Tra i progetti di maggiore impegno per un system integrator ci sono ancora oggi quelli che riguardano l’ERP, ossia le applicazioni sulle quali si appoggiano le componenti più critiche del business aziendale. È il caso dell’aggiornamento realizzato negli scorsi mesi da Qintesi, per conto di un gruppo assicurativo e che ha comportato sia la migrazione delle applicazioni SAP esistenti verso la piattaforma S/4 Hana sia il passaggio delle stesse dall’on premise al cloud Google.
“L’esigenza espressa dal CIO della società assicurativa nostra cliente era di poter sfruttare le prerogative di una Infrastructure as a Service (IaaS) per disporre di un’architettura elaborativa più flessibile e scalabile – spiega Antonio Donnaloia, executive di Qintesi coinvolto nelle fasi del progetto -. Serviva inoltre migliorare la velocità di alcuni processi chiave aziendali grazie alle capacità real time di S/4 Hana”.
Dall’esigenza al progetto
Con filiali in Italia e all’estero e circa 250 utenti SAP, il gruppo assicurativo aveva l’esigenza di ridurre i tempi di chiusura dei bilanci trimestrali (“in ottica fast closing”) e di accedere in tempo reale o quasi ai dati del data warehouse anche in mobilità – spiega Donnaloia -, cosa possibile solo con le applicazioni SAP di nuova generazione.
Dal lato IT, l’azienda voleva dotarsi di una infrastruttura più flessibile ed evoluta, “per superare i limiti del data center in outsourcing attualmente in uso – precisa Donnaloia -, non in grado di rispondere, prima di 2 o 3 mesi, alle maggiori esigenze di potenza o di supporto per nuovi progetti”.
La soluzione è stata quindi identificata nella migrazione della piattaforma SAP esistente (ECC EHP7) a S/4Hana e nell’impiego delle infrastrutture cloud della Google Platform, per garantire all’azienda le risorse flessibili e rapidamente disponibili delle quali aveva bisogno.
Le scelte chiave nella migrazione di un ambiente complesso
L’aggiornamento della piattaforma SAP doveva tener conto dei collegamenti esistenti con una decina di altre applicazioni esterne. Al di là di software proprietari, la società assicurativa impiegava software di mercato come Piteco (per la gestione della tesoreria), Sofia (per l’asset management) e Archibus (per le planimetrie catastali) integrato con il modulo SAP Real Estate.
“Una parte del nostro lavoro è consistita quindi nell’adeguamento tecnologico delle pipeline dati in modo che potessero continuare a funzionare anche sulla piattaforma S/4 Hana – spiega Donnaloia -. Questo ha richiesto verifiche di compatibilità sui sistemi collegati e, dovendo passare da servizi on premise a cloud, un riallineamento di servizi e interfacce”.
La migrazione del database verso S/4 Hana è stata realizzata “senza scosse” per i dati e gli sviluppi fatti nelle modalità standard. “Abbiamo adottato l’approccio One Step, gestendo la conversione a S/4HANA con un’unica fase progettuale – spiega Donnaloia – facendo contestualmente la migrazione del database e l’attivazione delle nuove funzionalità applicative introdotte embedded, quali Universal Journal, New asset accounting e Customer/Vendor Integration. In totale abbiamo trasferito circa 4 TB di dati per un totale di circa un miliardo e mezzo di record e convertito più di 135 mila tabelle”.
Sul fronte dei servizi infrastrutturali la scelta è caduta sulla Google Cloud Platform, con una soluzione di cloud privato, anche con l’ausilio di Huware, società partner di Qintesi. “La società assicurativa ha scelto una formula contrattuale triennale che ha reso disponibile spazio database per 1,2TB su macchine certificate da Google e SAP – precisa Donnaloia -. Con questa formula, il cliente ha potuto scegliere sia il sizing dei server da impiegare sia la loro collocazione fisica”. Per motivi di standard di sicurezza, i sistemi e dati sono stati collocati nei data center Google europei. Terminata la migrazione e il go live della nuova piattaforma, Qintesi ha preso in carico sia la gestione applicativa dell’ambiente SAP che quella sistemistica.
I tempi di realizzazione del progetto
Già partner per la gestione della piattaforma SAP preesistente, Qintesi ha iniziato la progettazione della migrazione a S/4 Hana nel giugno del 2018, concretizzandola nel marzo del successivo anno anche con la collaborazione del team IT interno della società assicurativa. “Al progetto hanno partecipato una decina di persone – spiega Donnaloia – nostri esperti e persone a rotazione dell’IT e delle line of business coinvolte.
Un aspetto importante del lavoro ha riguardato la pianificazione dei fermi macchina. “Per poter avere tempi certi di swich, abbiamo fatto dei dry-run, ossia simulazioni delle attività necessarie per andare in produzione – spiega Donnaloia -. Questo ci ha consentito di evitare i disservizi e, nel nostro caso, di limitare il fermo macchina del rilascio produttivo a poco più di un solo un “week end” (3 giorni).
Il nuovo sistema e la nuova infrastruttura SAP in cloud è andata live nel marzo 2019. “È stato un progetto molto impegnativo che in nove mesi ci ha portato a completare on time e on budget tutte le fasi della migrazione fino a go-live – ricorda Donnaloia -. Ci siamo occupati della formazione SAP dei dipendenti, degli user test, del supporto post-avvio. Non è stato comunque difficile per molte persone che già usavano SAP acquisire le competenze utili per usare le nuove funzionalità di S/4 Hana”.
I vantaggi ottenuti e le prospettive future
Il passaggio a S/4 Hana non solo ha portato a un miglioramento delle performance database a vantaggio degli utenti, ma ha anche consentito di ottimizzare lo storage dei dati, riducendo a un quarto (1TB dai 4 originari) le esigenze di spazio sui sistemi in cloud. L’utilizzo delle risorse in cloud Iaas consente oggi all’azienda assicurativa di poter avviare nuovi progetti e POC con estrema velocità e minori costi.
“Con S/4 Hana le prestazioni medie del sistema SAP sono migliorate in media del 70%, con punte del 90% – spiega Donnaloia -, Report che prima richiedevano diversi minuti sono oggi sono generati in pochi secondi”. Il successo ottenuto con la migrazione dell’ambiente gestionale della sede ha convinto la società assicuratrice a non sciogliere il team di lavoro e mutuare l’implementazione di S/4 Hana anche nella propria filiale spagnola che ancora non usava SAP. “Dal primo gennaio 2020 è andato in produzione S/4 Hana anche in questa country”, precisa Donnaloia.
Nella roadmap della società c’è, a breve termine, l’impegno nell’adozione delle compliance IFRS17 con il coinvolgimento sia di Qintesi sia di altri partner. Più a lungo termine, la società intende valutare più ad ampio raggio le potenzialità offerte d’impiego di Hana e del cloud google: “Il fatto di avere dati nel cloud è infatti abilitante per molte delle nuove applicazioni che si basano su big data e sull’AI”, precisa Donnaloia.
