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Shared Service Centre: un approccio organizzativo

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Shared Service Centre: un approccio organizzativo

23 Set 2009

di Fabrizio Alberton e Marcello Chierici

La creazione di “Shared Service Centre”, cioè centri servizi a supporto dei processi “core” aziendali, è una modalità organizzativa che rappresenta una soluzione percorribile e vantaggiosa in periodi economicamente difficili come l’attuale. Per collegare i diversi siti operativi di un’azienda sparsi sul territorio, ottimizzando costi di struttura e migliorando l’efficienza

Il momento di estrema difficoltà che i diversi settori dell’economia stanno attraversando, rende attuali alcuni strumenti organizzativi nati qualche anno fa nel mondo anglosassone e messi in pratica da alcuni dei più grandi gruppi industriali a livello mondiale, anche per la media azienda italiana con più siti operativi sparsi sul territorio italiano o estero.
   L’organizzazione per “Shared Service Centre”, cioè centri servizi a supporto dei processi “core” aziendali è una modalità organizzativa delle funzioni di staff, che permette di concentrare l’operatività in aree geografiche ben delimitate e collegate con tutti i siti operativi (fabbriche e divisioni commerciali) presenti sul territorio.
   Fino a qualche anno fa, questi centri servizi erano percepiti da gruppi industriali di medie e piccole dimensioni come troppo onerosi da costruire e gestire, soprattutto in un paese come l’Italia, con una infrastruttura di comunicazione telematica non immediatamente accessibile da ogni parte del paese e con una prevalenza operativa più legata alle singole entità autonome che a un vero e proprio concetto di appartenenza a un gruppo. Inoltre, la scarsa mobilità di una buona parte della popolazione ha fatto si che la decisione di implementare una soluzione organizzativa di questo tipo, dovesse passare per conflitti sociali/sindacali di non poco conto.
   È però in periodi di crisi come quelli che stiamo vivendo che le aziende si scontrano con costi di struttura troppo elevati rispetto alla capacità di generare fatturato e marginalità, soprattutto per quei gruppi nati da aggregazioni di realtà locali, cresciuti per acquisizioni successive e di cui nel tempo si era persa la sensibilità sul costo effettivo di queste strutture, annegato com’era nei costi fissi generali.
   La crisi della “domanda aggregata”, che ha colpito il mondo intero, ha messo in luce l’incapacità di sostenere questi costi a fronte di una contrazione del fatturato che in alcuni settori, quali il meccanotessile e l’automotive, ha toccato punte di oltre il 60% in meno rispetto agli anni 2007 o 2008.
   Da qui, l’esigenza di ricercare nuove strade da percorrere per ottimizzare i costi di struttura e l’efficienza operativa in termini più generali, per tutte le strutture di supporto.

Elementi caratterizzanti uno Shared Services Center
(Cliccare sull’immagine per ingrandirla)

   In questo contesto, la costituzione di uno “Shared Services Centre” rappresenta la soluzione organizzativa adottata per la gestione dei processi a supporto del core business, nell’ambito di azioni strategiche intraprese per la creazione di valore attraverso il contenimento dei costi di struttura articolato in:
riduzione dei costi di processo conseguente alla standardizzazione delle modalità operative;
conseguimento di economie di scala e miglioramento delle performance individuali;
contenimento degli investimenti richiesti dall’introduzione/aggiornamento di soluzioni tecnologiche ed applicative omogenee (quali Erp, document management e archiviazione sostitutiva, fatturazione elettronica, etc.) e dei successivi costi di manutenzione;
riduzione dei costi connessi all’introduzione e manutenzione di sistemi di Governance, Risk and Compliance, ivi inclusi eventuali software a supporto degli stessi.
   Tutto ciò con la conseguente liberazione di risorse dedicabili ad azioni di sviluppo del core business.
   Tra gli approcci prospettabili per la realizzazione di uno Shared Services Centre, la standardizzazione delle piattaforme gestionali  hardware e software e dei processi, effettuata preliminarmente alla migrazione, consente di ottenere tempi di ritorno dell’investimento ridotti a mediamente due anni e di conseguire gli obiettivi di miglioramento della qualità del servizio oltre che di contenimento dei costi.
   Più in dettaglio  la massimizzazione dei benefici derivanti dalla costituzione e dall’ avvio di uno Shared Services Centre si ottiene solo a seguito di un intervento preciso e puntuale di standardizzazione di:
modalità di svolgimento dei processi oggetto di migrazione
gestione dei dati comuni, i cosiddetti master data
piattaforme software gestionali verso un unico Erp
piattaforme hardware
interfacce tra i diversi sistemi e delle connessioni tra i vari siti operativi.
   Come si può facilmente intuire, anche l’organizzazione della funzione IT deve cambiare il modo di operare. Da fornitore di tecnologia con uffici delocalizzati in ogni sito, deve evolvere verso una struttura con una forte presenza centrale e con figure professionali più orientate alla fornitura di servizi erogati attraverso Sla condivisi .
   Oltre a rispondere ad obiettivi di contenimento del Total Cost of Ownership e di erogazione di un livello di servizio il più possibile omogeneo, la centralizzazione dei servizi IT in un’unica unità organizzativa contribuisce ad aumentare il livello di efficacia nel presidio delle attività legate alla Governance, al Risk Management e alla Compliance.

* Fabrizio Alberton è Partner Reply Consulting

* Marcello Chierici è Manager Reply Consulting

Fabrizio Alberton e Marcello Chierici

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