantire coerenza, controllo e sicurezza. Secondo Gartner, ogni CIO dovrebbe adottare almeno cinque politiche base: gestione dell’accesso e delle identità, continuità operativa, gestione dei fornitori, cybersecurity, e uso “accettabile” delle tecnologie. Il valore di queste policy sta nella loro capacità di essere applicate in modo semplice ma rigoroso, evitando eccessi burocratici che rallentano l’operatività.
A queste policy va affiancata una automazione intelligente dei processi. Automatizzare task come il provisioning delle risorse, la gestione dei ticket o il monitoraggio delle performance consente non solo di liberare tempo per attività a maggior valore, ma anche di ridurre gli errori e standardizzare le operations. Strumenti di ITSM evoluti, integrati con soluzioni di AIOps e RPA, rappresentano oggi un fattore chiave per aumentare l’efficienza e la scalabilità della gestione IT.
Infine, la sostenibilità deve diventare una componente strutturale delle strategie IT. L’impatto ambientale delle infrastrutture — in particolare nel caso di modelli AI o data center energivori — impone l’adozione di metriche come PUE, WUE e carbon intensity. Strumenti di sustainability intelligence e pratiche come il reuse termico o idrico nei data center possono trasformare l’IT in un attore proattivo della transizione green.
