Nel contesto economico e normativo attuale, il contratto digitale rappresenta molto più di un semplice documento firmato elettronicamente. Si tratta di una vera e propria trasformazione del modo in cui le aziende formalizzano, tracciano e conservano gli accordi. Il passaggio alla contrattualistica digitale è spinto da esigenze di efficienza operativa, sicurezza giuridica e riduzione dei costi, ma anche da un’accresciuta consapevolezza del valore strategico dei processi documentali.
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Cos’è un contratto digitale e perché adottarlo oggi
Un contratto digitale nasce in forma elettronica e rimane tale in tutte le sue fasi: dalla redazione, alla negoziazione, fino alla firma e alla conservazione. La gestione digitale, in pratica, consente di lavorare in modo trasparente, collaborativo e tracciabile, superando i limiti di un modello cartaceo ormai obsoleto e soggetto a inefficienze e rischi legali. Non si tratta di un’innovazione da poco. E i numeri lo attestano.
Secondo l’ultima ricerca dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano, nel 2024 la spesa complessiva in tecnologie digitali da parte degli studi professionali italiani ha raggiunto 1.954 milioni di euro, segnando un incremento del 3,5% rispetto all’anno precedente. Aggiunge l’Osservatorio Blockchain & Web3 che nel 2023 i progetti di “Blockchain for business” hanno registrato una crescita del 58% rispetto all’anno precedente. Tra questi, il 36% (pari a 106 nuovi casi) ha riguardato soluzioni basate su token e smart contract per l’ottimizzazione dei processi aziendali. Questi trend confermano che la digitalizzazione dei flussi contrattuali non è più solo una questione tecnologica, ma una leva di competitività concreta.
Digital by design: un approccio nativamente digitale alla contrattualistica
Adottare un approccio “digital by design” nella gestione dei contratti significa costruire un processo digitale completo, evitando che la trasformazione si limiti all’implementazione della firma elettronica. Questo approccio implica la definizione di flussi strutturati e tracciabili che rendano digitale non solo il documento, ma anche l’interazione tra persone, sistemi e processi coinvolti nel suo ciclo di vita.
Come sottolinea Emanuel Sette, Product Manager di Siav, “i contratti molto spesso nascono digitali, ma il problema arriva dopo, con la fase di firma o di approvazione, che spesso si muove su strumenti non adatti, come la posta elettronica. Ne derivano rischi di perdita di controllo, duplicazioni e difficoltà nel monitoraggio delle attività, anche in termini di gestione e di diffusione incontrollata”. Digital by design significa, dunque, immaginare il contratto come parte di un ecosistema integrato, dove ogni fase è automatizzata, sicura e conforme alle normative. L’obiettivo non è solo dematerializzare, ma costruire valore attraverso un flusso digitale che abbatta inefficienze e aumenti la trasparenza.
Dal drafting alla firma digitale: come digitalizzare ogni fase
La trasformazione digitale del contratto inizia con la sua creazione. In questo primo momento è fondamentale mantenere strumenti familiari – come Microsoft Word – per ridurre le barriere al cambiamento, ma integrarli in una piattaforma strutturata. È questo l’approccio di Siav, che ha costruito la propria soluzione di Contract Lifecycle Management su Archiflow NOVA, sistema di gestione documentale evoluto con supporto di funzionalità basate sull’AI.
All’interno di questa piattaforma, il contratto prende forma attraverso un flusso predefinito: ogni attore coinvolto è identificato e ogni azione registrata. Si passa per fasi di approvazione interne – non con firme, ma con visti digitali, completi di data e ora – fino alla versione consolidata del documento. La collaborazione con la controparte avviene all’interno dello stesso ambiente digitale, evitando scambi incontrollati via e-mail e garantendo che tutte le modifiche siano tracciabili.
Infine, si arriva alla firma. Se quella interna può essere anche automatica o qualificata, per la firma esterna viene adottato un sistema accessibile: la controparte riceve una notifica, apre il documento da qualsiasi dispositivo e può firmarlo senza barriere tecnologiche, comodamente dal dispositivo in uso – anche uno smartphone – con la possibilità di utilizzare SPID/CIE per il riconoscimento qualora si voglia applicare anche una firma “più forte”. Tutto il flusso rimane digitale, senza interruzioni o ritorni al cartaceo garantendo validità e compliance.
La conservazione a norma: cosa cambia con eIDAS 2.0
La conservazione a norma dei contratti digitali è un ulteriore passaggio fondamentale per garantirne la validità nel tempo e la tenuta in sede legale. Con l’introduzione di eIDAS 2.0, entrato in vigore nel 2024, il quadro europeo dei servizi fiduciari si è rafforzato, introducendo il Digital Identity Wallet e consolidando l’importanza della conservazione certificata.
