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Vini d’annata e processi efficienti

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Vini d’annata e processi efficienti

02 Mag 2005

di Giampiero Carli Ballola

Attraverso una soluzione che integra la gestione di documenti e informazioni ai processi aziendali, l’antica casa vinicola Fontanafredda risolve problemi contingenti e, accelerando i processi interni e della supply chain, realizza un concreto guadagno di produttività

Società di produzione di vini e spumanti nata nel 1878 su un fondo originariamente appartenente nientemeno che al patrimonio privato di Vittorio Emanuele II, il “Padre della Patria”,  Fontanafredda (www.fontanafredda.it) è dal 1931 proprietà del Monte dei Paschi di Siena, che attualmente l’esercita attraverso la controllata MPS Tenimenti. Situata nel cuore delle Langhe, nell’omonima tenuta che si estende nel territorio dei comuni di Serralunga d’Alba, Barolo e Diano d’Alba, l’azienda è da sempre orientata alla produzione di vini di grande qualità, con una ventina d’etichette tra le quali primeggiano i rossi austeri e corposi, a partire ovviamente dal Barolo e dal Barbaresco. Con più di 100 ettari di terreni collinari coltivati a nebbiolo, barbera, dolcetto e moscato, e il contributo di centinaia di viticoltori della zona che da anni portano le loro uve a Fontanafredda, l’azienda ha una produzione annua di circa 2,5 milioni di bottiglie di vino e oltre 4 milioni di bottiglie di spumante. Con un centinaio di dipendenti fissi, oltre gli stagionali per la vendemmia, ed un fatturato annuo di oltre 30 milioni di euro, Fontanafredda è la maggiore realtà della zona e, nel suo settore, tra le maggiori del Piemonte.

Documenti, un problema critico
Il sistema informativo di Fontanafredda si basa su tre pacchetti applicativi. Il primo è un classico gestionale, in parte personalizzato dall’IT dell’azienda, che supporta dal punto di vista informativo la vera e propria conduzione aziendale: fatturazione in ciclo attivo e passivo, gestione clienti e fornitori, contabilità, paghe e stipendi e così via. Poi, come spiega Danilo Drocco, direttore tecnico della società: “Abbiamo sviluppato quello che chiamiamo il sistema gestionale ‘di cantina’, che ci consente cioè di svolgere tutte le operazioni legate alla produzione vitivinicola, e recentemente abbiamo acquistato un sistema per la tracciabilità esterna, essendo quella interna già prevista dal gestionale di cantina”. A queste soluzioni, che girano tutte su un sistema As/400 e sono state tra loro integrate in modo da condividere un’unica base dati ed evitare rischiose operazioni di duplicazioni e di trasferimento dati, si è infine aggiunto il nuovo sistema di gestione documentale, la cui implementazione sta risolvendo quello che per l’azienda era un serio problema. Infatti, in Fontanafredda, al bisogno di organizzare il flusso dei documenti interni, si aggiungono altre due esigenze peculiari, che aumentano il volume delle carte circolanti e ne rendono il controllo più critico ai fini del business.
In primo luogo, l’azienda aderisce al programma ‘Vision 2000’, evoluzione indirizzata a tutela del consumatore delle norme di certificazione della qualità Iso 9002, che prevede, tra le altre cose, un processo di scambio d’informazioni che si traduce in un flusso di documenti sia interno, tra le diverse funzioni aziendali interessate, sia esterno, tra l’azienda e i suoi clienti. In secondo luogo, essendo l’azienda proprietà del Monte dei Paschi di Siena, tutte quelle attività, anche operative, aventi effetti di carattere finanziario seguono una procedura di autorizzazioni che s’interfaccia, tramite la MPS Tenimenti, con la direzione della banca senese. Da qui un numero sempre crescente di documenti che viaggiano tra Fontanafredda e Siena e che vanno rigorosamente gestiti e controllati.

