Standardizzare, semplificare, misurare. Anche la gestione documentale rientra oggi tra le leve operative su cui le direzioni IT sono chiamate a intervenire per migliorare efficienza, sicurezza e governo dei costi. È da questa esigenza che è partito il progetto realizzato da Sat Ufficio e Kyocera Document Solutions Italia per Parmacotto.
L’azienda, attiva nella produzione e commercializzazione di salumi con sei stabilimenti tra Italia e Stati Uniti e una presenza consolidata sui mercati internazionali, ha avviato un percorso di revisione dell’infrastruttura di stampa con un obiettivo preciso: superare frammentazione e inefficienze, allineando l’ambiente documentale alle esigenze di un gruppo in crescita.
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Un’infrastruttura eterogenea e poco governabile
Il punto di partenza era un parco di circa 30 stampanti di marchi differenti, distribuite tra sedi operative e stabilimenti produttivi. L’assenza di strumenti di monitoraggio centralizzato e di sistemi di accounting rendeva complesso il controllo dei volumi di stampa, dei costi e dei consumi.
Per l’IT questo si traduceva in maggiore carico gestionale, scarsa visibilità sui dati e difficoltà nell’impostare policy coerenti tra le diverse funzioni aziendali.
Sat Ufficio ha avviato un’analisi delle esigenze dei vari reparti, mappando flussi documentali e modalità di utilizzo dei dispositivi, con l’obiettivo di razionalizzare l’infrastruttura e introdurre strumenti di governo.
Razionalizzazione dell’hardware e gestione centralizzata
Il progetto ha previsto la riduzione dei dispositivi da 30 a 12 sistemi multifunzione dipartimentali Kyocera TASKalfa 3554ci . Le macchine sono state distribuite in modo mirato: presso la sede di Marano (PR) tra uffici direzionali e logistica, e negli altri siti del gruppo.
La concentrazione su un numero inferiore di dispositivi ha permesso di standardizzare la gestione tecnica e semplificare la manutenzione.
Sul piano software sono state introdotte due soluzioni: Kyocera Fleet Services (KFS) per il monitoraggio remoto e la gestione proattiva dei consumabili; Kyocera Net Manager (KNM) per l’accounting, il controllo degli accessi e la protezione dei dati.
Sicurezza dei documenti e riduzione degli sprechi
Secondo quanto comunicato, l’introduzione dell’autenticazione tramite PIN, della crittografia dei dati e della stampa trattenuta (Print & Follow) ha rafforzato la protezione delle informazioni. Il rilascio delle stampe tramite badge ha eliminato le copie non ritirate e ridotto l’esposizione di documenti riservati, contribuendo anche alla conformità alle normative sulla protezione dei dati personali.
Dal punto di vista operativo, la reportistica dettagliata consente ora di correlare volumi e costi ai centri di responsabilità, introducendo un modello di controllo più strutturato rispetto al passato.
Efficienza energetica e sostenibilità misurabile
La revisione dell’infrastruttura documentale si inserisce in un percorso più ampio di attenzione ambientale del gruppo. I sistemi adottati utilizzano consumabili a lunga durata e presentano consumi energetici ridotti, con un impatto diretto sul TEC (Total Energy Consumption).
A questo si aggiunge l’adozione della soluzione PrintReleaf, che calcola i volumi di carta utilizzati e compensa l’equivalente attraverso progetti di riforestazione. L’iniziativa si affianca ad altre scelte del gruppo, come l’utilizzo di energia elettrica da fonti rinnovabili e lo sviluppo di packaging con materiali riciclati.
I risultati: meno complessità, più governo
A valle del progetto, Parmacotto ha ottenuto una maggiore produttività interna, il controllo centralizzato dei volumi di stampa e la riduzione degli sprechi . La diminuzione dei consumi energetici e la razionalizzazione del parco macchine hanno contribuito anche alla riduzione dei costi complessivi.
«Questo progetto rappresenta per Parmacotto un passo concreto verso una gestione più efficiente, sicura e sostenibile dei processi interni. La collaborazione con Sat Ufficio e Kyocera Document Solutions Italia ci ha permesso di adottare una soluzione evoluta, capace di supportare la crescita del Gruppo e di tradurre i nostri valori di responsabilità ambientale in azioni misurabili», ha dichiarato Gaia Gualerzi, Direttrice Marketing e International Development Coordinator di Parmacotto.
