Fare saving dei contratti IT: come risparmiare sui costi di assistenza e manutenzione

Fare saving dei contratti IT è possibile. Per risparmiare anno su anno sui contratti di supporto e assistenza, le aziende devono smettere di innescare il “pilota automatico” (cioè non prestare adeguata attenzione).

Contratti ICT: come impostarli, negoziarli e gestirli al meglio

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In un articolo pubblicato su TechTarget, Brian Kirsch, Virtualization & Cloud Architect e IT Intructor del Milwaukee Area Technical College, sottolinea come sia importante analizzare con cura le formule contrattuali e le modalità degli accordi sottoscritti con un fornitore. Questa è la condizione sine qua non che permette di fare saving dei contratti IT anche in modo estremamente significativo.

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“Soprattutto, non vi aspettate che a farlo per voi siano i fornitori che si occupano di erogare il supporto IT né, tantomeno, i fornitori di servizi: se lo faranno, non sarà certo nell’interesse dei clienti. Per generare profitti, i provider non possono permettersi di limare i costi rischiando di ridurre i loro guadagni. Dunque – ribadisce Kirsch – è ora che i responsabili IT si rimbocchino le maniche e inizino a metterci la testa.

Contratti IT: gli errori da evitare

La tecnologia cambia più velocemente di quanto vorremmo, ma il supporto IT e i contratti di assistenza spesso non riescono a reggere il passo. Nel tempo, l’abitudine a dare per scontati i servizi sottoscritti può distogliere l’attenzione da approcci estremamente più razionali e convenienti. Prendiamo il caso di una società che 10 anni fa pagava qualche migliaio di dollari per una connessione Internet da 100 MB. Se l’azienda non procede ad aggiornare il sistema di collegamento passando alla fibra da 1 Gb a costi infinitamente più bassi, nel tempo le spese rimangono alte senza che nessuno si renda conto dello spreco.

Dal momento che la connessione è ormai parte integrante del business, nessuno andrà a mettere in discussione il servizio e nessuno si interrogherà, per comodità o per mancata voglia, di affrontare un’analisi; la contabilità continuerà per inerzia a pagare esattamente come paga la corrente elettrica o il riscaldamento, senza intervenire su un possibile aggiornamento del contratto di fornitura.

Il problema è che, a differenza di un servizio di Utility, quelli tecnologici cambiano nel tempo.

Come fare saving sui contratti IT

Oggi più che mai, fare saving sui contratti IT è fondamentale per contenere i costi e migliorare la qualità dei servizi. I consulenti avvertono che è arrivato il momento di interrompere un consolidato atteggiamento passivo e di reagire. Bisogna investire del tempo per fare qualche ricerca prima di sottoscrivere qualsiasi contratto. Il rischio, infatti, è di trovarsi poi nell’impossibilità di cambiare, a meno che non accada qualcosa di veramente grave.

C’è stato un tempo in cui i cosiddetti managed services venivano gestiti per la maggior parte in outsourcing. Soprattutto tra le medie e le piccole imprese, che tipicamente hanno difficoltà ad avere le risorse necessarie a gestire i servizi di manutenzione e supporto dell’IT. Oggi anche per queste realtà la tendenza è cambiata: nella ricerca condotta dall’analista indipendente CompTia intitolata Small businesses embrace technology but gaps remains oltre 6 aziende su 10 (61%) operano in autogestione.

Dedicare tempo per non perdere denaro

La maggior parte delle persone dell’IT dirà che stare a valutare ogni singolo contratto per verificare quale sia il più conveniente richiede troppo tempo.

La questione va messa sotto un’altra luce: destinare tempo per non perdere denaro, infatti, è un approccio intelligente oltre che strategico.

Una parte del problema è che molte organizzazioni non lasciano il tempo che serve ai responsabili IT di indagare sui contratti di assistenza. Un’altra parte del problema è che le aziende che si affidano ai fornitori non considerano mai abbastanza quanto questi non siano incentivati a spostare i clienti verso un livello di servizio migliore a costi inferiori.

Quando la concorrenza aiuta le aziende

Il libero mercato aiuta a fare saving dei contratti IT. Più venditori scendono in campo ogni anno, più aumenta la concorrenza, e questo contribuisce a ridurre i prezzi. Certo, bisogna avere pazienza per entrare nei dettagli di ogni contratto.

Ad esempio, spesso capita che i fornitori offrano un software per una versione di prova estesa gratuita andando poi ad addebitare ai clienti, che non hanno mai effettivamente acquistato il software, contratti annuali di manutenzione IT. Nelle organizzazioni che hanno molti contratti software, può essere molto facile trascurare aspetti come questo, salvo poi ritrovarsi a sostenere dei costi che non si erano considerati.

Situazioni analoghe possono verificarsi con i contratti hardware. Un certo software, infatti, può attivare una nuova funzionalità dell’hardware che il cliente non aveva chiesto e, da quel momento in poi, i costi vengono addebitati in automatico.

Infine, le organizzazioni devono verificare se l’hardware o il software per cui stanno pagando è ancora in uso. Stranamente, molte aziende pagano per prodotti e servizi che non esistono più. Il motivo è sempre lo stesso: è più facile perseverare che investigare sulle modalità di un contratto per chiuderlo. Il che non è propriamente l’atteggiamento giusto se si vuole fare saving dei contratti IT. E soprattutto per liberare risorse economiche da investire in progetti a maggior valore.