Come ricorda Drocco: “Questa necessità ci ha dato l’input per cercare un sistema per trasferire i documenti in modo più snello, più veloce e soprattutto più sicuro”. Data infatti la distanza e la mancanza di collegamenti diretti tra le due località, è chiaro che la movimentazione fisica delle carte comportava tempi che finivano per intralciare i processi aziendali. “Né l’uso della posta elettronica – osserva Drocco – poteva, da solo, risolvere il problema, essendo necessario avere una traccia documentata dell’iter delle firme e delle autorizzazioni”.
Dotarsi di un sistema di workflow e gestione documentale non rappresentava solo un mezzo per rispondere alle necessità indicate, ma anche e soprattutto un modo per mettere ordine nei processi interni dell’azienda, eliminare ritardi e intoppi nelle operazioni e, in ultima analisi, guadagnare produttività. “Questo progetto – dichiara Drocco – ci ha portato a riconsiderare non solo i processi della produzione, ma anche quelli della gestione dei clienti, dell’amministrazione e della contabilità. In una parola, tutta l’azienda è stata messa sotto esame per verificare i flussi delle operazioni. Un lavoro impegnativo, ma che ci sta dando molte soddisfazioni”.

Il progetto e i risultati
La soluzione prescelta da Fontanafredda, dopo la valutazione di una serie di prodotti di workflow e document management presenti sul mercato, è stata ArchFlow (www.archflow.it), una piattaforma di Document information management sviluppata dalla Able-Tech di Brescia e che dallo scorso autunno, a seguito di un accordo tecnologico e commerciale tra la stessa Able-Tech e la torinese Poker (www.poker.it), fa parte, con il nome Quasar-X ArchFlow, dell’offerta di quest’ultima società.Dal punto di vista strettamente tecnologico, l’implementazione di ArchFlow e la sua integrazione con i due pacchetti gestionali (d’amministrazione e di cantina) dai quali estrae buona parte dei documenti da gestire, non ha presentato particolari problemi. Si è solo reso necessario sostituire i vecchi terminali con Pc, dato che l’architettura del pacchetto prevede una notevole personalizzazione delle funzioni cui è abilitato il singolo utente. Sui costi, l’azienda non dà cifre, ma dichiara che la soluzione si è dimostrata “sicuramente conveniente, tanto da permetterci di restare, tutto compreso, largamente entro il budget assegnato”. Secondo Drocco, l’impegno maggiore, anche economico, che si è dovuto affrontare è stato il programma di formazione del personale, svolto in parallelo all’implementazione del software e che ha coinvolto quasi tutti gli impiegati.Le prime esperienze degli utenti hanno portato a rivedere e semplificare alcuni processi e a definire, con il rigore richiesto da una procedura automatizzata, i livelli di accesso e responsabilità. Si è trattato però di un lavoro più di ritocco che di revisione perché, come spiega Drocco: “Noi avevamo già procedure efficaci ed in buona parte codificate, per cui abbiamo portato sul supporto informatico quello che facevamo per i flussi cartacei”. Avviato nei primi mesi del 2004 e condotto dal Ced dell’azienda, il progetto ha affrontato subito la gestione dei messaggi e-mail e degli ordini, rese entrambi operative nel maggio dello stesso anno. Per i documenti che riguardano il controllo della qualità i tempi sono più lunghi, anche perché le nuove procedure di gestione elettronica, che sostituiscono quelle alla base delle certificazioni attuali, vanno a loro volta certificate. Oggi il Document information management di Fontanafredda sta fornendo ottimi risultati come strumento per accorciare il timing delle attività aziendali: “Il sistema – dice Drocco – obbliga a rispettare i tempi stabiliti. Se si è calcolato che il giro di un certo documento è di tre giorni, dopo tre giorni il giro è fatto. Il che prima non era dato”. Inoltre, liberati dalla gestione documentale, gli impiegati possono svolgere altri compiti e si sono potuti accorpare processi prima delegati a diverse persone e funzioni: “Ritoccando i processi in modo da dare a certe persone qualche informazione in più, si evitano passaggi di carte, accorciando ulteriormente il ciclo delle operazioni”. Notevoli anche le opportunità di ottimizzazione della supply chain, come si sta sperimentando con quei fornitori e operatori di logistica che sono stati connessi al flusso documentale gestito da ArchFlow. Insomma, senza tanto chiasso, l’antica Casa langarola sta facendo qualcosa che non sarà la Real time enterprise, ma secondo noi ci assomiglia.

Giampiero Carli Ballola
Giornalista

Giampiero Carli-Ballola, nato nel 1942 e giornalista specialista in tecnologia, collabora con ZeroUno dal 1988. Segue i processi di digitalizzazione del business con particolare attenzione ai data center e alle architetture infrastrutturali, alle applicazioni big data e analitiche, alle soluzioni per l’automazione delle industrie e ai sistemi di sicurezza.

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