L’automazione documentale, o meglio l’automazione dei processi documentali, sta vivendo una fase di profonda trasformazione grazie all’AI. I principali vendor del mercato, infatti, investono sempre di più in tecnologie di Intelligent Document Processing che combinano AI, automazione e workflow per estrarre informazioni dai documenti, validarle e trasformarle in azioni.
Questa evoluzione riflette un’esigenza concreta delle aziende. Pur nel digitale da decenni, infatti, la gestione documentale continua a rappresentare uno dei principali punti di accumulo di inefficienze, attività manuali ed errori. E non sorprende che il mercato globale della Document AI sia previsto in crescita a doppia cifra (+13,5%) nei prossimi anni, spinto dalla necessità di trasformare il patrimonio informativo contenuto nei documenti in processi più rapidi, accurati e integrati.
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I limiti della digitalizzazione senza integrazione
Pur senza aver superato del tutto il cartaceo, il documento digitale rappresenta il fondamento della maggior parte dei processi aziendali. Archivi e repository sono stati centralizzati e numerosi processi vengono gestiti attraverso strumenti digitali, ma questo non significa che le informazioni circolino in modo efficiente all’interno delle organizzazioni.
Oltre a crescere di volume, dati e documenti continuano ad arrivare attraverso canali diversi, dall’e-mail ai portali clienti, e a questa frammentazione si aggiunge la presenza di formati eterogenei, allegati poco strutturati, scansioni di qualità variabile e informazioni inserite direttamente nel corpo delle comunicazioni.
Il risultato è che molte attività continuano a dipendere dall’intervento umano. Pensiamo alle fatture passive provenienti dall’estero, con formati, campi e sintassi diverse dalle nostre: gli operatori devono leggere documenti, identificarne la natura, estrarre informazioni rilevanti, inserirle nei sistemi aziendali corretti, e avviare i processi approvativi, verificandone l’esecuzione. Sono attività ripetitive ma fondamentali e che, pur essendo supportate da sistemi digitali, assorbono tempo, generano costi e aumentano il rischio di errori.
L’evoluzione della document automation attraverso l’intelligenza artificiale
Per anni il ruolo delle piattaforme documentali è stato relativamente semplice: acquisire, archiviare, organizzare e rendere facilmente reperibili documenti e informazioni. Ancora oggi queste funzioni rappresentano la base di qualsiasi sistema documentale, ma non rispondono più da sole alle esigenze operative delle aziende.
La diffusione di tecnologie cognitive sempre più mature sta infatti estendendo il perimetro della gestione documentale verso l’automazione intelligente dei processi. Grazie all’AI, oggi un sistema può non soltanto leggere un documento, acquisirlo e archiviarlo, ma anche identificarne la tipologia, estrarre automaticamente le informazioni rilevanti, scriverle nei sistemi aziendali e attivare workflow, verifiche, approvazioni e altre attività operative.
In altre parole, il documento smette di essere il punto di arrivo del processo di digitalizzazione e diventa il punto di partenza. Ed è verso questo obiettivo, di ampliare cioè lo spettro dell’automazione dal documento al processo, che si stanno muovendo i principali vendor di mercato.
L’approccio di Konica Minolta all’automazione documentale intelligente
Tra le soluzioni più interessanti in questo mercato troviamo Waidok, la piattaforma sviluppata da Konica Minolta con l’obiettivo di dare concretezza al concetto di intelligent automation nella gestione documentale.
Davide Raggi, Product Manager Digital Solutions di Konica Minolta, spiega che «Di AI si parla ogni giorno e spesso viene proposta come la soluzione a qualsiasi problema aziendale. Nello sviluppo di Waidok siamo partiti da un presupposto diverso: non integrare l’AI ovunque possibile, ma utilizzarla dove può generare un valore concreto. Fin dall’inizio ci siamo posti un obiettivo preciso: rendere accessibili funzionalità avanzate tipiche delle soluzioni enterprise non solo alle grandi organizzazioni, ma anche alle medie e piccole imprese».