Sette spiega che “non sono solo le norme a imporre il digital by design, ma è il rischio operativo a rendere evidente quanto sia necessario. La conservazione a norma oltre a essere un obbligo formale, è una misura di protezione: in caso di contenzioso, poter esibire un documento integro e tracciabile fa la differenza”.
Siav ha integrato il processo di conservazione direttamente nella soluzione Archiflow NOVA. Il documento, una volta firmato, viene conservato in un sistema certificato, che ne garantisce integrità, accessibilità e valore probatorio nel tempo. Questo completa il ciclo di vita del contratto e lo rende un asset gestito in modo pienamente conforme.
I vantaggi di un processo interamente digitale rispetto a quello tradizionale
La scelta di adottare un processo digitale completo nella gestione dei contratti non comporta solo un aggiornamento tecnologico, ma genera benefici misurabili in termini organizzativi, economici e legali. Mentre i processi tradizionali si fondano spesso su e-mail, versioni multiple dei documenti e assenza di tracciabilità, il digital by design consente di avere pieno controllo su ogni fase.
Ogni azione è tracciata, ogni revisione documentata, ogni approvazione registrata. I tempi si riducono drasticamente: le approvazioni interne, la collaborazione con la controparte, l’invio in firma e la conservazione avvengono in un unico ambiente, con una regia centralizzata. Questo semplifica il lavoro dei reparti legali, procurement e vendite, ma riduce anche il rischio di errori o mancanze che possono compromettere la validità del contratto. Secondo Sette, “oggi si lavora ancora troppo per e-mail. Il rischio è quello di una moltiplicazione incontrollata dei documenti, con versioni diverse e una tracciabilità inesistente. In questo modo è facile perdere il controllo, soprattutto in fase di contenzioso o audit”.
Il ruolo di Siav: soluzioni e casi d’uso concreti
Siav ha sviluppato una soluzione che integra tecnologia, compliance e facilità d’uso. Si adatta ai flussi esistenti, riducendo il bisogno di change management, e offre una user experience progettata per rendere naturale il passaggio al digitale. “Non chiediamo di cambiare radicalmente approccio – sottolinea Sette – ma di evolverlo, partendo dagli strumenti che già si conoscono”.
Un esempio di applicazione riguarda i casi in cui, a seguito di una variazione normativa, si è dovuto gestire contratti porta a porta precedentemente esclusi dalla contrattualizzazione. La soluzione di Siav ha consentito di integrare l’intero processo, dalle approvazioni interne alla firma cliente, in un ambiente digitale sicuro e tracciato.
Un altro scenario riguarda la contrattualistica con i fornitori: in questo caso, l’automazione e la digitalizzazione del processo hanno permesso di ridurre del 75% i tempi operativi, con un risparmio economico tangibile. “Alla fine – spiega Sette – il vantaggio non è solo organizzativo, ma chiaramente economico. È su questo che le aziende costruiscono il valore reale del digital by design”.
Un vero cambio di paradigma
Come accennato all’inizio, adottare un modello digital by design nella gestione dei contratti non è un semplice upgrade tecnologico, ma un vero cambio di paradigma. Non si tratta solo di abilitare strumenti più rapidi, ma di costruire un nuovo modo di lavorare, più sicuro, più trasparente e più adatto alle sfide di un’economia digitale in continua evoluzione.
“Il contratto non è solo un documento: è il cuore di una relazione professionale, spesso complessa e delicata”, osserva Sette. “Quando lo si gestisce in modo frammentato, analogico o non strutturato, si mina la fiducia tra le parti e si espongono l’azienda e il cliente a rischi evitabili”.
La trasformazione digitale della contrattualistica richiede attenzione, accompagnamento e consapevolezza, ma il risultato è una governance più solida e reattiva. “Chi ha già fatto questo percorso – conclude Sette – si è reso conto che il vero valore del digitale non sta solo nella velocità, ma nella capacità di presidiare ogni passaggio, anticipare i problemi e costruire processi che crescono insieme al business”.
In un contesto normativo sempre più esigente e con clienti sempre più digitalizzati, la gestione dei contratti non può più permettersi di restare indietro. E gli strumenti tecnologici oggi ci dimostrano che è possibile cambiare in modo concreto, sostenibile e misurabile, a prova di futuro. Questo porta a trasformare la base dati in una fonte di conoscenza accessibile in qualsiasi momento.