A livello di differenziazione, quello evidenziato da Raggi è un punto molto interessante poiché gran parte del mercato sviluppa soluzioni pensate per grandi organizzazioni e processi già fortemente strutturati. Inoltre, Konica Minolta adotta un approccio consulenziale che parte dall’analisi del contesto operativo e dei flussi esistenti, con l’obiettivo di adattare la tecnologia alla realtà di qualsiasi azienda, e non viceversa: «Si sente spesso dire – aggiunge Raggi – che l’AI dovrebbe essere utilizzata per ripensare i processi aziendali. In teoria è corretto, ma nella pratica non tutte le organizzazioni hanno la possibilità di affrontare trasformazioni così profonde. Per questo abbiamo scelto un approccio diverso: adattare la tecnologia alla realtà dell’azienda, integrandola nei processi che le persone già conoscono e utilizzano ogni giorno, così da favorirne un’adozione concreta e sostenibile». In quest’ottica, la piattaforma è stata progettata per essere facilmente personalizzabile e integrabile con gli strumenti già in uso, riducendo al minimo l’impatto sul lavoro quotidiano.
Come funziona la piattaforma Waidok
L’idea alla base della piattaforma di document management Waidok è quella di trasformare i documenti in dati e i dati in processi facendo perno sull’automazione intelligente. Per farlo, Waidok acquisisce contenuti provenienti da canali e fonti diverse, digitali o cartacee e strutturate o meno, e avvia il processo descritto precedentemente: ne interpreta il contenuto con l’AI, smista i documenti in repository dedicate, estrae le informazioni rilevanti e le utilizza per attivare workflow e attività operative, oltre a supportarne la ricerca. Sta logicamente all’azienda decidere a che livello portare l’automazione: completa o, come preferisce lo stesso vendor, in modalità human-in-the-loop.
Rendere le informazioni accessibili e interrogabili
Un altro tema centrale riguarda l’accesso alle informazioni. Anche quando i documenti sono già digitalizzati, molte attività continuano a richiedere la ricerca manuale di dati distribuiti tra ERP, CRM, e-mail, repository documentali e altri sistemi aziendali. Queste attività assorbono tempo, rallentano i processi e generano inevitabilmente inefficienze.
A questo si aggiunge un fenomeno abbastanza diffuso: una volta recuperate le informazioni necessarie, gli utenti tendono a esportarle verso strumenti di AI generativa esterni per ottenere sintesi, analisi o insight, ma questa pratica può creare problemi di governance, sicurezza e controllo del dato.
Waidok affronta il problema integrandosi direttamente con l’ecosistema applicativo aziendale. Le attività di ricerca, consultazione e analisi possono così essere svolte in tempo reale direttamente dall’ambiente documentale, che diventa un punto di accesso unificato alle informazioni e consente di mantenere il controllo sui contenuti, sui diritti di accesso e sulle modalità con cui vengono utilizzati.
Garanzie di sicurezza dei dati e conformità alle normative europee
Il tema della sicurezza, infine, è fondamentale in una soluzione enterprise e si aggancia direttamente al punto precedente. Raggi spiega che «Non solo le informazioni devono essere accessibili soltanto a chi possiede le autorizzazioni necessarie, ma Waidok è stato progettato come piattaforma cloud-native su Microsoft Azure per offrire elevati livelli di sicurezza, business continuity e conformità normativa. Per molte PMI questo significa poter accedere a capacità tipiche delle soluzioni enterprise senza dover gestire direttamente la complessità dell’infrastruttura sottostante».
Da un lato, quindi, l’integrazione con i sistemi aziendali contribuisce a migliorare la qualità e l’affidabilità delle informazioni utilizzate dall’AI. Dall’altro, l’infrastruttura cloud di Microsoft Azure e i meccanismi di controllo role-based degli accessi consentono di estendere standard tipicamente enterprise in termini di sicurezza, governance e compliance anche a organizzazioni meno strutturate.
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